淺議施工企業(yè)合同管理

呂麗麗

摘要：本文分析了施工企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀及其主要原因，提出了相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：施工企業(yè)合同管理對(duì)策

在企業(yè)和項(xiàng)目經(jīng)營管理管理活動(dòng)中，合同管理是一項(xiàng)十分重要的工作。每一個(gè)項(xiàng)目的承接，都要經(jīng)過合同談判和合同簽訂，在履行過程中要進(jìn)行合同管理，在項(xiàng)目完成后還要進(jìn)行項(xiàng)目后評(píng)價(jià)。合同管理貫穿于項(xiàng)目實(shí)施的全過程，它同時(shí)也是企業(yè)管理的重要組成部分。合同管理的好壞直接關(guān)系到一個(gè)項(xiàng)目的成敗，也直接關(guān)系到一個(gè)企業(yè)的未來。

1 施工企業(yè)合同管理現(xiàn)狀

1.1 投標(biāo)人員片面追求承攬項(xiàng)目數(shù)量及項(xiàng)目大小

對(duì)投標(biāo)人員現(xiàn)行的業(yè)績考核制度中，單純追求承攬項(xiàng)目數(shù)量及項(xiàng)目大小，沒有考核承攬項(xiàng)目效益指標(biāo)。 “挖到籃子里就是菜”，致使投標(biāo)人員因利益驅(qū)動(dòng)，只要能中標(biāo)就行。而對(duì)預(yù)付款的撥付條件，是否需要墊資，現(xiàn)場對(duì)施工的影響，變更及索賠要件，工期松緊，竣工結(jié)算的時(shí)間等合同風(fēng)險(xiǎn)未能進(jìn)行合理評(píng)估，造成虧損項(xiàng)目增多，使許多施工企業(yè)步入了經(jīng)營承攬及完成產(chǎn)值不斷攀升，但企業(yè)利潤卻沒有同步增長的怪圈。

1.2 項(xiàng)目職能部門解讀施工合同不透，變更信息溝通不暢

在施工合同履行過程中，通常施工項(xiàng)目上由工程技術(shù)部門提供已完成工程量數(shù)據(jù)清單，再由計(jì)量部門套上單價(jià)對(duì)業(yè)主進(jìn)行計(jì)量。而對(duì)合同中是否存在數(shù)量、工期、設(shè)計(jì)等方面的變更情況、合同條款中有無潛力或是有多少潛力可挖、如有變更是否已經(jīng)完善變更手續(xù)等方面，項(xiàng)目部部門之間做得還非常欠缺，許多信息未能及時(shí)溝通反饋。形成了工地上已經(jīng)按照變更數(shù)據(jù)完成工程量，計(jì)量部門還不知情，事后再進(jìn)行補(bǔ)簽資料的“兩層皮”狀況，使成本增加，索賠難度加大。

1.3 簽訂合同條款不嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)合同雙方?jīng)]有形成有效約束

在合同簽約過程中，許多企業(yè)沒有能對(duì)合同簽約單位的資質(zhì)進(jìn)行認(rèn)真地審查，如簽約資格、履行能力、履約信譽(yù)等，在合同條款中對(duì)合同履約及違約條款表述的過于粗略簡單，不夠具體充分，為合同的執(zhí)行帶來隱患。目前，施工合同在合同簽訂與管理中狀況較好，物資采購與勞務(wù)合同沒有嚴(yán)格進(jìn)行招投標(biāo)，有的沒有按照招投標(biāo)文件進(jìn)行簽訂，合同履約程度較低。違約現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，有的竟出現(xiàn)材料供應(yīng)商和勞務(wù)承包團(tuán)隊(duì)在履約中多次要求提價(jià)的狀況，嚴(yán)重影響施工進(jìn)度和施工現(xiàn)場的管理秩序。

2 產(chǎn)生問題的主要原因

施工企業(yè)合同管理中產(chǎn)生上述問題的主要原因，除一定的歷史根源外，也有管理人員的思想方法、管理方式及管理制度方面的問題。

2.1合同管理人員對(duì)合同缺乏足夠的認(rèn)識(shí)是合同管理中出現(xiàn)問題的主要原因之一。反映在對(duì)市場與合同的關(guān)系缺乏認(rèn)識(shí)或?qū)贤c合同管理的關(guān)系缺乏認(rèn)識(shí)。

