淺析教學醫院如何加強教研室教學檔案管理

余 柯，李曉紅

（瀘州醫學院臨床醫學院附屬醫院，四川 瀘州 646000）

學生的主要培養模式.在培養醫學生的過程中，通常會首先讓醫學生在高校接受基礎醫學理論的教學，并在高校完成相關的實驗部分.在高校接受了基礎醫學理論教學之后，接下來的就是臨床實踐教學部分，這部分教學工作則完全是在教學醫院中進行的，通常占到醫學生總的教學時長的一半左右.也就是說，教學醫院不僅承擔者日常的醫療任務，而且還承擔著培養醫學生、為他們提供臨床實踐教學這一重要任務.隨著我國醫學教育事業以及醫療衛生事業的快速發展，對醫務人員的需求量大大增加了，對醫務人員的業務素質也提出了更高的要求，在此環境下，現在的教學醫院日益承擔著各式各樣的教學任務和培訓，種類越來越多，不僅包括醫科大學相關專業的臨床教學任務，還包括許多短期培訓班的教學任務以及進修生、研究生的教學任務.因而隨之產生的教學檔案種類也越來越繁多，過去的教研室檔案管理方式漸漸不能滿足教學醫院的教學需求，這一矛盾日益突出.因此，十分有必要探索新的檔案管理方式，以加強教學醫院教研室教學檔案管理，使教學醫院教研室教學檔案管理更加規范化、系統化[1].

1 教學醫院教研室教學檔案的含義

所謂教學醫院教研室的教學檔案，是指教學醫院的教學管理工作者和所有師生在教學研究過程中以及教學實踐過程中不斷形成和積累的教學資料，這些教學資料往往具有重要的保存價值和開發利用價值，并且由醫院教研室負責收集、整理與利用.教學醫院教研室的教學檔案實事求是地記錄了教學醫院的教學活動，保存了教學研究和教學實踐過程中各種與教學相關的素材，包括許多寶貴的教學經驗和教訓總結.醫院要想改進教學內容、革新教學手段和方法或是制定新的教學計劃，教研室的教學檔案都是重要的參考資料，具有重要的參考價值.

教學醫院教研室的教學檔案按照存儲形式可以分為電子檔案和紙質材料，按其內容又可分為學生檔案、教師檔案以及教務檔案，具體包括上級部門有關教學的條例、法規以及指導性文件、教學工作年度計劃、總結、帶教培訓講義、各種教學實習大綱、使用過的教材目錄、實習計劃與實習報告、試卷分析報告、考試成績統計表等等.這些教學資料的管理是一個動態的過程，教學醫院教研室的教學檔案管理狀況直接反映了醫院的教學面貌.

2 教學醫院教研室教學檔案的作用分析

教學醫院教研室的教學檔案是帶教老師教學任務的憑證，也是醫學生、進修生接受培訓和進行臨床實踐的憑證，顯然具有各種憑證作用.另外，教學醫院教研室的教學檔案還具有各種參考價值.下面從幾個方面來分析教學醫院教研室教學檔案的功能與作用.

2.1 教學醫院教研室的教學檔案對教學經驗的總結以及教學改革具有參考價值.教學醫院教研室的教學檔案實事求是地記錄了醫院承擔的各種教學任務實施情況，包括一些教學經驗和教訓的總結報告以及各種有用的教研成果.教學醫院的教研室，可以充分利用、研究這些教學檔案資料，從中不斷總結教學上的經驗和教訓，從而使醫院的教學水平得到提高.另外，改進招生計劃、革新教學方法與手段，均需要參考和利用教研室的教學檔案.通常來說，醫院教研室的教學檔案越是充分、齊全、詳細，在教學內容革新以及教學方法改進方面發揮的作用就會越大，教研室教學檔案管理的水平直接關系到教學工作的進步.例如，醫院教研室可以根據往年的教學檢查、評估、課件評比、學生成績統計表、考核資料、學生滿意度調查表等資料，認真分析研究這些資料，總結出好的教學經驗，并提出有益的教學方案改革，制定出更合適的教學規章制度和實習計劃，研究能夠充分調動學生學習積極性的教學方式，這無疑對提高教學醫院的教學效果起到積極作用.教研室教學檔案的管理者應積極配合醫院教學改革工作，為教學部門相關領導選擇檔案信息提供參考意見，及時為他們提供最有價值的參考資料，積極地服務于教改，充分有效地利用教學檔案信息.

