產品質檢檔案的管理

王進民

（黑龍江省質量監督檢測研究院 黑龍江 哈爾濱 150000）

產品質檢工作擔負著保障國計民生、維權打假的重任。在產品質檢工作中形成的資料、數據眾多，記錄著產品質量檢驗的全過程，是一種不可再生的資源。因此，做好產品質檢檔案管理工作對保障產品質檢工作持續性發展有著很強的重要性。

一、產品質檢檔案管理工作的重要性

產品質檢檔案是質檢事業發展的歷史記錄，是產品質檢工作的真實過程原始反應。它不僅是質檢工作維護法律法規和強制性標準的主要依據，同時也是上級主管部門對質量檢驗工作全面考核的重要內容之一，產品質檢檔案的管理工作直接體現了質檢機構或部門的綜合管理水平。產品質檢檔案作為質檢工作的一個重要部分，在質檢工作社會服務形象的彰示中具有十分重要的作用。為有效地全面提升質檢部門檔案的管理水平，推進質檢服務機構的整體工作質量，特別是社會普遍對質檢“把關工作”報以厚望的前提下，產品質檢檔案管理工作必須適應現代社會發展和新時期質檢工作的發展需要，創新思路，與時俱進，以創新的觀念、機制、管理來開拓產品質檢檔案管理的各項新服務功能。產品質檢檔案的收集、整理、歸檔管理工作規范化，能促質檢工作管理水平進一步提高，使質檢工作有案可查，并且查有實據，充分體現了質檢工作的科學性、公正性和權威性。

二、產品質檢檔案的內容

（一）上級下發的產品監督檢驗、監督抽查文件或委托書，抽樣指導書；（二）產品監督檢驗和產品監督抽查抽樣單，企業產品委托檢驗協議，業務科下發檢測部門產品質量檢驗通知單；（三）抽樣過程中形成的照片，音像資料；（四）檢驗過程中形成的原始數據；（五）質檢報告（軟件光盤）；（六）產品監督檢驗和監督抽查工作匯總材料；（七）其他材料（質量管理體系文件、內審與管評文件、標準查新記錄、檢驗方法研究記錄、儀器檢定校準計劃及檢定校準證書、質量控制記錄、能力比對驗證文件、技術檔案、培訓記錄、客戶抱怨與處理記錄、儀器設備檔案等）。

三、產品質檢檔案管理中存在的主要問題

（一）部分領導對產品質檢檔案管理工作的重要性認識不到位，導致在產品質檢檔案管理方面投入不足，以致出現檔案室設施不全，保管條件和保管手段落后的情況，沒有達到規范化、科學化的檔案管理。

（二）產品質檢檔案管理工作的信息化程度相對滯后。實現產品質檢檔案信息化管理要投入大量的人力、物力才能滿足需要，但個別質檢部門領導還沒有完全認識到產品質檢檔案信息化管理的重要性，投入不足致使發展滯后。具體表現為：1.以建產品質檢檔案管理系統技術陳舊和設計功能不足，數據傳輸、處理和存儲歸檔及提取產品質檢檔案信息能力難以適應產品質檢工作發展需求。2.產品質檢檔案信息資源利用建設力度不足，缺乏統一規劃。3.產品質檢檔案信息資源開發和共享程度還不夠，需要進行整合和利用。

（三）產品質檢檔案管理缺乏專業人員是影響產品質檢檔案管理工作發展的瓶頸。檔案專業人才匱乏，許多從事與產品質檢檔案管理工作打交道的同志都不是檔案專業畢業的，對檔案知識不熟悉，管理工作不規范，對于質檢工作中形成的資料、相關文件歸檔意識不強。認為產品質檢檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，沒有意識不到產品質檢檔案管理工作規范化對促進整個質檢工作的重要性。

（四）產品質檢檔案管理有的是用臨時或聘用人員，這些人員工作流動性較大，人員變換、工作崗位變換較勤。如果檔案管理制度不完善，變動時不能嚴格按照檔案管理交接制度和程序進行，可能造成質檢檔案缺失、歸檔資料文件不全等問題，為今后質檢檔案管理帶來不利影響。所以，質檢檔案管理人員不固定是影響質檢檔案管理工作發展的很大的一個因素。

四、完善產品質檢檔案的管理的措施

（一）提高認識，加強領導，是做好產品質檢檔案管理工作的關鍵所在

產品質檢檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。所以，要加強領導管理力度，提高產品質檢檔案管理人員素質，通過任務分解，分項落實，分時檢查的方式，將質檢檔案管理工作真正的納入日常的工作中。在市場經濟管理中，管好用好產品質檢檔案，對資源開發起著重要作用，產品質檢檔案作為產品質量檢驗工作的真實記錄，對產品的質量起著特殊的“監督”作用。為此，必須采取一系列行之有效的制度、措施和資金投入加強產品質檢檔案管理工作，使其更好地適應社會主義市場經濟的管理體制，保證我國經濟的快速發展。

（二）進一步加強產品質檢檔案的信息化建設

面臨著產品質檢工作在經濟社會中的發展越來越重要，對產品質檢檔案信息化工作的時效性和有效性要求也越來越高，質檢檔案管理的信息化程度也在不斷加強。但我們仍然要通過借助現代化的信息技術和先進的管理理念，來完善質檢檔案管理中那些不合適的方法和手段。為了使產品質檢檔案管理信息化更好地發展，我們要盡量爭取領導的支持，使他們能夠充分認識到產品質檢檔案管理信息化的重大意義，進而支持將產品質檢檔案管理信息化納入質檢工作整體信息化之中。當然，不同單位的產品檔案管理信息化進程可以是不一樣的，本著“滿足需要，充分利用”的原則，要具體問題具體分析。例如，對于那些經濟效益好，現代化管理水平高的單位，要鼓勵其全面開展產品檔案信息化建設。而對于那些經濟效益不好的單位，可以采用分步實施、逐步推進的方式。

（三）提高產品質檢檔案管理人員的業務素質

在經濟時代，要想將產品質檢檔案管理工作做好，就必須有一支有理想、有道德、有知識、有素質的檔案管理人員隊伍。要加強對現有產品質檢檔案管理人員的繼續教育和相關業務培訓，選擇責任心強的人員從事產品質檢檔案管理工作。提高產品質檢檔案工作人員的素質，其中崗位培訓是提高其素質的主要途徑之一。培訓的方式要因人、因地而異，不可一概而論，現場培訓是一個較為普遍和有效的方式，它可以將培訓和實際操作結合起來，使受訓人員更能較快的掌握。還可以通過加強業務研究，來積極探索新的產品質檢檔案管理方法，以便適應新形勢下產品質檢檔案管理工作的需要。

（四）加強質檢工作的管理

產品質檢檔案管理工作連續性強，要認真研究產品質檢檔案管理工作中遇到的新情況、新問題，完善產品質檢檔案管理制度，加強產品質檢檔案管理的規范化建設，制定相關管理制度。在產品質檢檔案管理人員工作發生變動時，要嚴格執行檔案交接程序，認真清點、詳細登記，發現問題及時解決，以保證產品質檢檔案管理工作的持續性開展。

鑒于產品質檢檔案的重要性，作為檔案工作者，我們要保護好、管理好產品質檢檔案。要依法行使自己的職責，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為產品質檢檔案的利用創造條件，提供方便。同時更要與時俱進、勇于改革、大膽創新，以飽滿的工作熱情、奮發向上的精神，為發揮產品質檢檔案的作用多做貢獻。