基于網絡技術的高校檔案信息資源的開發和利用研究

摘要：隨著網絡技術的快速發展，已經影響了人們工作的各個領域。信息化的發展對高校檔案管理工作提出了新的要求，基于網絡技術的檔案管理已經普遍被人們采用，因此，重視高校檔案信息資源的開發，改變傳統的管理理念，加強高校檔案管理網絡的軟硬件資源的建設和維護，已經成為高校檔案信息資源改革和發展的目標。

關鍵詞：網絡技術，高校檔案，信息資源

1改變高校檔案信息管理的傳統觀念

隨著我國網絡技術的高速發展，信息化應用進程逐漸加快，以網絡為基礎的分布式信息管理系統正在形成。為了適應這種新型的信息環境，高校檔案的管理方式、服務形式和內容，服務對象都在逐漸的變革。因此，如何在新形勢下為用戶提供更加快捷方便的優質服務，已經成為檔案管理工作人員和學者研究的重要問題。由于我國的歷史和經濟原因，長久以來，我國高校檔案信息資源管理的思想觀念守舊，比如檔案信息管理重藏輕用，而且存放整理方式傳統單一，長期使用手工操作方式，并沒有意識到檔案信息資源是一種非常重要的戰略資源，如果能夠更好地開發和利用，會給社會帶來巨大的效益。在實現檔案館的信息化進程中，檔案資源的載體、獲取方式發生了重大的變化，也對檔案管理人員的素質提出了高的要求，客觀上要求檔案工作人員不斷的進行創新思想，提出各種新問題的解決方法，樹立高校檔案信息資源管理工作是建設和諧校園的一個重要組成部分。因此，在當前新形勢下，高校檔案管理應該確立科學的發展思路，轉變傳統的管理理念，基于網絡技術為檔案信息資源開發新的可利用的分布式系統。

基于網絡技術的高校檔案信息資源系統建設，可以采用以下思路：首先根據當前檔案館的基礎實施，檔案館藏資源的數量，檔案館的服務項目等統籌兼顧，詳細分析，導出一個科學的、系統的邏輯業務功能，為檔案管理工作提出便利措施；其次，在高校檔案信息資源建設過程中，精細化加工工作，將提供檔案館藏資料原件的方式的服務轉移到提供索引目錄的摘要化服務方式上，從單純的館藏資源信息服務轉移到檔案館信息產品開發上來，從未研究歷史服務轉移到為教學可以服務上來，從提供原始信息服務轉到提供經驗成果上來。

2開發利用高校檔案信息資源

當前計算機技術、網絡技術等信息化技術高速發展的形式之下，為高校檔案信息資源管理提出了新的問題和挑戰，同時也提供了新的機遇。21世紀初葉，國家教育部審時度勢，已經在各個高校大力推行政務信息化建設，尤其是高校檔案信息資源的管理，更是首當其沖，率先提上日程?；诰W絡技術開發利用高校檔案信息資源，以便發揮這些資源在教育改革、教學科研中的重要作用，是目前我國高校檔案工作的中心任務和主要目的，為了更好地為高等院校提供優質的資源服務，高校檔案信息資源科學化、規范化和系統化的開發利用是非常關鍵的，這些目標也是未來時間內高校檔案管理工作的發展趨勢和現實需求。但是在建設給予網絡的高校檔案信息資源管理系統時，也需要認真的進行調研分析，必須進行需求分析和可行性分析，建設開發過程中遵循信息管理科學的客觀規律，給予各個高校的實際情況，具體問題具體分析，制定切實可行的方案，以便更好地高效的完成任務。目前，對于各個高校來講，由于很多學校都受教育經費的影響和限制，高校檔案館工作雖然配置了計算機等設備，但是開發檔案管理資源軟件是一件需要很大投入的軟件，只能實現單機版的操作，因此，聯網版的檔案資源管理軟件亟需上馬。

