機關檔案管理依法治檔之我見

摘要：機關檔案室是一個部門發展的真實記錄。檔案工作是搞好機關部門的重要基礎工作，也是衡量機關部門管理工作水平高低的標志。隨著檔案事業的不斷發展，貫徹落實《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》與《廣東省檔案管理辦法》，建立和管理好機關檔案，并促使機關檔案工作納入規范化、制度化、科學化管理軌道，不斷提高檔案管理的整體水平，有著重要的意義和作用。當前，機關檔案工作存在依法治檔意識不強、檔案管理制度不完善等問題。要推進依法治檔，機關部門必須加大依法治檔力度、加強隊伍建設及明確檔案管理的根本目的在于利用等工作，檔案管理才能真正做到有法可依、有法必依、執法必嚴。

關鍵詞：機關部門；檔案管理；依法治檔

一、機關檔案工作存在的主要問題

（一）依法治檔意識不強

依法治檔是檔案管理和發展的必由之路。機關人員對檔案法律、法規的認知度很小，不少人還不知道有《中華人民共和國檔案法》，不清楚檔案法明確規定的檔案部門的職責、任務。不懂得檔案管理利用的重要性，不知道檔案對社會、政治、經濟的重要作用，更不知道違反檔案法規所要承擔的責任，因此導致在實際工作中違犯檔案法的情況嚴重存在，如，不按規定歸檔，不按期移交檔案，導致檔案丟失、被盜、損壞的情況時有發生，影響了機關檔案的完整與安全，嚴重的會對機關各項事業造成不可彌補的損失。

（二）檔案管理制度不完善

檔案約束機制不健全，部分機關部門沒有把檔案業績列入崗位目標責任制考核管理，監督管理沒有力度。部分檔案法規、規章及規范性文件存在“老化”情況，已不適應檔案事業發展需要，亟需修改完善。隨著改革開放和市場經濟的深入發展，檔案工作“產業化”，檔案中介服務機構走進機關部門中，一些工作亟需的檔案法規、規章及規范性文件還沒有制定出來。

（三）檔案隊伍不穩定

在不少機關部門，檔案工作缺少獎懲激勵機制，所以頻繁調整的現象較為普通，此外，檔案管理員掌握的專業知識較少，檔案人員身兼數職。

二、機關推進依法治檔的對策和措施

檔案工作中存在的這些問題應以重視、排除和解決。所以，在檔案管理工作中，如何確實做到依法治檔，我認為應從以下幾方面考慮。

（一）加大依法治檔力度

由于檔案工作包括在各項工作之中，檔案的作用容易被忽略。隨著經濟社會的發展，檔案作為一種管理手段，一種信息資源，在經濟社會發展中越來越重要，社會需求將越來越大，檔案工作的作用越來越明顯。任何一項工作都離不開檔案，而且它具有不可替代的作用。作為領導來講，確實應該抓大事、抓重點工作，但這些工作都離不開檔案，檔案工作是基礎工作，是機關部門工作的重要組成部分，不應被忽視。要真正解決檔案工作出現的種種問題。領導對檔案工作是否有較高的認識，是否具有較強的的檔案意識決定著檔案工作的地位。

東莞市城市綜合管理局領導高度重視檔案工作，把檔案管理作為提高工作效率和工作質量的一項重要內容來抓。2011年，東莞市城市綜合管理局根據國家《檔案法》和《廣東省檔案條例》，補充完善了東莞市城市綜合管理局《檔案工作管理規定》、《檔案員崗位責任制》、《檔案借閱利用制度》、《檔案庫房管理制度》等規章制度，并將制度的落實情況納入檔案管理人員崗位責任考核范疇，對各鎮（街）公用事業服務中心也增加了“檔案管理”的考評內容，與其它業務工作一起部署、一起檢查、一起考核，進一步規范了檔案工作行為，使依法治檔工作納入了法制化的管理軌道。

（二）進一步健全完善檔案工作制度

法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，決定了檔案管理方法要不斷改革。只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。檔案事業的發展，必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，《中華人民共和國檔案法》應運而生，經過25年的發展，為我國檔案管理工作的發展打下堅實的基礎。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地要充分利用地方的立法權限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規，各機關部門要進一步完善規范的檔案法規體系。

東莞市城市綜合管理局建立健全檔案管理的各項規章制度，建設一支有分管領導、專職檔案員組成的檔案管理隊伍，切實做到責任到位，制度落實，確保本機關檔案管理工作正常開展。進一步加強對檔案法律法規和檔案知識的宣傳，提高檔案管理的法律意識，進而加快依法治檔步伐。根據《關于印發東莞市城市綜合管理局主要職責內設機構和人員編制規定的通知》（東機編〔2010〕33號）精神，東莞市城市綜合管理局調整了《檔案分類編號方案》和《文件材料歸檔范圍及文書檔案保管期限表》，并及時報送東莞市檔案局審查備案，進一步完善了檔案管理制度。

（三）加強隊伍建設，提高管理人員素質

檔案管理工作水平的高低，人是決定因素。擔任專（兼） 職檔案管理員應具有高度政治責任感、堅定的服務思想和良好的服務態度、熱愛檔案事業、甘于奉獻。未設專職檔案員的應適當減少兼職檔案員的其他工作，使其能抽出更多精力鉆研、從事檔案工作。

東莞市城市綜合管理局通過多種渠道有目的地對檔案人員進行檔案業務知識培訓，加強檔案管理基礎教育，拓寬檔案管理人員的知識領域，提高工作技能。通過嚴格的培訓，使檔案人員的業務行為規范化，并能不斷適應本職及未來發展的崗位技能需要。領導的關心和支持，為東莞市城市綜合管理局檔案管理事業的發展創造了良好的條件，使檔案工作者倍受鼓舞，保證檔案事業的持續發展。

（四）進一步明確檔案管理的根本目的在于檔案利用

要牢牢樹立服務意識，把檔案工作的重點從以安全保管為主轉移到保管與利用并重上來。檔案運用的合理有效，是經濟社會快速發展的一項基礎性工作。要加強檔案的開發利用，實現信息資源的共享，就必須加強檔案基礎管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面做好外，還應著重做好檔案的編目，檢索，編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時提供和滿足檔案利用工作的需要。

東莞市城市綜合管理局堅持為本局系統和相關行業提供優質查閱服務的宗旨，在管理好檔案的基礎上，檔案管理工作與時俱進，適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發揮檔案的作用，在創造社會效益的同時，促進檔案事業的發展。

三、結束語

科學規范的檔案管理，可以不斷地提升一個機關部門的整體管理水平。解決機關檔案工作存在的主要問題，進一步實現檔案管理工作的規范化、制度化和法制化，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為加快轉型升級、建設幸福廣東、實現高水平崛起作出新貢獻。

作者簡介：陳小婷（1985-），女，廣東省東莞市人，職稱：無，學歷：本科，主要研究方向：檔案整理和管理。