淺談電力建設(shè)工程檔案的過(guò)程管理

摘 要:從電力工程檔案工作的實(shí)際出發(fā)，系統(tǒng)分析矛盾所在，談一些措施辦法應(yīng)用于工程建設(shè)中，為電力工程發(fā)展做點(diǎn)事情。

關(guān)鍵詞：電力工程檔案；措施；管理

中圖分類(lèi)號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2012）24-0220-02

在國(guó)家“西部大開(kāi)發(fā)”的優(yōu)勢(shì)環(huán)境下，地區(qū)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展電網(wǎng)建設(shè)突飛猛進(jìn)，電網(wǎng)架結(jié)構(gòu)日趨堅(jiān)強(qiáng)，在電網(wǎng)飛速發(fā)展的同時(shí)，需要其他基礎(chǔ)的工作與時(shí)俱進(jìn)。但電力檔案默默無(wú)聞的弊端不斷顯現(xiàn)，與檔案管理的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性要求相矛盾。

一、現(xiàn)象

1.工程檔案歸檔方面。檔案管理人員需從工程計(jì)劃、立項(xiàng)、合同的簽訂、可行性研究、選址、地質(zhì)勘察、環(huán)境評(píng)估、開(kāi)工、施工等方面的全面參與，才能收集到齊全資料及時(shí)歸檔，但往往在此項(xiàng)工作上存在缺陷。

2.檔案資料完整方面。工程檔案涉及面廣、數(shù)量巨大，環(huán)環(huán)相扣，任何一個(gè)環(huán)節(jié)疏忽都有可能造成資料丟失，且經(jīng)過(guò)多層環(huán)節(jié)傳遞、移交，最終到達(dá)檔案人員手上就已缺乏，造成資料齊全完整方面的缺陷。

3.對(duì)工程檔案重要性方面。項(xiàng)目建設(shè)中存在 “重工程建設(shè)、輕檔案管理”的現(xiàn)象，尤其是工程檔案資料的收集、報(bào)送、利用的意識(shí)比較淡薄。認(rèn)為工程檔案是單位檔案主管部門(mén)的事，與己無(wú)關(guān)；有的認(rèn)為建設(shè)工程“合同、圖紙”足以說(shuō)明問(wèn)題，沒(méi)有必要搞得太復(fù)雜； 甚至把檔案作為“私人財(cái)產(chǎn)”，不愿移交歸檔。導(dǎo)致思想上的缺陷

4.工程檔案管理責(zé)任制落實(shí)方面。雖然電力建設(shè)制度目前不斷健全完善，有制度可查，但電力工程檔案缺乏有效的管理制度的落實(shí)，“推諉扯皮”的現(xiàn)象存在。檔案網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有延伸到各個(gè)具體工程，未能形成一個(gè)覆蓋設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各個(gè)方面的立體化的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。檔案主管部門(mén)下現(xiàn)場(chǎng)少，對(duì)下監(jiān)督指導(dǎo)不夠。制度缺少、管理失職，是造成工程檔案不到位的原因之一。

5.工作量與工作人員匱乏的矛盾方面。隨著用電負(fù)荷不斷整張，每年都有大量的工程新建、改造、擴(kuò)建項(xiàng)目，而企業(yè)定編、定員工作的推進(jìn)，各環(huán)節(jié)的人力資源都在優(yōu)化減少。設(shè)計(jì)人員不足影響設(shè)計(jì)質(zhì)量，極易造成準(zhǔn)確性偏差； 施工人員不足直接影響了檔案收集中的完整性要求； 建設(shè)單位檔案專(zhuān)業(yè)人員不足致使大量完工檔案遲遲不能整理歸檔。

二、措施

1.提高對(duì)工程檔案重要性認(rèn)識(shí)。電力工程檔案是電力系統(tǒng)檔案管理的重要組成部分，是電力建設(shè)與改造活動(dòng)中形成的。它既是電力工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是整個(gè)電力檔案的重要組成部分，既為電力的建設(shè)、維修、治理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為電力的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和電力事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。因此，完整、準(zhǔn)確、及時(shí)的電力工程檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源。所有涉及工程管理過(guò)程的人員都應(yīng)給予充分認(rèn)識(shí)和高度重視，并從以下三個(gè)方面提高。提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)。無(wú)論是規(guī)劃、設(shè)計(jì)還是施工、建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，都應(yīng)從推動(dòng)電力經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的高度對(duì)待電力工程檔案管理工作。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要在布置工程任務(wù)的同時(shí)布置工程檔案管理工作。提高工程全過(guò)程參與人員的認(rèn)識(shí)。電力工程檔案涉及規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)等多個(gè)單位多個(gè)環(huán)節(jié)，工程項(xiàng)目管理過(guò)程形成不同的過(guò)程管理檔案資料，這要靠工程參與者精心收集與整理，否則極易發(fā)生檔案資料流失。提高檔案管理人員的認(rèn)識(shí)。電力工程檔案能否長(zhǎng)久保存，能否真正為電力企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供服務(wù)，很大程度上取決于檔案管理人員的工作態(tài)度和管理效果。做好工程檔案管理是檔案管理人員義不容辭的責(zé)任。

