醫院檔案材料集工淺析

劉潔

摘要：醫院檔案工作人員必須把開拓創新的精神和對國家醫療衛生事業的高度責任心貫穿于檔案材料的收集工作始終，努力學習，更新知識，兢兢業業地做好醫院文件材料的收集工作，為國家醫療衛生事業的再發展奠定堅實的基礎。

關鍵詞：醫院 檔案 材料 收集 工作

隨著醫院新技術、新業務的開展，各職能科室及臨床科室不僅檔案材料、檔案門類日益增加，而且原來的檔案材料收集模式和歸檔范圍也大大改變，在這種情況下，為確保檔案材料準確鑒定完整收集，科學管理，已成為檔案工作人員的當務之急，因此必須下大力氣收集齊全完整的文件材料。

齊全完整的文件材料是檔案信息開發利用的先決條件。如何保證文件材料收集齊全完整是一項復雜煩瑣的工作，說起來容易做起來難。由于醫院運營龐雜，做好文件材料及時歸檔并保證收集齊全完整是一個比較難的課題，如果檔案工作人員不及時收集，醫院在社會活動（即：運營）中形成的有價值的歷史記錄就會流失，將對國家的醫療衛生事業的發展造成無法彌補的損失。如何做好醫院檔案材料的收集工作，應從以下幾個方面入手：

一、目的明確為醫療事業的發展積累寶貴財富

醫院檔案室具有雙重性質，首先它是集中統一管理醫院全部檔案的內部組織機構，是醫院的一項基礎工作，主要為醫院各項工作提供服務，同時也是國家檔案事業的最基層組織。做好這項工作，不僅是為醫院服務，更是為國家醫療衛生事業積累寶貴的臨床第一手醫療、教學、科研財富，為國家的醫療衛生體制改革及醫療衛生事業發展奠定堅實的基礎。因此，做好醫院檔案工作責任重大，意義深遠。要應對醫院發展新形勢下的檔案材料收集工作，要求我們檔案工作人員提高綜合素質，開拓視野，更新知識，以高度的責任心嚴謹地努力工作。

二、調查摸底制定適應發展的新的歸檔范圍

為有效解決人民群眾“看病難、看病貴”問題，醫院加大投入使醫院各方面工作訊猛發展。為患者簡化繁瑣的就醫程序，醫院改革創新層出不窮，例如：為了提高工作效率所采取的合并科室、科室下設班組各負其責；新的診療技術的開展；大型設備購置的增加；醫療、教學、科研的立項與研究；工程建設項目的設立；醫院文化建設的開展及對外交流的增多，給醫院檔案工作帶來諸多變化和擴充。面對這些情況，檔案人員就得從實際出發，調查摸底，具體問題具體分析區別對待，經過認真仔細周密地調查，進行反復探討，制定出新的歸檔范圍，明確各種文件材料的歸檔原則及歸檔時間，防止出現“有檔不歸”、“有文必檔”和拖延歸檔時間造成歸檔材料丟失不完整的現象。

三、搞好宣傳做好檔案材料收集的準備工作

每年年初，在醫院開展“歸檔月”活動。下發紅頭文件，并在醫院中層干部會議上進行安排布署，加強領導。在醫院院內展版上舉辦“歸檔月”活動專欄，進行宣教，使醫院干部職工高度重視，認識檔案收集歸檔工作的重要性。并對主管檔案材料收集的各職能科室、臨床科室、科研項目、工程項目、文化建設工作等的內勤人員集中培訓，使大家熟練掌握檔案材料歸檔工作程序、規范和操作方法，確保文件資料的收集歸檔工作順利進行。

四、積極行動確保科技檔案的完整收集

科技檔案是記錄和反映科學研究、生產運營、項目建設活動和設備儀器運行、維護及其管理工作的文字、圖表、聲像等的文件資料總稱。對于醫院的醫療科技檔案則是醫院醫療事業發展的重中之重，它不僅豐富了檔案室室藏，而且是醫院業務實力、人員素質的反映。而醫院的工程項目建設則是具有特殊要求和規范的建設活動；醫療設備的正常運行直接關系到醫療質量，為了準確利用科技檔案文件，檔案人員應該積極做好科技檔案的收集歸檔，必須保證科技檔案的齊全、完整。

1、醫療科研方面：檔案人員從科研項目立項、經費到位情況，到投入實驗及結果的認證、臨床使用率、結題論文等全過程進行跟蹤、及時收集科研數據，進行整理、收集歸檔、編制檢索工具、方便專業人員的利用。

2、在工程建設方面：從項目立項開始，到工程設計、招標、施工、竣工驗收等一系列過程，進行全程參與，將每個環節形成的有價值的材料及時收集歸檔，避免遺失。最后將工程竣工驗收報告，各專業的工程圖紙全部收集歸檔。

3、在醫療設備方面：從可行性報告、請示、批復，到開箱清單、驗收報告及各種隨機說明書、使用手冊及使用過程中的有價值的歷史記錄等材料全部收集歸檔。并將維修記錄隨時收集，以備再利用。

五、加強學習做好電子文件的收集工作

信息技術的迅猛發展，大量電子文件的產生、管理與利用已成為檔案工作的重要方面，要管理好電子檔案，必須熟悉了解電子檔案的形成特點和性能，加強學習熟悉檔案管理軟件，從而構建一個高效統一、互聯互通，信息共享的檔案信息系統。

綜上所述，醫院的文件材料的收集要與時俱進，結合醫院實際工作情況，從全局入手，遵循不斷增加、更新、補充、完善的穩步推進的工作方法，來適應新時期醫院檔案管理工作的需求，并在今后的工作中不斷探索，讓檔案管理工作為醫院各項工作服好務，為黨的醫療衛生事業服好務。■