如何提高會議的效率和效益

王智華

（赤峰供電公司，內蒙古 赤峰 024000）

沒有多少人喜歡開會，“文山會海”表達了人們對開會的無奈.但不容否認，全球所有組織，大到國際政界，小到一個企業，依然需要通過頻繁開會來實現團隊溝通.也就是說，“會”本身并無過錯，之所以讓人頭疼，究其原因是會議的低效和冗長.也就是說，優質高效的會議可以推動企業健康發展，潛在著一定的經濟效益；低效冗長的會議，不僅造成人力、物力、財力的浪費，更重要的是不利于培養和營造務實高效的工作氛圍，甚至成為影響企業發自的羈絆.提高會議的效率和效益，關鍵是要抓好會前、會中和會后三個環節的管理.

1 會前要精心準備

無論會議規模大小、規格高低，都不能疏忽會前的準備工作，這直接影響著會議效果.

首先，設計好會議議程和議題.會議主辦部門，通常都會在會前設計好要討論的議程和議題.比如：總結上月工作、安排下月工作，溝通重要事項、重要項目的實施情況、提出新項目或課題等.但許多主管領導卻常常忽視一件事，就是議題雖然設計好了，但是需要達成的目標、需要決定的要點、采取什么樣的溝通形式，卻沒有提前考慮好.于是，會議用于溝通和討論的時間就會比較長，甚至達不成結果.

因此，會議主辦部門和專業主管領導在會前要做的是加法，盡可能將議題細化；討論什么議題、達成什么結果、實施方案、完成時間等都要有明確的設定；而在會中，則要做減法，要把議題清晰地引到設計好的方案中.

其次，會前要公布議題.主辦部門不僅要自己清晰議題，更要讓參會人員知曉.很多會議，參會人員在會前對要討論什么議題都一無所知，會上臨時熟悉討論資料，將導致會議時間延長，同時因考慮不周，可能導致發言的效果不佳、針對性不強，甚至偏離主題.

因此，會議主辦部門要盡可能在會前一兩天通知大家會上要討論的內容，可以讓參會人員有一個比較充分的思考和準備.討論比較復雜的課題時，主管領導或會議主辦部門應提前召集關鍵參會人員進行溝通和協商，盡可能就項目的實施方案、措施、責任單位和完成時間等內容達成一致意見.討論重要事項時，應在提前會商的基礎上，將討論內容和既定方案發至參會人員征求意見，綜合各方意見進行修改后，再提交會議討論，這樣可以大大提高會議的效率和效益.

再次，要確定好參加者.有的會議討論事項涉及的部門和單位較多，這種情況下，大多會議主辦部門都會選擇所有內容都大家一起討論，好多些參考意見.但事實上，讓許多與議題關系不大的人參加會議，會讓會議效率變的更低.比如：非相關人員在不明情況下發言，其意見的參考價值不大，同時延長了會議時間，也浪費了發言人的時間和精力.再如：只有十幾個人參加的會議，參會人員對自己部門的任務和責任會記錄的更加清晰，上百人參加的會議，則昏昏然不知所云者眾.對于參與某項工作，但任務不多、關系不大的部門，會議主辦部門可以通過會前征求意見等方式精簡參會人員.對于有必要讓更多人了解的會議部署，可以由主辦部門進行會后通報，或者印發會議簡報.

2 會中要抓好控制

會中控制，體現著會議主持人的智慧與能力.開會過程中，如果主持人對設計好的會議議題和相關方案把握的不夠準確，進程中往往會出現“跑題”現象.

首先，要明確會議討論方向.在會議中，常會出現討論層面不清晰的情況.比如：有的人在討論戰略層面，而有的人已經在討論戰術層面的問題了.有時候，會議看似開得很熱鬧，可一總結才發現，還是有些既定議題沒能最終確定下來.因此，會議到底是要討論戰略還是戰術、討論方案還是措施，主持人首先一定要清晰.

其次，要抓住會議關鍵人物.在任何團體和活動中，都會有關鍵人物，他們具有一定的影響力和說服力.因此，盯緊他們的表現和言論，隨時引導和糾正他們的討論方向，就能使會議效果事半功倍.同時，會議主持人應明確自己的立場，不可把自己當成局外人：讓他們去討論吧，自己只是組織者和教練員.但也不能相反，主持人和會議主辦部門一定要明確：開會的目的是為了汲取更多人的智慧和意見.

