論城市電子檔案管理的特點及對策

任 麗

（黑龍江省哈同高等級公路管理處佳木斯管理所 黑龍江 佳木斯 154007）

一、電子檔案定義及其管理綜述

（一）電子檔案及其特點

電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機系統存取并可在網絡上傳輸的文件，將電子文件歸檔后即形成電子檔案。也稱為“數字式檔案”。電子檔案相對于其他載體的檔案，具有如下特點：信息的非人工識讀性、信息存儲的高密度性、信息與載體的可分離性、多種信息媒體的集成性系統依賴性。目前，電子文件的存儲介質主要有磁盤(硬磁盤、軟磁盤)、磁帶和光根據信息存在形式和用途，電子文件，可分為文本文件、數據文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、命令文件等類型。

（二）電子檔案管理實務

1.電子檔案的收集方式

電子檔案的收集方式有兩種：一是機關檔案室接收各部門具有查考利用價值的電子文件歸檔；二是檔案館接收各機關形成的具有長久保存價值的電子檔案統—保存。

2.電子文件歸檔制度

（1）電子文件的歸檔范圍。電子文件基于其自身的特征，從而在歸檔范圍上與傳統檔案有所不同。一方面，總體上講，凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的電子文件都應歸檔，這與傳統檔案是一致的；另一方面，還要將其支持軟件歸檔。具體的有以下幾個方面：第一，在行使本機關職能以及行政管理、業務活動中形成的各種文本文件；第二，利用計算機輔助設計(CAD)、輔助制造(CAM)、檢測、仿真實驗等技術形成的具有查考利用價值的數據文件、圖形文件、模型文件；第三，本機關制作的各種數據庫文件；第四，與本機關制作的文本文件、圖形文件、模型文件、數據文件有關的各種命令文件；第五，設備運行所需的操作系統文件；第六，與電子文件有關的紙質文件，包括產生電子文件所使用的計算機硬件說明文件及在電子文件形成過程中產生的紙質文件。

（2）歸檔時間。電子文件的邏輯歸檔可采用實時方式，其物理歸檔可定期完成，即管理性文件在次年年初歸檔，技術文件在項目完成后歸檔。

（3）歸檔方式。電子文件的歸檔有邏輯歸檔和物理歸檔兩種形式。所謂電子文件邏輯歸檔是指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和存儲位置而實現的電子文件向檔案部門移交的過程。所謂電子文件物理歸檔是指把計算機及其網絡中的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上而實現的向檔案部門移交的過程。

（4）歸檔要求。電子文件歸檔的要求主要有：第一，完整齊全。電子文件歸檔應齊全完整，凡是歸檔范圍內的電子文件都應及時歸檔，不得分散保存。除文件外，必要時還應將相關軟件參數、壓縮算法、管理數據等一并歸檔。第二，真實有效。電子文件是否真實有效直接關于其價值，必須注意，基于文本文件應將最后定稿歸檔，如果曾經多次修改，重要的修改稿也施加版本號后。與最后定稿一并歸檔；對于圖形文件，須將與當時產品的技術狀態一致的版本歸檔保存，如果原稿很重要，也應歸檔；電子文件應采用電子文件簽署技術，以確認其有效性。第三，經過整理和劃分保管期限。歸檔的電子文件應經過整理，并劃定其保管期限。這項工作由文件形成部門完成。第四，統一規定載體形式和質量要求。歸檔電子文件的載體、規格、格式等應統一規定，集中后應拷貝至耐久載體上，且一式兩套，異地保存。歸檔電子文件應與其機讀目錄在同一載體上，且應注明其編號、名稱、密級、保管期限、硬件與軟件環境等。第五，填寫歸檔電子文件登記表。歸檔電子文件登記表主要包括形成單位、硬件環境、軟件平臺、應用軟件、文件題名、形成時間、作用性質、信息類別、載體、保管期限等項目。第六，履行歸檔手續。電子文件歸檔時應進行全面的檢驗。其內容包括電子文件載體狀況、有無病毒、完整性和有效性，相關材料是否齊全等。驗收合格后，在移交清冊上簽字蓋章。

二、城市電子文件管理特點

（一）自從世界進入了知識經濟時代，政治、經濟、文化和自然環境與過去相比競爭更加激烈，從而使城市檔案管理面臨著嚴峻的挑戰和許多難以預料的事件

這個時代城市檔案管理的主要特征是：1.管理結構發生變化，紙質檔案管理逐步向電子文件檔案管理轉變；2.科學技術水平不斷提高，推動和加速了檔案管理水平的發展，同時也加深了城市檔案管理的難度；3.全球性競爭日益激烈，既給城市檔案管理提供了新的機遇，也給城市檔案管理帶來巨大壓力。4.由于信息化、經濟化，社會、政府、顧客對城市電子文件檔案管理提出了更高的要求，也有許多限制；5.各類電子文件及其保管過程中突發事件不斷出現，使城市電子文件檔案管理成為一種特別龐大的、復雜的、不熟悉的、變化的、難以預料的工作，面臨著許多嚴峻挑戰。在這種情況下，對城市電子文件檔案管理進行深入分析，采取新的管理方式，謀求發展，強化戰略管理勢在必行。

（二）城市電子文件檔案管理指管理人員運用專門方法提供各類城市電子文件檔案資料，幫助管理者分析和了解情況，形成和評價戰略，從而創造競爭優勢，以達到部門有效適應內外部持續變化的目的

與傳統紙質檔案管理相比，城市電子文件檔案管理具有以下特點：1.長期性。城市電子文件檔案管理的宗旨，是為了取得長期持久的競爭優勢，以便城市立足于長遠的戰略目標，得到長期發展。而傳統的紙質檔案管理則立足于短期的管理，未從長遠策略上考慮，屬于戰術性管理。2.全局性。城市電子文件檔案管理以全局為對象，根據城市總體發展戰略而制定，它把城市內部結構和外部環境進行了綜合。因此，城市電子文件檔案管理從城市所處的競爭環境出發，其管理不僅包括城市內部的狀況分析，而且包括競爭對手狀況分析和所處各行業的狀況分析，從而達到知己知彼，洞察全局的目的，并由此形成各種發展戰略。

三、城市電子文件檔案管理應采取的對策

（一）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略

新型文件材料的歸檔勢在必行，要求檔案工作者深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置、存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息。也就是說，通過技術處理，將已歸檔的電子文件收為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件—樣發揮社會效用。

（二）解決好電子文件的保存問題

以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

（三）使檔案管理向立體化方向發展

以前的檔案管理是直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，構成三維空間，形成了立體化的管理結構。

（四）城市檔案管理人員知識結構的提升迫在眉睫

為適應信息技術和檔案事業的發展，城市檔案管理人員必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、吸收信息技術的成果，擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快城市檔案管理人員知識結構的提升，多途徑、多層次培養檔案管理人才，是檔案管理工作迎接信息技術革命最根本的對策。

[1]丁海斌.電子文件特點新論[J].檔案管理，2008（2）.