基于ERP系統(tǒng)促管理上新臺(tái)階

張銀華

ERP是EnterpriseResourcePlanning（企業(yè)資源計(jì)劃）的簡(jiǎn)稱，以客戶的需求為導(dǎo)向，借助IT技術(shù)提供暢通的信息，通過系統(tǒng)、先進(jìn)的管理思想，整合企業(yè)內(nèi)部一切可利用的資源并且進(jìn)行優(yōu)化配置，有機(jī)結(jié)合“三流”（物流、信息流、資金流），對(duì)人、財(cái)、物、信息進(jìn)行規(guī)劃以達(dá)到增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的目標(biāo)。ERP管理系統(tǒng)融入了先進(jìn)的管理思想，使管理人員從瑣碎的事務(wù)中解放而集中精力做自己該做的，提高管理效率，成為企業(yè)管理中不可或缺的一部分。但是成功實(shí)施并有效運(yùn)用的企業(yè)卻很少，在運(yùn)用過程中出現(xiàn)了許多問題，甚至出現(xiàn)了不得不廢止這個(gè)系統(tǒng)的情況。用好ERP系統(tǒng)，使其真正成為促使企業(yè)管理上新臺(tái)階的驅(qū)動(dòng)力。

1.必須提高對(duì)ERP系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，并且有明確的目標(biāo)和實(shí)施重點(diǎn)

ERP系統(tǒng)不單是一套管理軟件，更是一種融入先進(jìn)管理思想的系統(tǒng)。要想使ERP系統(tǒng)項(xiàng)目成功上馬并有效實(shí)施，必須提高企業(yè)全體員工尤其是管理者對(duì)這個(gè)系統(tǒng)的深刻認(rèn)識(shí)，明確實(shí)施ERP系統(tǒng)要達(dá)到什么樣的目標(biāo)，對(duì)企業(yè)中每個(gè)員工有什么樣的要求，讓全體員工真正全面參與，發(fā)揮每個(gè)人的智慧。根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)并借鑒其他成功企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，選擇適合企業(yè)自身的ERP產(chǎn)品，根據(jù)ERP系統(tǒng)的要求對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面的梳理與重組、重新設(shè)計(jì)與優(yōu)化，建立起科學(xué)化、規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程，并隨之重組、完善企業(yè)的治理結(jié)構(gòu)，提高企業(yè)對(duì)市場(chǎng)和客戶的快速反應(yīng)能力，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理水平的大幅度提高。加強(qiáng)對(duì)企業(yè)員工的ERP系統(tǒng)的培訓(xùn)也是至關(guān)重要的，ERP系統(tǒng)再先進(jìn)，它也需要人去操作，所以員工駕馭ERP系統(tǒng)的能力是ERP系統(tǒng)能否成功上馬及有效實(shí)施的關(guān)鍵因素。

2.保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，以準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以專業(yè)的素養(yǎng)來對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理、分析，切實(shí)提高企業(yè)的管理水平

初始化是ERP系統(tǒng)實(shí)施成功與否的關(guān)鍵。所以，在ERP系統(tǒng)初始化前，要對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)行全面梳理，認(rèn)真分析，注意遵循前瞻性和擴(kuò)展性，緊抓生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)管理控制的特點(diǎn)。運(yùn)行過程中必須要求操作人員錄入的數(shù)據(jù)正確、真實(shí)與及時(shí)。“三分靠技術(shù)，七分靠管理，十二分靠數(shù)據(jù)”是數(shù)據(jù)重要性的真實(shí)寫照。如果系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)遺漏、誤差等問題，那么以此等數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)所進(jìn)行的分析必然帶來問題，有時(shí)可能會(huì)造成管理決策上的重大失誤。所以數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)乃至企業(yè)管理中起著決定性的作用。

3.結(jié)合ERP系統(tǒng)實(shí)施全面預(yù)算

全面預(yù)算是現(xiàn)代企業(yè)管理不可缺少的組成部分，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的起點(diǎn)，是處理業(yè)務(wù)的核心和導(dǎo)向，是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)全過程進(jìn)行計(jì)劃和控制的重要手段，有利于引導(dǎo)企業(yè)員工不斷糾正工作中的偏差而朝著既定的目標(biāo)努力。全面預(yù)算所需的數(shù)據(jù)：無論是供、產(chǎn)、銷數(shù)據(jù)，還是財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)均能很便利地從ERP系統(tǒng)取得，有些是自動(dòng)獲得，有些進(jìn)行稍許加工就可獲得。全面預(yù)算更加注重量化指標(biāo)，特別是影響財(cái)務(wù)狀況的指標(biāo)，ERP系統(tǒng)只要在初始化時(shí)就確定好這些指標(biāo)，在運(yùn)行過程中取得這些數(shù)據(jù)就非常方便、準(zhǔn)確。而且ERP系統(tǒng)貫穿于企業(yè)的整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，提高了預(yù)算的準(zhǔn)確性和差異分析的可靠性，增強(qiáng)了全面預(yù)算的應(yīng)變能力，有效地提高了企業(yè)管理水平。

