電子文件與紙質檔案在保護技術上的差異

曹文波

（內蒙古醫(yī)學院附屬醫(yī)院 人事部，內蒙古 呼和浩特 010000）

電子文件具有其特殊性，那就是以載體和載體與信息結合方式儲存信息.所以，傳統(tǒng)的檔案保護理論在現(xiàn)今的電子檔案的沖擊下，怎樣保存電子文件成為檔案管理者的當務之急.傳統(tǒng)紙質檔案和電子文件在保護技術上有很大的差別，這些差別將一個新的領域擺在檔案管理者面前，成就了檔案保護技術的新的課題.

相對而言，傳統(tǒng)的紙質檔案文本較為安全穩(wěn)定，而電子檔案文檔載體的穩(wěn)定性就較差差，非常容易損毀或缺失.因此，選擇歸檔方式是至關重要的.經多年實踐檢驗證明，脫機采集數(shù)據(jù)或利用磁盤等介質移交轉移電子文件的方式容易造成數(shù)據(jù)的丟失.特別是如過遇到質量比較差的磁盤，就會造成文件的可讀性受到影響.因此，為了防止電子文件數(shù)據(jù)的的缺失，只能以制作多分電子文件備份保存，在本是利用簡便的電子文檔的時代，卻增加了檔案工作中的工作量，磁盤的儲存數(shù)量也隨之增加了.為了解決這個問題，繼而產生了用網絡移交歸檔的方法儲存，合并光盤存貯.

1 網絡移交的途徑

1.1 借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線

隨著各單位計算機信息管理網的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網.這些文件經過各業(yè)務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點.對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業(yè)務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統(tǒng).將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門.檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：.D B F、.D O C、.T X T、.E X E等文件.

1.2 選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔

為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統(tǒng).計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件.由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一.清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網絡技術建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學管理系統(tǒng)與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數(shù)據(jù)交換網.注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業(yè)審查、學位授予數(shù)據(jù)的傳輸.計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務管理部門共享.隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔.

2 電子文檔與紙質文檔載體保存時間的差異

纖維素的性質直接決定了紙張保存的耐久性，在一定的條件下，纖維素盡管在高濕、高溫、霉變、酸、氧化劑等諸多因素下，可發(fā)生化學反應而產生變質，但是，只要我們排除了水解和氧化反應這兩關，杜絕了紙張文檔發(fā)生變化的條件，紙質檔案的保存時間就可以延長到百年千年.

磁性物質和光盤是電子文件的載體材料.磁盤和磁帶的支持體是聚酯底基.靜電是吸引塵埃的主要因素，而聚酯底基極易產生靜電，因而吸引塵埃后就會導致磁帶卷曲，造成與磁粉脫離，當伸長后就不易恢復原狀，這是磁帶的最大缺點.另外，連接底基和磁粉的粘和劑具有容易易磨損、脫落、粘連、熱脹冷縮、甚至生霉等缺點，當有信息再現(xiàn)需求時就不易完整清晰再現(xiàn).記錄和再現(xiàn)信息的決定因素是磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度，外界磁場的影響會使磁帶消磁或退磁等等.而光盤死是利用激光技術來存儲的，其由圓盤狀的盤基、記錄介質和保護層等組成的.目前光盤的常用記錄介質主要是能在激光熱效應作用下能產生物化性質變化的材料，如碲、硒、碳鋁化合物、碲合金等.這些材料也不是很穩(wěn)定，容易氧化，且易遇堿溶液會發(fā)生化學反應.因此，光盤與紙質檔案載體相比而言，電子文檔載體材料的保存時間要短得多，一般僅保存5-15年.

3 環(huán)境條件對電子文檔與紙質文檔載體的影響差異

3.1 溫度和濕度的影響

不論是磁性載體、光盤或紙張，在不適宜的溫度和濕度條件下，均有影響.紙張保存過程中，高溫高濕條件下，可引起紙張發(fā)生水解——氧化反應現(xiàn)象，使紙張內部的不利化學成分加速了紙張的化學變化，材料中的字跡會發(fā)生洇化、擴散現(xiàn)象.而電子文件載體也會受溫濕的影響，但方式是不同的.聚酯底基會在溫度過高或過低的環(huán)境下收縮變形或膨脹，制作光盤所使用的載體材料主要是塑料、鋁和多碳，也會隨著溫度變化而彎曲變形，從而影響數(shù)據(jù)的讀寫和激光束精確定位.通過實踐發(fā)現(xiàn)，紙質檔案的保存溫度標準為14℃—24℃，相對濕度是45%—60%，而電子文件的保存理想溫度是16℃—20℃，相對濕度是40%±5%，由此可見，溫濕度對紙質檔案和電子文件的影響程度是不一樣的.

3.2 灰塵對紙張和電子文件的影響.

灰塵對紙質檔案的危害主要表現(xiàn)在機械磨損上，灰塵會使紙張發(fā)生霉變或粘結等，由此會形成“磚塊紙”.電子文件載體被灰塵的損壞主要有物理性損壞，化學性損壞及生物性損壞.物理性損壞是指劃傷磁盤、磁盤污染、磁帶污染、光盤表面污染等.由此可以造成記錄信息損毀；化學性損壞是空氣灰塵中含有的化學成分對磁帶、磁盤、光盤等進行腐蝕或降解，直接是這些載體發(fā)生化學反應而損壞.因此記錄信息消失就是難免的了；生物性損壞是指霉菌孢子被灰塵顆粒到處傳播，使長期不動的檔案載體成為了霉菌的培養(yǎng)基和繁殖場所，霉菌的分泌物會損壞磁帶盒光盤，使之丟失數(shù)據(jù).