除此之外，館藏檔案館信息資源的數字化建設也是檔案館信息化的一個重要組成部分，其有助于長期的保存館藏紙質檔案，具有非常重要的意義。館藏紙質檔案資料的數字化程度，對于檔案信息資源的共享性、分布式利用性是非常重要的關鍵環節。目前，很多高校的檔案館數字化工作還處于初級階段，未來的任務是非常艱巨的，其工作量非常大，對于數字化技術的要求也非常高，因此，為了做好這項工作，檔案館必須做好規劃，搞好檔案館藏資源的信息清查，構建大型的數據庫平臺，基于網絡技術建設分布式管理系統，實現檔案館藏資源的信息共享。

在開發利用高校檔案信息資源過程中，應該創新高校檔案館信息服務機制。對于傳統檔案館來講，高校檔案館的信息化建設促使其快速轉變，目前很多檔案館已經由保管型模式向服務型模式完成轉變，因此，只有不斷的創新檔案館創新工作的相關機制，才能及時的將數字檔案館的建設效益發揮出來，大幅度的調高檔案館信息服務水平和質量。隨著計算機技術和網絡技術的快速發展，建立完善的檔案館創新計劃，可以采取以下三個方面的措施：一是建立以分布式網絡信息技術為主要服務模式的應用平臺，將館藏資源的實物檔案和虛擬檔案相互結合，促進檔案館信息化進程快速發展，普及檔案信息服務的利用率；二是要建立完善的網絡管理隊伍，能夠對檔案館數字化應用過程中進行功能開發、運行和維護的職責，以便有效的提高高校檔案館信息化服務質量，保障信息化建設穩定的先前發展。

3加強網絡硬件的建設和維護

在基于網絡技術的高校檔案信息資源建設進程中，將館藏的文書檔案、磁帶檔案和圖片檔案等實物進行數字化，可以實現檔案實體資源和信息資源的分離，也是檔案管理工作的信息化建設和發展起來關鍵步驟，因此，檔案管理需要大量的基礎硬件資源，這些硬件建設是開發利用檔案館信息資源的必備基礎條件。

目前，隨著高校檔案館信息資源的數字化改造逐漸邁進，很多高校都在加強檔案管理資源的無紙化建設，電子設備的保存環境建設和維護標準也逐漸得到加強。比如，新建檔案館數字大樓時，對于庫房環境常年溫度、濕度和防塵防電磁等按照國家頒布的政策法規，制定了相關硬性指標，對于擁有網絡核心機房交換設備的應具有防靜電設施。對于建設完成的檔案館藏庫房來講，應按照館藏資源的功能結構將庫房劃分為紙質檔案和電子檔案兩個區域，這樣就可以逐漸的增加相關設施，以便滿足高校檔案資源的保存和信息化建設的需求，同時，根據高校檔案館藏資源的房間辦公布局和任務分工的不同，集中安置相關數字化加工設備，比如掃描儀、復印機、打印機和刻錄機，以便加速高校檔案資源無紙化進程，實現資源共享。另外，為了確保數字化檔案資源的安全，在存儲過程中，還要加強網絡服務器的安全性，比如終端設備安裝殺毒防毒軟件，并且實時更新，接入檔案館的校園網也要安裝防火墻，館藏資源的存取也要進行身份驗證，保證信息存儲安全。

4 結束語

隨著我國計算機技術和網絡技術的迅猛發展，傳統的高校檔案資源和管理工作已經邁入了網絡化、數字化和虛擬化的發展階段。因此，傳統的衡量檔案館的作用和地位已經不能以檔案館的館藏資源數量和大小為標準，其衡量標準已經轉變為館藏資源的信息化形式是否多樣化，信息化服務質量是否高效化，信息服務資源是否網絡化和虛擬化，信息資源的服務手段是否自動化，信息資源服務人員素質是否高等指標上來。網絡技術為高校檔案管理工作帶來極大便利的同時，也為高校檔案管理工作提出了更高的標準，同時也為檔案管理事業的的高速發展帶來了新的挑戰和發展機遇，面對新的工作要求和局面，高校檔案管理工作應該根據新的發展形勢，采取一系列的變革措施，無論是在技術層次，還是在管理層次，都要重視高校檔案信息資源的開發和利用。

參考文獻

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作者簡介：

陸靜一（1977-），女，漢族，江蘇蘇州人，江蘇理工學院（原江蘇技術師范學院）檔案館館員，主要從事全校綜合檔案管理。