高校教務檔案電子文件管理

曹紅英

高校教務檔案電子文件管理

曹紅英

高校教務檔案的管理歷來是一項重要的基礎性工作。結合工作實際，探討教務管理電子文件歸檔和管理，認為教務檔案體現一所院校的辦學能力、管理水平和社會價值。

教務檔案；電子文件；歸檔；管理

隨著計算機的普及，高等院校的辦公自動化、標準化、網絡化管理日趨完善，計算機在學校教學管理工作中得到了廣泛的應用。校園網的普及，為高校各項教學活動提供了更為便利的網絡環境，計算機也因此由輔助性的工具飛速發展成為一種在日常教學管理工作中必不可少的工作媒介。筆者結合工作實際，談談教務檔案中的電子文件的管理與利用。

電子文件是通過對計算機的操作，按照工作要求生成并可在計算機或網絡上傳輸或處理的格式文件。在高校日常教學活動中，電子文件的形成逐漸成為一種必不可少的工作手段，它能夠真實地記錄這些工作的進程，并且利用率較高，其最大優點在于不受時間和距離的限制，儲存形式靈活。由于產生量較大，其中一些具有參考和利用價值的電子文件被作為檔案保管起來，形成電子檔案。

高校檔案是學校教育活動、教學管理、科研建設及學生學習等活動凝聚而形成的具有保存或參考價值的記錄資料，包括行政檔案、教務檔案、人事檔案及基建檔案等等。教務檔案是高校檔案工作的重要組成部分，是一項重要的基礎性管理工作。教務檔案直接記錄學校的教育制度、科研教學、師資隊伍、實習實驗、教學管理和教學基本建設等等，體現學校教學管理水平，反映高校發展歷程。因此，做好高校教務中電子文件歸檔管理工作十分重要。

一、電子文件歸檔與利用

高校電子文件主要來源于院校各職能部門，如教務類電子文件主要來源于教務處及各系（部）辦公室、教研室及任課教師等教學、科研活動。在這些活動開展進行的同時，不可避免地產生了大量的紙質文件和電子文件，對于其中的具有查考、利用價值的各類型文件進行收集保存。電子文件具有和紙質文件相同的功能，因此，電子文件歸檔范圍參照紙質檔案歸檔范圍確定。教務檔案中電子文件歸檔主要有以下幾個方面：

1.文本類文件。文本類文件主要經由計算機文字處理技術而形成的文字文件和表格文件，這類文件以Word(.doc)、Excel(.xls)、PowerPoint為主，是學生學籍管理、教學計劃制定等教務活動中最普遍的文件類型。這些電子文件中，許多都具保存價值，例如在學生學籍管理中的《高考電子檔案》《學生成績單》《畢業生檔案轉寄單》，教學計劃中的《專業教學進程表》《專業教學計劃》，科研工作中的《教育教學科研項目立項、揭題報告》《高等學校優秀科研成果獲獎情況》及《專利的申請取得情況》等電子文件。

2.圖像類文件，包括圖形文件和影像文件。這類文件是采用計算機軟件、多媒體等輔助工具而完成。各系（部）因教學需要，由任課教師根據專業課程教學的需要，制作完成的多媒體課件、Flash制作以及Auto CAD文件等等。這些圖像類電子文件輔助任課教師授課內容形象生動、清晰透徹，同時也將學生難懂的專業知識變得直觀易懂。如建筑工程技術專業理論知識比較抽象難懂,要求學生具有抽象的空間想象力，教師在口述講解難度大。電子課件在課堂教學中起到事半功倍的作用，同時也彌補了傳統課堂教學的不足。

3.數據庫類文件。它是指計算機系統在進行信息處理等過程中形成的各種管理數據、參數等，通常以DBF、XLS文件為通用格式。在學生學籍管理中，這種類型的電子文件作用尤為突出。高校招生時，被錄取學生的所有信息以數據庫的形式，被一并轉入錄取學校的學生學籍管理系統，它包括學生高考號、姓名、性別、身份證號、政治面貌、通訊方式、戶籍所在地、高考各課分數、外語情況等諸多信息。各教學部門在實際教務工作中因某種需要，可將數據庫中的各類信息進行組合，加工制作成自己所需要的信息產品。數據庫的建立，使得各類數據“數出一門”“多人共用同一文件”，打破了紙質文件使用傳統，開闊了利用空間，達到資源共享的目的。電子文件歸檔后，使檔案信息資源的需求得到了很大程度的釋放，拓寬了檔案信息領域，提高了檔案信息編研和深層開發的能力，繼而有效地促進了檔案資源的橫向聯合開發。