再次，不要讓氣氛淹沒實質.有時，為了營造溝通氛圍，有人在發言中，說了句題外話或是笑話，接下來的發言者，可能一不注意就引申到其他內容上.其實，“跑題”很多時候都是不由自主發生的.因此，主持人此時就要及時“喊停”，如果一個議題，被四個人說跑了題，那么離題就已經十萬八千里了，這完全是一個級數效應.

3 會后要善于總結落實

會議結束前要認真做好會議總結，會議結束后要切實抓好會議決定事項的落實工作，這是確保會議效益的關鍵.首先，要做好會議總結.在一個會議上，通常會對幾個議題進行討論，各項議題都討論過后，會議也就隨之結束了.主持人在會議結束前，一定要適當地總結要點，再次明確各項任務的責任人、工作要點、完成時間等，要將會議上達成的一致成果加以總結.這不僅能讓參會人員再次明確自己的責任，還具有很強的提醒功能.

其次，要做好會議紀要.雖然參會人員都做了記錄，但會議紀要仍是重要會議的一個不可或缺的會議資料.尤其是對會議討論做出的決定，通過的事項，明確的目標、責任、措施、完成時間等內容，是落實會議精神的方向，也是對項目、單位、個人成果進行考核的依據.

再次，會議結果不應用模糊字眼.會議應盡量達成明確結果，減少或杜絕“基本同意”、“大致通過”等模糊詞語.會議結束后，如果沒有確切結果，也應給出下次達成結果的時間.如某項課題的實施條件尚不成熟，可用“暫緩實施、暫不實施”等詞語明確.

最后，要抓好會議部署的落實.會議議定的事項、做出的部署是否能夠得到有效實施，是會議決策轉化為現實生產力的關鍵環節，是會議效益的最終體現.對于議定的事項，應逐一落實責任部門、責任人、保障措施、時間節點、完成時限、所需資金.各責任部門應定期匯報實施進度和具體完成情況，主辦部門應及時協調解決項目實施過程中遇到的困難和問題，評估實施效果，確保各項工作實現閉環管理.整個項目完成后，總結評估項目實施的經濟效益和社會效益，完善相關制度辦法，著手建立長效機制.

4 可以借鑒的經驗

提高會議效率和效益，韓國三星集團曾經出過一本書—《開會就要學三星》.之所以就開會這樣的“小事”出一本書，是因為三星認為，會議文化的差異將直接影響公司的經營業績.在三星會議中，有三個最基本的原則.

第一個原則，周三不開會.對于許多企業而言，開會一般是不會考慮哪天不宜開會的.而在三星，則確定了周三不開會.因為這一天，無論是員工的工作狀態還是業務，都是處于最高峰的時候，一定要抓住這個良好的狀態專心工作.這一點，雖然每個企業各不相同，但總結其中規律，會議的確不是想什么時候開就什么時候開的.

第二個原則，會議時長1小時，最多不超過1.5小時.召開會議時，三星會將一個定量為一小時的沙漏，放置在會議室中，為嚴格遵守會議時間施加了無形的壓力.而三星這么做，也是有科學依據的，專家稱：一個成年人集中精力的時間，大約是兩個小時.同時，為了避免閑談或因無關的事浪費會議時間，三星還采用可使會議效率提高的站立式會議形式.因為，據說人的大腦活動最活躍的時候是在站立的狀態下，并且是確定好了結束時間的時候.

第三個原則，將會議內容整理成一張紙.有時，會議結束了，至于談了什么、結果是什么、必須實施的內容就記不清楚了.因此，三星規定：會議內容要有專人整理好，發給參會人員和相關人員.同時，這份紀要一定要是簡潔的一張紙.

通過抓好會議三個環節的管理和學習三星集團的會議經驗，我們或許就能夠有效地解決“只會不議、議而不決”、“一題復議、一題多議”、“議題不清、跑題偏題”等開會中的常見問題，從而召開一個高效率、有效益、見實效的會議.

〔1〕曉莊.開好會議有訣竅[J].中外管理，2011（4）.