淺談機(jī)關(guān)文件與檔案一體化管理

【摘要】文件與檔案一體化管理理念在檔案管理工作中已經(jīng)逐漸被接受，但把它用于機(jī)關(guān)文件與檔案管理的實(shí)踐，卻是近些年的事。本文試圖從分析檔案管理實(shí)際出發(fā)，闡述實(shí)行文件現(xiàn)檔案一體化管理的重要性與可行性，以及實(shí)施文件與檔案一體化管理應(yīng)該注意的問題。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)；文件與檔案；一體化管理

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1672—5158（2012）08—0307-01

文件與檔案一體化管理，就是利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)形成一個(gè)有序的整體，從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化的目的。

一、當(dāng)前機(jī)關(guān)文件與檔案管理存在的問題

1、傳統(tǒng)的文件處理工作與檔案管理工作是分屬兩個(gè)職能部門，分別負(fù)責(zé)文件處理工作和檔案管理工作，兩者是以立卷歸檔為工作界線。文件歸檔前屬于文書部門管理，歸檔后屬于檔案部門管理。在這種體制下，文件在兩個(gè)相對封閉的系統(tǒng)中運(yùn)行，文書處理和檔案管理各自為政，致使文件信息資源不能充分發(fā)揮作用，容易出現(xiàn)收文不全，歸檔不全的現(xiàn)象，檔案質(zhì)量也得不到可靠的保證。文件與檔案分離既不利于文書部門信息服務(wù)功能的發(fā)揮，也不利于檔案部門作用的發(fā)揮。

2、由于機(jī)關(guān)各職能部門的職能不一樣，決定了各自形成的文件、檔案類別也不盡相同。在文件處理過程中，文件格式錯(cuò)亂，文件載體不耐久而造成文件的殘缺不全，字跡難以持久，制約了檔案業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的提高。缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、制度，使文件部門的成果不能被檔案部門直接采用，要重新編目、著錄、標(biāo)引等，重復(fù)勞動浪費(fèi)了人力和財(cái)力。由于文書與檔案部門職能分置，推行文書處理部門立卷制度舉步維艱，影響了檔案工作的規(guī)范化建設(shè)。

3、隨著社會信息化的到來，大量的電子文件產(chǎn)生于辦公自動化系統(tǒng)中，由此產(chǎn)生了大量的電子檔案，使得文件與檔案信息管理也快速向數(shù)字化方向發(fā)展。而目前機(jī)關(guān)文件與檔案管理部門使用的軟件不統(tǒng)一，造成信息不能相互對接和同享，嚴(yán)重阻礙了機(jī)關(guān)信息現(xiàn)代化建設(shè)步伐。

二、機(jī)關(guān)實(shí)施文檔一體化管理的必要性

文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。只有把文書工作與檔案工作兩者有效地結(jié)合起來，才能實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。文件與檔案是同一事物的兩個(gè)發(fā)展階段，它們有共同特征，一是信息上的連續(xù)性，二是公文上的相關(guān)性。無論是現(xiàn)行文件還是非現(xiàn)行文件，它們的內(nèi)部特征具有一致性，都可以用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。開展文件與檔案一體化管理，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理和提供利用形成一個(gè)有序的整體，為檔案工作與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)打下良好的基礎(chǔ)，避免了檔案部門今后重復(fù)進(jìn)行著錄，從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，檔案部門也就擺脫了繁瑣立卷任務(wù)。

目前，各級機(jī)關(guān)都在加強(qiáng)管理，提高工作效率，而文件與檔案在各項(xiàng)管理活動中起著傳達(dá)信息，決策參考的作用，是指揮控制、組織實(shí)施與管理的工具?，F(xiàn)在大多數(shù)機(jī)關(guān)都實(shí)現(xiàn)了辦公自動化，公文處理、檔案管理都使用計(jì)算機(jī)管理，但是，在職能分置的環(huán)境下，文書與檔案部門只能被動地提供和處理單一、零散、原始的信息。要想改變這一現(xiàn)狀，適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，使文件與檔案更好地發(fā)揮作用，就必須進(jìn)行文件與檔案一體化建設(shè)，讓文書處理的有關(guān)信息與檔案管理信息鏈接起來，建立相對集中、有序，必要的檢索、編目，形成文件檔案信息網(wǎng)絡(luò)“一條龍”的服務(wù)系統(tǒng)，才能提高機(jī)關(guān)管理工作的效率。

三、機(jī)關(guān)實(shí)施文檔一體化管理應(yīng)注意的問題

隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，辦公自動化的普及，文檔一體化管理不再只是一種管理思路，更多的是在實(shí)踐中實(shí)施的一種管理方式和管理手段。文件是檔案的基礎(chǔ)，文件處理工作的好壞直接影響到檔案的質(zhì)量，從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目、利用等環(huán)節(jié)來看，都有著實(shí)際的工作內(nèi)容。