2.2 教學醫院教研室的教學檔案可以體現學生的特點，有助于各醫院挑選人才，同時有利學生充分發揮自己的潛能.教學醫院教研室的教學檔案記錄了學生在臨床實習過程中所受到的各種獎勵和懲罰，客觀地記錄了每個學生的特點和特長，以及每個學生每項臨床實踐的能力和成績，記錄了每個學生的學習情況和態度以及健康水平等.各醫院在挑選合適人才的時候，這些檔案材料將是他們的重要參考資料，可以為他們選擇最適合的人才提供重要依據，同時也有利于調動各類人才的積極性和創造性，充分發揮出他們的潛能.而且教學醫院教研室也可以從教學檔案中發現學生的思想問題，從而可以及時對他們進行思想教育，引導他們樹立正確的人生觀，使之成為既有精湛的醫學專業技術，又有優良醫德的醫務人才.

2.3 教學醫院教研室的教學檔案有利于提高帶教教師的教學態度和責任心.現在各大醫學院校教師的教學任務量和教學質量鑒定以及教師的晉升均需要教研室檔案部門出具的歸檔證明，也就是說帶教教師的臨床教學數量和質量情況均會歸檔，而且直接影響到其晉升與否，與他們的現實利益直接相關.這就促使了帶教教師在臨床教學實踐過程中端正態度，更加重視屬于份內的臨床教學任務，勢必會促使他們在教學內容設計、教學計劃制定以及教學實施和教學反饋中更加認真地對待，從而對提升教學醫院臨床教學的整體質量起到推動作用.

2.4 教學醫院教研室的教學檔案使得醫學生的檔案資料更具完整性.如前文所述，醫學生在高校接受完醫學理論教學之后，需要到教學醫院接受臨床實踐教學，他們在教學醫院參與的教學活動以及表現和成績均會記錄在教學醫院教研室的教學檔案之中.因此，教學醫院教研室的教學檔案是醫學生檔案的重要組成部分，它的完善與否直接關系到醫學生檔案的完整性.教學醫院教研室的檔案管理者要給與足夠的重視，將臨床教學資料按照其特點進行歸檔分類，逐步使教學醫院教研室的教學檔案管理更加標準化、規范化[2].

3 我國教學醫院教研室在教學檔案管理中存在的問題分析

下面分析我國教學醫院教研室在教學檔案管理中存在的問題.

首先，教學醫院教研室的檔案管理工作滯后于其他工作.現如今，我國各大教學醫院在醫療工作、科研工作、教學工作等方面發展迅速，然而，教學醫院的教研室在檔案管理工作上的發展明顯滯后于這些工作的發展，出現畸形發展.醫院教研室教學檔案管理的落后，勢必制約其他業務技術的進步.

其次，教學醫院的領導、帶教教師對教學檔案的重要性普遍缺乏認識，檔案意識普遍較弱，醫院教研室對加強檔案意識的宣傳工作也不到位，這些不利因素給教研室的教學檔案管理帶來困難.在教學醫院的實際教學過程中，上至領導，下至帶教教師，對教學材料的歸檔意識不高，對教學檔案的重要性以及教學檔案的功能缺乏足夠、正確的認識.隨著時代的發展，醫院漸漸意識到檔案管理在醫院管理中的重要地位，但盡管如此，目前我國教學醫院教研室的教學檔案管理工作仍明顯落后于醫院的醫療、科研、教學等工作.大家仍然保留固有的錯誤觀念，依然普遍輕檔案管理，重醫療、科研、教學，檔案意識差.

再次，教學醫院教研室的教學檔案管理缺乏完善的規章制度，醫院內部各種檔案出現分散管理的混亂格局.現如今我國各大教學醫院，在科研、教學、人事、醫療、后勤等方面已形成較完善的管理制度，然而在教研室教學檔案管理方面，目前還較少有醫院建立了完備、詳盡、切實可行的規章制度，醫院沒有詳盡、統一的檔案管理制度和管理標準.另外，醫院的檔案管理普遍出現分散管理的混亂格局.例如，醫院的病歷檔案資料一般由病案室管理，而音像、科技、會計以及文書等檔案資料則交由綜合檔案室管理，這樣分散管理的混亂格局，容易破壞檔案資源的整體性.

最后，教學醫院教研室的教學檔案資源沒有得到充分的開發利用.長期的半封閉乃至全封閉式的檔案管理模式，使得教研室教學檔案管理工作人員對教學檔案的管理，僅僅做到了重視教學檔案材料的收集和保管，卻沒有做到對教學檔案資料的充分利用，誤以為教學檔案管理僅僅是保存好教學檔案資料就行，沒有充分挖掘教學檔案資料信息的價值，加之對教學檔案的開發利用方式單一、落后，造成醫院教研室教學檔案的資源利用率普遍較低，制約了醫院教學水平的提高.