2.建立健全工程檔案收集工作制度。將歸檔制度的有關(guān)規(guī)定細(xì)化到每項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)程序中去，每項(xiàng)工作結(jié)束前都有一個(gè)收集整理和移交相關(guān)材料的程序，并將其列入工作質(zhì)量的考核，使工程檔案收集真正成為一項(xiàng)日常性工作，保證工程檔案工作有章可循，有法可依，達(dá)到規(guī)范化管理的目標(biāo)要求。同時(shí)，積極采取多項(xiàng)控制措施和手段，嚴(yán)格手續(xù)，做到接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，保證檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)；建立檔案目標(biāo)管理考核機(jī)制，把檔案工作納入綜合考核的范疇。結(jié)合勞動(dòng)競(jìng)賽、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)、評(píng)先創(chuàng)優(yōu)等活動(dòng)，強(qiáng)化考核激勵(lì)，著重在領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)、人員素質(zhì)、資金落實(shí)、完善制度、收集齊全、整理質(zhì)量等環(huán)節(jié)上加大考核力度，不斷增強(qiáng)參建人員的檔案責(zé)任意識(shí)。推行檔案工作責(zé)任制管理，對(duì)不按規(guī)定執(zhí)行的基建單位，在工程竣工驗(yàn)收備案后逾期不交檔案的，及時(shí)提出口頭或書(shū)面整改意見(jiàn)，仍不按時(shí)移交的，依照規(guī)定給予經(jīng)濟(jì)和政治上的處罰，嚴(yán)重的實(shí)行責(zé)任追究； 實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，即要求檔案管理的收集、整理、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行，做到檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理。

3.加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)道德教育。檔案管理人員是企業(yè)的一員，企業(yè)興衰與成敗涉及每個(gè)成員的根本利益。要教育檔案人員只有愛(ài)崗敬業(yè)、默默奉獻(xiàn)，才能做好檔案管理工作，才能讓檔案真正為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。要培養(yǎng)檔案人員吃苦耐勞、樂(lè)于為基層服務(wù)的精神，增強(qiáng)其工作責(zé)任感和使命感，讓他們從思想認(rèn)識(shí)上真正熱愛(ài)檔案工作。

4.加強(qiáng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。隨著檔案工作涉及的面越來(lái)越廣，社會(huì)關(guān)注程度越來(lái)越高，工作的要求也越來(lái)越嚴(yán)，難度越來(lái)越大，對(duì)檔案員素質(zhì)要求也越來(lái)越高。通過(guò)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷提高其解決實(shí)際問(wèn)題的能力。總之，面對(duì)目前檔案部門(mén)知識(shí)老化、新技術(shù)知識(shí)貧乏的狀況，加強(qiáng)現(xiàn)有檔案員隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)和造就一支具有廣博知識(shí)、精通業(yè)務(wù)和恪守職業(yè)道德的人才隊(duì)伍，是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)，也是提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)跨越發(fā)展的關(guān)鍵。

三、實(shí)施過(guò)程二交底、三控制

工程項(xiàng)目立項(xiàng)后，建設(shè)單位檔案管理部門(mén)對(duì)項(xiàng)目管理部門(mén)進(jìn)行檔案交底，交底內(nèi)容為項(xiàng)目前期和竣工驗(yàn)收文件材料的收集、整理、歸檔的范圍及要求。做到前端控制。

工程項(xiàng)目開(kāi)工前，建單位項(xiàng)目管理和檔案管理部門(mén)對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行檔案交底，檔案交底的內(nèi)容主要是建設(shè)過(guò)程中文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求。各參建單位要以“建一流工程、創(chuàng)一流檔案”為目標(biāo)，認(rèn)真分解檔案工作目標(biāo)任務(wù)。要根據(jù)規(guī)程規(guī)范要求，做好技術(shù)文件材料的形成、積累，并注重形成質(zhì)量，技術(shù)文件材料的形成與工程建設(shè)同時(shí)計(jì)劃、同時(shí)布置、同時(shí)檢查、同時(shí)考核，保證其真實(shí)可靠。認(rèn)真做好工程中期控制。

檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)的檢查和指導(dǎo)力度，全程參與，確保工程檔案各個(gè)管理環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)終端控制。

總之，檔案管理部門(mén)深入?yún)⒔▎挝唬瑢?duì)不符合歸檔要求的文件提出意見(jiàn)，督促整改完成，形成閉環(huán)。在業(yè)務(wù)指導(dǎo)上，檔案專(zhuān)職人員跟蹤了解項(xiàng)目信息，隨時(shí)檢查指導(dǎo)。在具體工作中，要主動(dòng)參與各項(xiàng)重要建設(shè)活動(dòng)和工程的竣工驗(yàn)收，把工作做到現(xiàn)場(chǎng)，超前控制，把問(wèn)題解決在過(guò)程中。即，檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期性與復(fù)雜性共存的工作，需要各部門(mén)、不同專(zhuān)業(yè)通力配合才能達(dá)到滿(mǎn)意效果。通過(guò)提高素質(zhì)、強(qiáng)化意識(shí)，相信在今后不斷實(shí)踐的基礎(chǔ)上，針對(duì)電力工程檔案管理中不斷出現(xiàn)的新問(wèn)題，不斷改進(jìn)管理的方式方法后一定會(huì)出現(xiàn)輝煌。檔案的信息價(jià)值作用得到充分發(fā)揮后經(jīng)濟(jì)效益更輝煌。

參考文獻(xiàn)：

[1] 楊建英.加強(qiáng)電力工程檔案管理[J].華北電業(yè)，2006，(4).

[責(zé)任編輯 吳 迪]