由此可見，灰塵損傷電子文檔的載體是不可逆的，一旦損壞就無法修復.但是對紙質載體而言，及時灰塵對檔案載體產生了一定的損壞，比如磨損、霉斑、色斑等等……，仍然可以通過修復恢復紙質載體上的信息.但是，電子文件載體一旦遭到回春的危害，就將損失局部或全部信息，無論采取什么樣的手段也沒用辦法在計算機上讀出原始信息資料.這樣，電子文件載體就失去了保存價值.因此，無論電子文檔載體的使用還是電子文檔載體的保存都要嚴格防塵措施.

3.3 機械振動和外來磁場對檔案載體的影響

眾所周知，機械振動和磁場對紙質檔案載體不會產生任何損害，而對電子文檔載體來講，危害卻不可忽視.磁性載體在外來磁場的作用下，使之發(fā)生消磁或磁化，直接造成信息失落，破壞載體信息，很大程度上影響了讀出效果.另，機械振動會使磁性載體材料中的磁分子排列次序發(fā)生變化，造成剩磁的衰減，從而破壞記錄的信息資料.因此，磁性檔案載體的保存一定要遠離磁場，并將磁性載體保存在具有抗磁化的金屬容器當中，也要避免強烈的機械振動.

3.4 有害氣體和光源對檔案載體的影響

有害氣體對紙張的影響主要表現(xiàn)在紙張發(fā)生氧化反應和水解反應，致使紙張的強度韌度降低.光線影響，特別是紫外線光波，使電子文檔收到的損害更多.對檔案載體保存有害的氣體主要是硫化氫、二氧化碳、氯氣和二氧化硫等等，都具有酸性，起氧化反應.可腐蝕破壞光盤和氣體磁性載體，使光盤的盤基、磁帶的帶基老化和磁粉脫落，使電子文檔的信息丟失.光線、特別是紫外線也能使電子文件載體發(fā)生光氧化反應，致使帶基、盤基老化而強度下降.除此以外，紫外線的能量也足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導致信號衰減，直接使磁性載體中的記錄信息的丟失而影響讀寫效果.

4 技術因素對電子文檔載體和紙質載體壽命的影響

紙質文件的形成有一定的穩(wěn)定性，其形成的材料——紙張的特點是：紙質、字跡材料和字跡三者永遠地結合成一體，其壽命與環(huán)境條件以及其內部因素緊密相關.而電子文件載體的壽命與其內部諸因素相關外，還和保存環(huán)境條件相關，更與電子信息技術革新密切相關.電子文件的形成是要通過計算機來完成的，通過電子計算機程序將信息與載體相結合在了一起，因此，要識別電子載體的信息必須要通過計算機才能識讀.但是，計算機技術是日益更新的技術，一旦保存技術過時，載體上的信息也相當于保存過時了，信息就無法讀出.電子信息技術過時表現(xiàn)在每天都有的技術革新；另一方面是技術的革新，舊的儲存技術無法在更新的計算機中長久保存，還有商業(yè)性的因素，每個電子產品或電子文件設備的生產都是由沒有同意標準的很難有配套的，單個廠家一旦破產或轉型，那么識讀這種電子載體的可能性就極小了.就一般情況，絕大多數(shù)的電子文件載體的預期保存壽命都超過了能識讀它的硬件和軟件的技術期限.因此，極易出現(xiàn)的技術過時對電子文件安全性的影響是非常大的.所以說，電子文件載體的信息如果要長期保存而言，技術過時比環(huán)境造成的載體損壞的影響更為嚴重.就技術過時問題，歐美國家只在理論上提出了幾種辦法來解決：（1）將閱讀電子文件的設備與軟件保存到某種技術博物館中；（2）在紙與縮微膠片上制作拷貝；（3）將電子文件轉換為盡可能中性格式的文檔.這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力.最近，信息專家提出了用標準化的方法，即用國際標準化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標準，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進行互換.這種方法不失為解決技術過時的新途徑.

5 紙質載體和電子信息載體保護的差異

紙質檔案保護工作的目標是使檔案的載體——紙張，以文字記錄的信息就得以保存.對電子文件而言，信息與載體是可分離的，使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險.此外，電腦病毒通過修改其它程序，并把自身的拷貝嵌入而實現(xiàn)對其它程序的傳染.因此，如何保護信息不受損害是電子文件保護的重要課題.

目前，保護電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術途徑主要有防火墻技術、存取權限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等.其中，數(shù)據(jù)加密法是指按確定的加密變換方法對未經加密的數(shù)據(jù)作處理，使其成為難于識讀的數(shù)據(jù)；數(shù)字水印法是利用某種技術方法把作者的標志，如印簽、花紋等隱藏于電子文件中，這些標志是不會被拷貝的.這些保證了電子文件信息的唯一屬性.數(shù)字時間印章法用來確保電子文件信息的真實性和原始性不受損害，電子文件的加密和解密技術都在不斷地發(fā)展.