知識管理在檔案管理中的應用初探

夏立芳

（皖西學院 綜合檔案室，安徽 六安237012）

在科學技術發展迅猛的當今時代，知識管理和檔案管理作為新型的管理形式，它們有著互相依存、互相促進的關系。由于知識管理發展迅速，其在檔案管理中的應用顯得格外重要。如何高效地利用知識管理的作用，實現檔案管理工作的信息化、網絡化、數字化，是新時期檔案工作的重要目標。

一、知識管理與檔案管理的構建

知識管理與檔案管理兩者之間存在并體現著現實價值與歷史價值。檔案管理是以知識管理為導向，并以知識管理理論來指導檔案管理工作的創新，知識管理既是更新檔案管理的核心資源，也是創造檔案價值的核心資產，它們也有著不可分割的密切關系。

（一）知識管理理論概述與實質

知識管理是知識經濟下悄然興起的新興管理理念，從20世紀90年代起在商業界開始流行，并不斷普及到了各級領域。它是競爭環境中企業及個人得以發展的必由之路，也是新興的發展方式。信息化下為滿足人們的急切需求，知識管理的概念很快被提出并開始運用于現實之中。美國德克薩斯州立大學奧斯丁分校商學院的Davenport和Prusak于1998年合著的《工作知識》一書，就是知識管理概念形成的標志之一。我國經濟界也開始意識到知識管理的力量，并圍繞知識管理采取了一系列的行動。有人認為，21世紀組織管理的重要組成部分之一就是知識管理，是人們對科學技術即是生產力論斷更深層次的認識，它將從一種管理的理論逐漸發展為管理現實下的具體實踐［1］。

知識管理的實質就是建立起一個學習、傳播、共享和創新的新機制。這種機制集中表現的特點是：首先知識管理是基于對“知識具有價值、知識能夠創造價值”的認識而產生的，它的目的是通過獲取學習知識來提高個人或組織創造價值的能力。其次知識管理是一種全新的經營管理模式，它的出發點是將知識作為重要的戰略資源，最大限度地掌握和利用知識為各行業發展服務，創造出整體大于局部之和的效果。三是知識管理不僅是最新的管理方式，而且代表了釋讀和探索知識在管理和工作中的應用和發展，這種方式更加有效、全面。四是知識管理產生的根本原因是科技進步在社會經濟中的作用日益增大。隨著知識經濟的到來，知識管理將遍及社會各個領域，它將使機構、企業和個人擺脫傳統資源或資本的限制，獲得新的競爭優勢，因而具有強大的生命力和廣闊的發展前途。

身為檔案工作者，要時刻掌握最新的知識管理動態，了解知識管理的實質及含義，通過知識管理，更加有效地做好檔案管理工作。

（二）檔案管理現狀分析

檔案管理本身就是對知識的一種管理活動和過程。檔案管理工作是在信息加工、知識組織、傳播學習、共享交流4個環節中發揮了應有的積極作用。現階段隨著信息化的迅速發展，檔案管理工作也出現了一些新的問題，與社會發展要求相比，知識管理未能在檔案管理中扮演重要的角色。

1.信息化環境的檔案管理

檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式為社會提供服務為重心的轉變過程［2］。傳統手工檔案管理模式既費時又費力，工作效率低，實現檔案管理信息化后，不僅提高了工作效率也提高了服務質量，為檔案管理提供了更為廣闊的發展平臺。

在檔案管理發展趨勢的不斷演變下，只有集成信息化知識管理系統，才能更加有效地推動檔案管理的創新，滿足社會各方面日益增長的利用需求，創造出更多的價值，并以此提升檔案管理的核心競爭力。