2.2 合同法律環(huán)境不好

也是造成合同管理被動(dòng)的主要原因之一。一是我國建筑業(yè)合同法律體系還不夠完善，部分法律條文不夠嚴(yán)謹(jǐn)，有漏洞可鉆。二是有法不依的現(xiàn)象十分嚴(yán)重、執(zhí)法不嚴(yán)的問題時(shí)有發(fā)生。三是合同管理人員法律意識(shí)薄弱，合同未依法訂立，導(dǎo)致所簽訂的合同無效。

2.3 不重視合同文本分析

合同訂立缺乏預(yù)見性，缺少對(duì)合同文本的分析。在工程實(shí)施過程中常常因?yàn)槿鄙倌承┲匾臈l款，雙方對(duì)某些條款的理解有差異或?qū)贤L(fēng)險(xiǎn)預(yù)估不足等問題而發(fā)生爭執(zhí)。

2.4 合同管理人員對(duì)索賠工作不重視

缺乏自我保護(hù)、維護(hù)自身正當(dāng)權(quán)益的意識(shí)。

2.5 企業(yè)缺乏一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤芾眢w系和制度。對(duì)合同管理缺乏規(guī)范化、法制化和科學(xué)化，制訂制度固然重要，執(zhí)行制度更為重要。再完善的制度有章不循，也如同廢紙一張。隨著市場的規(guī)范運(yùn)作和市場形勢的發(fā)展變化，合同管理會(huì)不斷產(chǎn)生新的問題，提出新的要求。這就需要不斷完善合同管理制度。

2.6 專業(yè)的合同管理人才匱乏

合同管理涉及內(nèi)容多，專業(yè)面廣，合同管理人員需要有一定的專業(yè)技術(shù)知識(shí)、法律知識(shí)和造價(jià)管理知識(shí)。對(duì)具有上述素質(zhì)的合同管理人員應(yīng)不斷充實(shí)，以增強(qiáng)合同管理力量。

2.7 對(duì)合同歸檔管理重視不夠，管理信息化程度不高，合同管理手段落后

一些施工企業(yè)合同管理仍處于分散管理狀態(tài)，合同的歸檔程序、要求沒有明確規(guī)定。合同履行過程中沒有嚴(yán)格監(jiān)督機(jī)制，合同履行后沒有全面評(píng)估和總結(jié)。

2.8 發(fā)包人(業(yè)主)行為不規(guī)范

發(fā)包人(業(yè)主)常常提出比較苛刻的合同條件或暗中指定與其有利益關(guān)聯(lián)的施工企業(yè)做總承包人的分包人。有些承包人希望進(jìn)行嚴(yán)格的合同管理，但在實(shí)際工作中往往由于發(fā)包人(業(yè)主)的不規(guī)范行為難以實(shí)施。

2.9 合同管理意識(shí)淡薄

主要表現(xiàn)在不習(xí)慣按合同辦事。出現(xiàn)問題不找合同，而是習(xí)慣于找領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，或者請客送禮。即使是正當(dāng)?shù)乃髻r也不能理直氣壯的提出。

2.10 缺乏有效的分包合同管理

分包合同中總承包人和各專業(yè)分包人之間，及各分包人之間的合同界面不清，責(zé)、權(quán)、利不明確。

3 解決施工企業(yè)合同管理問題的主要對(duì)策

3.1 提高合同管理意識(shí)

施工企業(yè)必須從思想上真正意識(shí)到合同管理的重要性，將企業(yè)的各項(xiàng)工作真正納入合同管理范疇，切實(shí)按合同要求辦事。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同及合同管理工作要常抓不懈，通過經(jīng)常舉辦學(xué)習(xí)班、講座、辦理各種宣傳欄等方式，提高全員的合同管理意識(shí)。建立合同管理機(jī)構(gòu)。要從上到下建立健全合同管理機(jī)構(gòu)，使合同管理覆蓋到企業(yè)的每個(gè)層次。設(shè)置專職法律顧問、合同管理工程師、合同管理員，并具體明確合同管理人員的地位、職能，合同管理部門與其它執(zhí)行部門的職責(zé)范圍，合同管理的工作流程、規(guī)章制度，最終形成從合同談判、審核、履行到監(jiān)督檢查，保證合同有效實(shí)施的組織保障體系。明確合同管理流程。對(duì)建立的組織機(jī)構(gòu)，必須明確與之相應(yīng)的工作流程。從合同簽訂前對(duì)招標(biāo)文件分析、合同文本審查、工程合同策劃，如分包合同策劃，工程預(yù)算、報(bào)價(jià)、合同談判和合同簽訂，到合同簽訂后建立合同實(shí)施保證體系，對(duì)合同實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤、對(duì)比分析、診斷、合同變更、索賠和反索賠等過程，均要建立有效的工作程序，做到有章可循，職責(zé)明確，獎(jiǎng)懲分明，避免職權(quán)交叉，互相扯皮。