二、歸檔后的電子文件的管理

檔案的利用功能是檔案價值實現的前提，也是它存在的意義所在。而電子檔案具有的共享性、交互性、復用性、多樣性，是傳統紙質檔案所無法比擬的，同時對電子文件及檔案的管理尤顯重要。

（一）建立歸檔電子文件和電子檔案管理工作制度

學院檔案管理部門對包括教務檔案在內所有類別的電子檔案實行全程的指導、監督及管理。具有保存價值的教務管理電子文件由電子文件形成部門（如各教學系（部））篩選、整理后利用網絡技術向上級主管部門——教務處轉輸，教務處將各系（部）上報的電子文件，經過審核、匯總，按院檔案管理規范要求的統一格式加工、編目整理后，形成電子文件的邏輯歸檔，再通過信息管理網絡傳輸到學院檔案管理部門，由檔案管理部門保存到存儲介質上，形成電子檔案，實現其物理歸檔。

（二）建立計算機網絡技術支持與運行維護環境

電子文件從生成、傳輸到存貯都是通過計算機系統實現，它對計算機設備及網絡、多媒體技術具有很強的依賴性。各類型的電子文件必須有與其相適應的軟件格式系統相支持。例如文字類文件一般采用WORD、EXCEL、TXT格式， 圖像類文件采用 JPG、PNG、GIF格式，視頻類文件采用MPEG、RM、AVI格式，等等。這些格式的統一，使所形成的電子文件能夠在現有的計算機軟件及網絡環境支持下，進行無障礙地運行。

煙臺職業學院專門成立了電教網絡多媒體中心。該中心負責校園網及電子檔案管理中的技術支持和運行維護工作，配備了綜合素質高的信息技術人員及先進的電教設備，以保障校內信息傳輸線路的暢通。教務處開通了由正方軟件支持的“教務管理系統”，該系統由教務處統一管理，各系（部）由教務檔案管理人員專人專機使用，電子文件的形成具有統一的格式、類型要求，該系統登錄窗口具有特定的密碼口令等，這些措施無疑為學院的教務、科研管理電子檔案提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境。

（三）加強對電子檔案管理人員的素質培養

檔案信息順利進入社會交流系統并發揮檔案的作用，關鍵在建設一支高素質的檔案管理隊伍。日常教學工作中一份電子文件的起草、修改及生成取決于相應的工作需要，但是，把電子文件最終劃歸為電子檔案，檔案管理人員則起舉足輕重的作用。

煙臺職業學院由教務處牽頭，檔案部門及各系（部）選用素質高的檔案專業人員有針對性地進行輪訓，培養他們對計算機、網絡及教務管理系統的操作能力和運用能力，使其通過學習能夠熟練地掌握對計算機及網絡的操作技術的駕馭能力，全面地提高他們的電子檔案管理技能和素養。

高校教務電子文件的歸檔實質上是檔案管理系統工程的縮影。電子文件的收集、整理直至成為電子檔案是一項長期、細致的系統工作。對于高校來說，教務檔案能夠體現學校的辦學能力、管理水平和社會價值。學校的日常教學、科研管理工作成果及大學生在校期間的一切學習活動都在教務檔案中被詳細而長久地記錄，因此，做好教務電子文件的歸檔管理，對于整個高校檔案工作起到了至關重要的作用具有深遠意義。

[1]張新宏.高校電子文件的形成與歸檔管理[J].西安建大科技,2006(1).

G473

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1673-1999（2012）04-0193-02

曹紅英（1972-），女，山東煙臺人，煙臺職業學院（山東煙臺264670）建筑工程系助理館員。

2011-12-16