1、轉(zhuǎn)變觀念，提高機(jī)關(guān)管理人員素質(zhì)。由于管理體制、思維模式上長期存在著文書工作、檔案工作分家的局面，目前機(jī)關(guān)公文處理和檔案管理仍按照傳統(tǒng)的管理模式，工作環(huán)境的嚴(yán)格分工和管理模式的嚴(yán)重滯后，使文件管理和檔案管理的軟件開發(fā)各自為政，或?qū)n案管理軟件進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)并接，并未真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代辦公環(huán)境下的文件與檔案一體化管理。因此，一方面，要求各級領(lǐng)導(dǎo)必須對文件與檔案一體化有著客觀、充分的認(rèn)識，才能打破狹隘的文件、檔案互不干涉、各自獨(dú)立發(fā)展的職業(yè)觀念，樹立宏觀與微觀、整體與局部相結(jié)合的一體化思想，從根本上改變文件管理和檔案管理相分離的局面。另一方面，文件與檔案一體化是一項(xiàng)兼文件與檔案學(xué)、管理學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)等多知識、多技術(shù)為一體的科學(xué)，傳統(tǒng)的檔案工作很難適應(yīng)。要開展多部門合作，通過多層次，多渠道地培訓(xùn)來提高文件、檔案工作人員的思想認(rèn)識和業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過崗位培使他們充分認(rèn)識文檔一體化的必要性，增強(qiáng)推行文檔一體化的自覺性，掌握文檔工作的基本知識和技能。

2、大力推進(jìn)機(jī)關(guān)辦公自動化建設(shè)。辦公自動化是文件與檔案一體化管理的基礎(chǔ)。辦公自動化的發(fā)展，導(dǎo)致電子檔案的產(chǎn)生，為紙質(zhì)檔案向電子檔案發(fā)展提供了技術(shù)支持。信息真實(shí)地記錄下來，把文件產(chǎn)生的整個(gè)過程分類整理，并準(zhǔn)確地將要?dú)w檔的公文、合同、協(xié)議、文件、指示、資料一等，歸入相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)了信息的在線查詢、借閱。而這些電子文件，經(jīng)過檔案專業(yè)人員整理核對后形成最終的電子檔案。由此可見，辦公自動化應(yīng)用于機(jī)關(guān)檔案管理中，真正實(shí)現(xiàn)了電子文件從形成、傳遞、查閱到存檔的—體化管理。檔案部門可以配合信息管理部門，建立和完善檔案信息管理平臺，做好辦公自動化系統(tǒng)的推廣應(yīng)用和數(shù)據(jù)遷移工作，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上無紙化力公與檔案管理的無縫鏈接。

3、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)施文檔一體化的前提和關(guān)鍵。實(shí)現(xiàn)文件與檔案一體化管理的前提就是要制訂文件、檔案的有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。只有文件管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，檔案管理現(xiàn)代化才能順利開展。首先要把好文件形成關(guān)，文件標(biāo)題、編號、主題詞等特征要標(biāo)識規(guī)范；其次是要制訂機(jī)關(guān)檔案管理分類、著錄、標(biāo)引工作規(guī)范。在文件形成與處理時(shí)，把檔案分類、編號等原則運(yùn)用其中，使每一個(gè)單位的文件、檔案類目劃分和設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，形成一個(gè)有機(jī)的整體，使各類文件管理系統(tǒng)都能和檔案管理系統(tǒng)緊密銜接起來，就能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，保證文件檔案的質(zhì)量，為社會提供可靠的檔案信息。

4、打造文件與檔案運(yùn)作的“平臺”。目前一般的機(jī)關(guān)文書管理和檔案管理還是各自獨(dú)立管理軟件，文書處理使用OA辦公自動化系統(tǒng)，檔案管理使用單機(jī)板管理軟件。要實(shí)現(xiàn)文件與檔案的一體化管理，關(guān)鍵是要強(qiáng)大功能的軟件作支撐。如有一套完整的功能強(qiáng)大的軟件，從文書處理過程就直接按照檔案分類表進(jìn)行分類、歸位，次年初紙制文件和電子文件按檔案保管期限稍加整理，即可形成檔案，能真正達(dá)到“文檔一體化”管理。

結(jié)束語

文件與檔案一體化管理，將檔案工作滲透到文件的形成階段和文件的使用階段之中，形成一個(gè)不可分割的整體，實(shí)現(xiàn)從文件到檔案的有效轉(zhuǎn)換，保證了文件信息的不會被遺失或損耗，減少了重復(fù)勞動，簡化了工作程序，實(shí)現(xiàn)了對文件處理的超前控制，提高了機(jī)關(guān)管理效率；文件與檔案一體化管理通過先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對文件進(jìn)行篩選、立卷、整理、編目、檢索，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，廣泛采用有關(guān)站點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息，使文檔實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳遞，異地查詢和處理，節(jié)約了存儲空間和場地，有利于檔案信息資源的開發(fā)利用，發(fā)揮信息資源的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。