3.2 制定必要的合同管理制度

合同簽訂后，首先，要由招投標(biāo)中編制“商務(wù)標(biāo)”和“技術(shù)標(biāo)”的部門，與工程項(xiàng)目施工合同管理部門進(jìn)行技術(shù)交底。其次，由項(xiàng)目合同管理人員對(duì)各級(jí)項(xiàng)目管理人員、各工作小組負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同交底。通過技術(shù)交底，使大家熟悉合同中的主要內(nèi)容、各種規(guī)定、管理程序，了解施工單位的合同責(zé)任和工程范圍。項(xiàng)目部合同管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)將各種合同事件的責(zé)任分解落實(shí)到各工作小組或分包商，使他們對(duì)各自的工作范圍、責(zé)任等有詳細(xì)的了解。通過層層合同責(zé)任分解，層層合同責(zé)任落實(shí)到人，使各工程小組都能盡心盡職。重視合同文本分析。合同文本分析主要包括兩個(gè)方面。一是合法性分析。包括：當(dāng)事人是否具備相應(yīng)資格；工程項(xiàng)目是否已具備招標(biāo)投標(biāo)、簽訂和實(shí)施合同的一切條件，特別是具備各種批準(zhǔn)文件；二是完備性分析。包括：構(gòu)成合同文件的種種文件是否齊全；合同條款是否完備，對(duì)各種問題的規(guī)定有沒有遺漏；合同用詞是否準(zhǔn)確，有無模棱兩可或含義不清楚：對(duì)工程中可能出現(xiàn)的不利情況是否有足夠的預(yù)見性。建議應(yīng)盡量采用或參考施工合同示范文本訂立合同。

3.3 重視合同變更管理

合同變更在工程實(shí)踐中是非常頻繁的，變更意味著索賠的機(jī)會(huì)，所以在工程實(shí)施中必須加強(qiáng)管理。合同管理工程師應(yīng)該記錄、收集、整理所涉及到的種種文件，如圖紙、各種計(jì)劃、技術(shù)說明、規(guī)范和業(yè)主的變更指令，并對(duì)變更部分的內(nèi)容進(jìn)行審查和分析。在實(shí)際工作中，變更必須與索賠同步進(jìn)行，待雙方達(dá)成一致以后，再進(jìn)行合同變更。很多承包人往往不重視變更管理，對(duì)業(yè)主要求的變更無條件服從，導(dǎo)致工作做了卻無法獲得賠償；發(fā)生變更應(yīng)及時(shí)找工程師或監(jiān)理確認(rèn)，如果它們拒絕確認(rèn)應(yīng)要求其說明原因，對(duì)于不確認(rèn)工程變更又不說明原因的，應(yīng)盡快通過法律途徑解決，以免日后互相扯皮。

3.4 重視合同管理人才的培養(yǎng)

合同管理人員首先必須是優(yōu)秀的工程技術(shù)人員，同時(shí)還必須熟練掌握和運(yùn)用各種法律、法規(guī)；精通合同業(yè)務(wù)，勝任合同擬稿、修改、談判和解釋；熟悉合同履行和工程索賠管理；熟悉工程造價(jià)和會(huì)計(jì)賬務(wù)；為與國際接軌，要能夠閱讀和翻譯英文合同文本。企業(yè)不乏優(yōu)秀的技術(shù)人員，但是合同管理人員匱乏。

4 結(jié)語

合同管理的好壞直接體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的管理水平的高低，對(duì)企業(yè)今后的生存和發(fā)展至關(guān)重要.施工企業(yè)面對(duì)當(dāng)前的實(shí)際情況，只有不斷增強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，完善合同管理制度，提高合同管理人員的素質(zhì)，才能提高合同管理水平，進(jìn)而降低成本、取得更大的效益。■

參考文獻(xiàn)

1. 吳鳳平.建筑企業(yè)施工管理合同的研究[J].建筑管理現(xiàn)代化，2008（3）:68-71