Word中郵件合并功能的應(yīng)用

2012-05-25 08:54:14王凱洪曉藝

卷宗 2012年3期

王凱洪曉藝

摘要：郵件合并是Word中一項強(qiáng)大的高級功能，利用它可以快速有效地按照格式要求批量處理文字和圖片數(shù)據(jù)，生成Word文檔，進(jìn)而大幅提高工作效率。

關(guān)鍵詞：Word；郵件合并；數(shù)據(jù)

一、郵件合并的功能特點

在日常辦公中，使用Word中提供的郵件合并功能可以快速有效地按照指定格式批量的將數(shù)據(jù)源中的圖文數(shù)據(jù)組織并生成Word文檔，如批量制作打印榮譽證書、準(zhǔn)考證、錄取通知書、成績單、工資條等。不僅極大的減少了重復(fù)性操作，提高了工作效率和質(zhì)量，而且能保證生成文檔內(nèi)容、格式的統(tǒng)一。

實現(xiàn)郵件合并功能，前提條件是要有包含所需字段的數(shù)據(jù)源及已按照格式要求排版完成的一份Word文檔作為主文檔或稱模板文檔，之后就可以使用郵件合并功能將數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)合并到主文檔并打印或輸出目標(biāo)文檔。

本文從高校學(xué)籍管理中常用的學(xué)生學(xué)籍卡的批量制作入手，探討郵件合并功能的應(yīng)用。

二、帶照片學(xué)籍卡的制作

1、設(shè)計主文檔

主文檔或稱模板文檔，包含文本、表格、格式設(shè)置等固定不變的內(nèi)容。使用Word根據(jù)要求，結(jié)合數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)內(nèi)容制作學(xué)生學(xué)籍表。

值得一提的是，主文檔中如有使用表格管理數(shù)據(jù)的情況，需選擇表格并右擊打開快捷菜單，在級聯(lián)菜單“自動調(diào)整”中選擇“固定列寬”菜單項，用來保證合并后表格樣式不會由插入數(shù)據(jù)元素的多少或大小而發(fā)生變化，尤其是批量插入圖片文件時。此外，準(zhǔn)備批量插入圖片的單元格可以適當(dāng)更改單元格邊距，從而保證圖片文件的顯示效果。

2、準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

只要能使用SQL語句控制的數(shù)據(jù)都可被用來作為數(shù)據(jù)源，如SQL server、Access、Excel等，因此郵件合并功能的實質(zhì)即為對現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢并顯示。考慮到Excel在日常辦公中使用頻率較高，學(xué)生學(xué)籍信息的導(dǎo)入較為容易，在此選擇使用Excel制作數(shù)據(jù)源文件，將數(shù)據(jù)錄入到工作表中。

需要注意的是，如果郵件合并的數(shù)據(jù)元素有圖片，只需將圖片在計算機(jī)中的絕對路徑錄入單元格即可，但是需要把“”書寫為“\”。如絕對路徑為：“D:照片