2.檔案管理工作存在的問題

檔案管理工作現狀主要存在檔案工作者檔案意識不強；檔案管理人員素質有待提高；檔案管理工作中的技術及環境亟需改善等。首先，檔案管理過程中工作人員沒有保護檔案的意識及理念。這普遍表現出對檔案工作的重要性認識不到位，沒有制定出很好的保護政策以及措施，也沒有在檔案工作上下功夫。其次，檔案人員的學歷、專業技能、業務熟練性等方面素質有待于提高。此外，檔案工作技術亟需改進，還應特別注重吸納社會技術力量的支持。目前檔案工作硬件設備普遍較差，設施也不夠健全，庫房環境有待于改善。只有外部環境的改善，跟上時代步伐，這樣才能充分實現知識管理在檔案管理工作中的有效應用。

二、知識管理在檔案管理中的應用

知識管理與檔案管理相互融合、共同發展并推動檔案管理創新。只有兩者有機結合，才能充分促進各項管理工作質量及效率的提高，并實現預期管理效果。因此科學分析知識管理在檔案管理中的應用必不可少。

知識管理在檔案管理中的應用使得檔案管理工作有了新的發展，其應用主要表現在以下幾個方面：

（一）檔案管理保管過程細化的實現

在網絡信息化的大環境下，由于知識管理在檔案管理中的應用，促使檔案管理由保管單位到知識元的細化。在檔案管理中檔案保管工作是檔案的基礎工作，在傳統的管理過程中是以立卷為單位進行管理，其存在許多隱含的問題，例如檔案人員無法主動了解檔案材料信息，不方便查閱信息，檔案出現更改時也較難對其進行查詢，加之如果要查詢的內容是其中的一部分信息，卻需要整卷查閱，非常費時費力。

如今，僅僅依靠案卷管理已非常落后，加之辦公自動化技術的不斷普及和網絡信息傳遞及存取技術的應用，檔案管理實現了從保管單位到知識元的細化。知識元是知識管理的基本單位，它是表達技術訣竅、行政指令、管理要素、基本原理及思想方法等的基本單元。通過計算機技術及網絡通信這兩個強有力的工具，知識元管理比案卷管理顯得更加便利。同時，也解決了案卷管理中存在的實際問題，從而促進檔案信息資源開發利用更加深入。

（二）檔案管理趨于有序化

隨著知識管理的不斷發展，檔案管理部門不斷將知識管理的新技術運用于自身的管理當中。傳統的檔案管理方式不斷改變，取而代之的是網絡技術及數據庫技術強有力支撐下的檔案管理。最終不斷引入信息化、數字化、網絡化的工作方式，時刻跟隨信息化時代發展的潮流，實現有序化的檔案管理。

（三）檔案知識服務技術加速發展

在信息化網絡化高速發展的時代，檔案知識服務技術發展迅速。檔案智能檢索機制是順應檔案知識服務技術的應用而發展起來的，它是通過應用人工智能技術模擬檔案檢索過程，從而完成對檔案信息的存儲、傳輸和檢索。同時，它可以通過使用自然語言的處理技術，來分析用戶所提出的問題，進而向用戶提供所需的檢索結果，表現出極強的推理性，并通過技術手段提高了檔案信息的檢準率及檢全率。這也充分體現了檔案知識服務技術發展的新方向［3］。

（四）知識共享下的檔案管理

從檔案管理特點來看，它不能獨立于組織的各項業務活動，否則難以被前端控制、集成管理及全過程管理；從知識管理來看，知識管理不僅僅是先進的技術方法，更重要的是一種全新的思想理念，其貫穿于各項業務活動中從而實現知識的價值［4］。知識管理打破了知識的局限性，讓人們在需要檔案的時候便可以隨時利用，并且沒有地域界限，更具有開放性，也更符合檔案利用開放的初衷。從封閉到開發開放，再到主動提供服務，知識共享下的檔案管理過程將更加有助于實現檔案館等服務機構的價值，從某種程度上改變了以前固步自封的守舊狀態。所以，知識管理的應用增加了多種形式的檔案利用服務，便于開發檔案資源，充分利用檔案館館藏優勢，從而提高檔案館的綜合形象。