4 加強教學醫院教研室教學檔案管理的對策建議

針對上文提到的我國教學醫院教研室在教學檔案管理工作上存在的問題，下面來分析加強教學醫院教研室教學檔案管理的具體對策.

4.1 教學醫院教研室可以采取定期培訓的形式來提高教研室教學檔案管理者的業務素質.教學醫院教研室的教學檔案管理是一項十分系統、業務量十分龐大的工作，同時也是醫院管理工作中的重要組成部分，具有較強的專業性，并帶有突出的特點.因而，要想做好教研室教學檔案的管理工作，就要求教研室教學檔案的管理者具有較高的專業水平和業務素質.然而，在我國的教學醫院教研室之中，承擔教學檔案管理的人員多數是醫學專業畢業的人，他們雖然熟練掌握了教學管理的內容，但對檔案管理的知識普遍較缺乏，沒有接受過系統的檔案知識教育，造成檔案管理專業素質不高，由他們來兼顧教學檔案管理的職責，容易造成檔案遺漏、整理不全面、不及時等問題.因此，教學醫院教研室要定期組織檔案知識培訓，以提高教研室兼職檔案管理工作者的思想和專業技術水平.特別是剛剛承擔教學檔案管理工作的兼職人員，需要定期對他們進行系統的檔案管理知識培訓，并定期對培訓效果進行考核.另外，醫院教研室還要加大宣傳力度，使每位帶教教師意識到檔案的重要性，提高他們的檔案意識，使他們能夠自覺配合教研室教學檔案管理人員的工作.

4.2 教學醫院的教研室需要建立詳盡、健全的教學檔案管理制度.任何一項管理工作都需要有相應的規章制度，否則會帶來管理的隨意性，很容易造成管理混亂.教學醫院教研室的教學檔案管理也是同樣的道理，需要有具體、詳盡、健全的管理制度來指導具體的管理工作，使教研室教學檔案的管理工作有章可循.一旦有了健全的規章制度，教學檔案的管理就可以避免隨意性，就可以保證檔案的歸類不因教研室管理人員的變更而發生變動.另外，醫院要把教研室教學檔案的收集、歸納和管理工作納入教學管理制度，并使之成為各教學人員工作職責的一部分，并將這部分職責的落實和完成情況納入人事考核當中，從而使教研室教學檔案的管理逐步走上規范化、制度化的軌道.同時，需要建立專用檔案室對教學檔案進行集中管理，避免分散管理的格局.

4.3 改變舊的觀念，解放思想，充分挖掘教學檔案的價值.舊的觀念總是只重視檔案的收集和保管，沒有重視檔案資料信息的開發利用，這導致教學醫院教研室教學檔案的利用率普遍不高.這在很大程度上是由于大家觀念落后造成的，缺乏對檔案作用的全面認識.因此，醫院教研室也要在這方面加強教育，使大家漸漸轉變觀念，要把教學檔案資料的開發利用作為指導思想，探索教學檔案信息利用的新途徑.使檔教學案資料發揮出應有的經濟效益和社會效益，最大限度地服務于醫院的其他工作.

4.4 教研室要建立詳盡的教學檔案檢索目錄，開發教學檔案管理軟件，使教學檔案資料方便查閱和利用.目前，我國教學醫院教研室的教學檔案主要是紙質資料，查閱起來不方便，不利于教學檔案的利用，因此，需要為它們建立詳盡的檢索目錄.另一方面，現如今計算機技術已在我國得到普及，教學檔案逐步向無紙化方向發展，電子教學材料越來越多，這些電子材料容易儲存、占用空間小、不易變質，具有明顯優勢.醫院教研室要加強教學檔案管理軟件的開發，實現檔案的快速查閱和數據根據不同要求的快速整合，因為這能夠明顯提高教學檔案資料的利用率，帶來各種效益.

5 結語

我國教學醫院教研室的教學檔案管理工作的發展明顯滯后于醫院的醫療、科研、教學等工作的發展，已影響醫院管理水平和其它業務技術的進步.本文闡述了教學醫院教研室教學檔案的含義，并分析了教學醫院教研室教學檔案的具體作用，以及我國教學醫院教研室在教學檔案管理上存在的問題，最后針對這些問題提出了加強教學醫院教研室教學檔案管理的具體對策.可以發現，要加強教學醫院教研室教學檔案的管理，可以從提高檔案管理者的業務素質、建立健全制度、改變舊觀念以及開發檔案管理軟件四個方面做工作.

〔1〕張淑娟.淺談如何做好醫院檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2011(03).

〔2〕肖燕東.教學醫院臨床教學檔案的管理[J].陜西檔案，2010(04).