淺談高校干部人事檔案管理與利用

【摘要】干部人事檔案的管理與利用存在著思想觀念滯后，管理不規范等問題。改進管理模式一是要更新工作理念，重視檔案工作；二是規范檔案管理，創新工作機制；三是挖掘檔案功能的發揮，提高檔案利用率。

【關鍵詞】干部人事檔案；管理；利用

【中圖分類號】C36 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672—5158（2012）08—0294-02

隨著高等教育事業的不斷發展，高校人事制度改革不斷深入，干部人事檔案管理工作成為學校管理工作中的重要組成部分之一。干部人事檔案是個人經歷和實踐的歷史記錄，是個人思想品德、政治信仰、業務能力、工作表現和成長過程的真實寫照。在選人用人、人才流動、職稱評聘、評選表彰、工資調整、參加各類保險等方面都起著依據作用。

一、當前高校干部人事檔案管理中存在的不足

1、思想觀念滯后，與現代社會發展的需求不相適應

干部人事檔案與每個人的工作、生活密切相關，但它不是時刻都在發揮作用。人們往往在用的時候想起了它，不用的時候就記不住它。在大家看來，干部人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，無非是管理一些資料，只要做到不丟失，不泄密，同時又能應付外調、查檔就可以了，從而使得干部人事檔案管理工作處于被動應付的局面。由于認識不到位，服務觀念不強，干部人事檔案管理工作發展緩慢，與新形勢下人事制度改革的要求不相適應。

2、在檔案管理硬件設施上投入不足

《干部檔案工作條例》第二十七條規定：要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜；庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備；庫房設施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫；做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。檔案室本來應是管理規范、環境良好的地方，然而在實際工作中，寧肯在其他工作中完善硬件設施，也不愿在檔案室添置新設備，導致大部分檔案室設備簡陋，管理不規范、不標準，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發生。

3、干部人事檔案管理的信息化程度不高。

在科學技術飛速發展的時代，計算機得到了普遍應用，在現代化辦公中起到了重要作用。然而體現在干部人事檔案管理上，我們就會發現有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在干部人事檔案管理中廣泛運用，由于學校對干部人事檔案信息化建設工作不夠重視，財力及人力投入不足等各方面問題，從而限制了干部人事檔案信息化發展的速度，使之與高等教育的現代化發展無法適應，使干部人事檔案在高校管理與改革中無法發揮其積極作用。4、檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后

在實際工作中，由于對檔案管理這項工作沒有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，而是采取人員兼職這種辦法來管理檔案，由于管檔人員其他工作繁忙，很少時間用來對檔案材料進行收集、整理、歸檔、裝訂等，這樣將嚴重影響了檔案管理水平。目前高校的干部人事檔案管理人員大多年齡偏大，很難適應新形勢下出現的新問題。在檔案管理工作中，習慣于老思路、老方法來完成工作程序，往往在調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式反復調用原件，這樣做的后果就會導致紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。

二、加強高校干部人事檔案管理的對策與建議

1、更新工作理念，重視檔案管理工作

雖然干部人事檔案管理工作是干部工作中的一項基礎性工作，要充分認識干部人事檔案的重要性，一是更新領導的工作理念，切實重視檔案管理工作。部分領導應從傳統的認識誤區中走出來，把干部人事檔案管理工作作為干部人事管理的基礎工作狠抓落實；二是完善干部人事檔案管理工作的責任與獎勵機制，對于工作出色的工作人員予以獎勵，而對于工作不力的人員予以相應的處罰，以此提高和增強檔案管理工作的積極性和責任心；三是加大檔案管理基礎工作力度，把干部人事檔案管理工作作為高校人事工作中的一個重要組成部分來進行建設。

2、加強干部人事檔案工作的基礎建設。

制度建設是做好工作的前提和保證，干部人事檔案工作頭緒眾多、瑣碎繁雜，如果沒有制度來約束，就會無章可循、無所適從。我們必須進一步完善干部檔案管理制度，在狠抓落實上下功夫。嚴格按照《干部檔案工作條例》第二十七條規定去做，不斷加大財力及人力投入，加強基礎設施建設，提供必要的物質基礎。進一步改善工作條件，添置必要的現代化技術設備，如計算機、溫濕度器等，建立實用性較強的計算機檔案管理系統，實現檔案管理的科學化和現代化。

3、提高干部人事檔案現代化管理

干部人事檔案信息化建設是新時期對高校干部人事檔案管理工作提出的新要求、新任務，要想真正做好干部人事檔案管理工作，就必須結合本校實際情況制定相應的工作流程，開發利用干部人事檔案信息管理系統，從而實現干部人事檔案管理工作的電子化、科學化。特別是干部人事檔案，其內容直接涉及個人的基本情況和隱私，所以更要強化信息管理制度，來保證干部人事檔案信息化建設的開展。

4、提高檔案管理水平，更新業務知識

新時期人事工作面臨許多新問題，同時也給干部人事檔案管理工作提出了更高的要求。把干部人事檔案管理好、利用好也是一項很重要的工作。檔案管理者不僅要具有豐富的檔案管理專業知識能力，還要具有創新意識、創新能力及熟練應用現代化管理設備的能力。同時更要具備不斷學習新知識、新技術、新理念的習慣和勁頭，以便能在工作崗位上規范、標準、高效、高質地工作，以適應新的服務需求。

三、挖掘干部人事檔案功能的發揮，提高利用率

1、完善檔案內容，提高利用價值

干部人事檔案的利用是所有干部人事檔案工作的目的，做好檔案材料的收集工作，是更加便于檔案的利用。隨著改革制度的不斷深化，需要歸檔的材料也不斷增多，如考察、考核、學歷、各種培訓、職務和職稱晉升等材料，這樣無形給檔案材料的收集工作提出了更高的要求。因此要及時收集能體現出近期經歷，包括年度考核、職稱評定，學歷、學位變更、干部任免等內容的材料，以準確、客觀地反映其綜合素質與現實表現，使檔案內容更進一步完善，提高檔案的利用價值。

2、利用干部人事檔案信息資源，為學校決策服務

我們保存檔案的根本目的在于利用。如今各高校都非常注重師資隊伍建設和人力資源的開發，干部人事檔案在選拔優秀人才中也將起著不可替代的作用。教師的思想品德和業務水平直接影響教學質量乃至人才培養的質量。干部人事檔案記載了每位教師的個人經歷、專業技術考核、進修培訓、科研成果等，這樣學校就可以有目的、有計劃的合理使用每一位優秀教學人員，促進學校教育教學的改革步伐。學校在人事分配制度改革中，也可以借鑒干部人事檔案信息，來分析和預測人才的儲備和需求狀況，從而有效、科學的制定人力資源計劃，為學校領導的決策提供可靠的依據。由此可見，做好干部人事檔案工作，對于人力資源需求預測起著關鍵性作用，并能為學校人力資源管理工作提供有效的服務。

四、結束語

加強干部人事檔案的管理是一項長期、復雜而重要的基礎性工作，我們要創新工作思路，不斷提高檔案管理工作質量。為轉變人們對干部人事檔不重視的觀念和思想，我們應該在體制、政策、制度改革的前提下，進一步完善干部人事檔案管理機制，讓干部人事檔案在學校各個工作環節中得到充分利用。

參考文獻

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