三、知識管理在檔案管理中的有效實施策略

組織只有立足于檔案管理和知識管理，與先進的科學技術和科學的管理方法相結合，建立知識與情報檔案庫，并有效地存儲知識，使其成為組織堅實的信息資源，實現信息資源共享，并提供切實可靠的參考依據，最終將其轉化為檔案。唯有如此，才能使組織獲取有效信息、維持穩定發展，在面臨機遇和挑戰的知識經濟時代取得雙贏。因此，正確看待知識管理在檔案管理中的地位，充分發揮知識管理在檔案工作中的重要作用顯得尤為重要。

（一）轉變思想觀念，充分發揮知識管理的作用

思想觀念的轉變是新形勢下檔案管理工作需要首先解決的問題。只有擁有與時俱進的思想觀念，才能更好地開展檔案管理工作，實現檔案工作與信息化的結合，做到網絡化、有序化管理，將被動服務方式變為主動利用檔案的服務模式，并能在實踐中更好地適應檔案管理的發展。

同時，知識管理在檔案管理中的應用不容忽視。檔案管理工作不僅需要原始知識信息，而且需要將隱形知識從檔案中挖掘出來，并尋找其價值。因此，充分發揮知識管理的作用，將檔案信息經過挖掘、整合，才能更好地實現其利用價值。

（二）積極推行學習型檔案組織模式

每一個組織，都必須通過改進技術水平及管理方法，才能在競爭中立于不敗之地。無論是組織還是個人，只有通過學習、創新才能不斷向前發展。因此，作為知識經濟時代背景下的檔案部門，也應嘗試改進工作模式。將學習型組織運用于檔案部門加強檔案人員的繼續教育及學習培訓，不斷汲取新的知識，幫助自己部門的成員在工作中進步、成長，同時也鼓勵自己部門的成員努力學習現代化管理技術，為檔案事業發展作出貢獻［5］。

（三）人力資本與技術創新管理雙管齊下

在檔案工作過程中既要注重人力資源的開發，各種激勵措施必不可少；同時又要注重技術創新管理，只有技術創新管理跟上時代發展的要求，才能更好地實現知識管理。

首先，知識管理人員和檔案管理人員相互配合、互相幫助。檔案管理人員通過了解社會的信息需求從而推動開發檔案資源；另一方面，知識管理人員可以向檔案管理人員提供技術支撐，通過計算機技術、網絡技術的支持，從而促進知識管理與檔案管理的相互融合發展。

其次，組織中的領導者應將多種激勵政策運用起來，創造良好的文化氛圍。檔案管理部門應該積極運用多種激勵方法，促進員工個人利益與集體利益之間的融合、一致，從而使員工產生集體榮譽感，更加努力的工作，為組織創造更大的效益。

與此同時，知識管理中應不斷加入新的技術管理因素。社會信息化程度越來越高，可供人們接受的信息量越來越大，對信息的選擇程度越來越細。依靠傳統的工作方法從眾多的檔案信息中獲取人們需要的信息并使之系統化并非易事。因此，檔案管理部門應不斷學習并關注最新技術動態，了解計算機網絡技術最新的發展態勢，將檔案管理注入更多的知識技術含量，從而更好地促進檔案管理與知識管理的融合發展，為社會進步作出應有的貢獻。

［1］劉永，常金玲.知識管理與檔案管理［J］.檔案管理，2000，（4）：6-7.

［2］夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考［J］.云南檔案，2010，（3）：29-31.

［3］張蘭月.檔案工作中的知識管理分析［J］.河南職工醫學院學報，2010，（2）：235-237.

［4］徐擁軍.“檔案知識管理”系統構建的原則與策略［J］.檔案學通訊，2009，（2）：58-61.

［5］于元元.知識管理對檔案工作的啟示［J］.檔案學研究，2007，（2）：3-5.