4.結(jié)合ERP系統(tǒng)改變內(nèi)部審計(jì)的審查重點(diǎn)，有效發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督作用

ERP系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)是只要輸入的原始數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，證賬表就不會(huì)有問題。所以內(nèi)部審計(jì)應(yīng)該對(duì)ERP系統(tǒng)中的原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性抽查。ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源的同一性與共享性，使得內(nèi)部審計(jì)工作采取日常審計(jì)與重點(diǎn)審計(jì)相結(jié)合的方式成為可能。電子數(shù)據(jù)的修改不留下修改的痕跡，數(shù)據(jù)還有可能被截取或替換，因此應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)安全性的審查。內(nèi)部審計(jì)應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，改變審計(jì)模式和審計(jì)重點(diǎn)，重視業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)和風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控。

5.結(jié)合ERP系統(tǒng)對(duì)業(yè)績(jī)進(jìn)行評(píng)價(jià)

企業(yè)決策的水平取決于企業(yè)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)的質(zhì)量。企業(yè)績(jī)效評(píng)價(jià)方法有很多種，目前常用的方法有：經(jīng)濟(jì)增加值法、平衡記分卡法、層次分析法、專家評(píng)價(jià)法等。這些評(píng)價(jià)方法都有自身特點(diǎn)，側(cè)重點(diǎn)也有不同。其中平衡記分卡法和經(jīng)濟(jì)增加值法是當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)方法的發(fā)展趨勢(shì)。平衡記分卡從顧客、財(cái)務(wù)、內(nèi)部流程、學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)等四個(gè)方面考察企業(yè)績(jī)效，并且這四方面是互相聯(lián)系的、互相促進(jìn)的。ERP系統(tǒng)在實(shí)施、運(yùn)行過程中必須充分考慮企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、企業(yè)的自身的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)及客戶的關(guān)系。經(jīng)濟(jì)增加值法根據(jù)ERP系統(tǒng)特點(diǎn)和經(jīng)濟(jì)增加值法的要求，對(duì)經(jīng)濟(jì)增加值指標(biāo)進(jìn)行細(xì)化，基于經(jīng)濟(jì)增加值指標(biāo)的業(yè)績(jī)考核流程，設(shè)計(jì)出合適的經(jīng)濟(jì)增加值統(tǒng)計(jì)模型，從ERP系統(tǒng)中收集所需數(shù)據(jù)，再對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)加工、分析，對(duì)企業(yè)業(yè)績(jī)進(jìn)行評(píng)價(jià)。這些工作需要財(cái)務(wù)部門、投資部門、人力資源部門、信息管理部門和企業(yè)綜合管理部門的共同努力、相互配合。但是ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)、完整是基礎(chǔ)。

6.用好ERP系統(tǒng)，健全企業(yè)的內(nèi)部控制制度

ERP系統(tǒng)一旦實(shí)施并運(yùn)行后，企業(yè)的內(nèi)部控制體系就必須以保障系統(tǒng)安全與信息安全相結(jié)合。ERP系統(tǒng)是全業(yè)務(wù)融合的系統(tǒng)，因此建立在ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)上的內(nèi)部控制體系也是全業(yè)務(wù)的控制，對(duì)于符合條件的業(yè)務(wù)和操作步驟順利放行，而對(duì)于出現(xiàn)的異常情況則拒絕下一步操作，并把異常提交給監(jiān)控部門，監(jiān)控部門及時(shí)分析出現(xiàn)的異常，并提出處理意見。ERP系統(tǒng)為內(nèi)部控制控?cái)?shù)據(jù)的提取、傳輸和校驗(yàn)等工作提供了極大的方便，工作效率得到極大提高。但是計(jì)算機(jī)以及數(shù)據(jù)的安全更要引起企業(yè)管理層的重視，應(yīng)該建立并健全ERP系統(tǒng)的相關(guān)安全保障制度，明確每個(gè)操作人員的權(quán)限和職責(zé)，做到ERP系統(tǒng)的流程控制與人員的權(quán)限控制相結(jié)合。

綜上所述，只有用好ERP系統(tǒng)，企業(yè)管理水平才能上新臺(tái)階，而企業(yè)管理水平提高了，ERP系統(tǒng)就能發(fā)揮出前所未有的管理效應(yīng)。成功的企業(yè)都離不開一個(gè)成功的ERP系統(tǒng)，蘇寧電器、海爾集團(tuán)、聯(lián)想集團(tuán)等無不如此。

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