論新形勢下對高校教學秘書素質(zhì)的要求及隊伍建設

劉燕華

（東莞職業(yè)技術學院，廣東 東莞 523808）

論新形勢下對高校教學秘書素質(zhì)的要求及隊伍建設

劉燕華

（東莞職業(yè)技術學院，廣東 東莞 523808）

高校教學秘書是學校院系、教師和學生溝通的橋梁和紐帶。教學秘書是高校教學管理成員之一，是基層管理者，在新形勢下，教學秘書的工作在教學管理中隨著高校的發(fā)展日益突出.本文結合自己近5年在高職院校從事教學秘書的工作實踐和體會，分析新形勢下高校教學秘書應該具備的教學管理素質(zhì)，并提出了建設教學秘書隊伍的措施.

高校教學秘書；教學管理；管理素質(zhì)；隊伍建設

“教學是立校之本，科研是強校之路”，教學工作是高校重中之重的工作，而教學管理的好壞直接影響著教學工作的好壞，而教學秘書又是教學管理好壞的關鍵所在，顯而可見，教學秘書素質(zhì)的高低、能力的大小、工作質(zhì)量的好壞直接影響到高等學校的發(fā)展和未來.因此，教學秘書必須在新的形勢下，不斷提高自己的綜合能力和業(yè)務素質(zhì)，發(fā)揮助手秘書、組織協(xié)調(diào)等作用.而且，作為高校必須重視教學秘書工作，提高教學秘書的職業(yè)素質(zhì)，讓教學秘書工作成為高等院校實施教學管理可持續(xù)發(fā)展的重要保障.

1 新形勢下教學秘書在高校教學管理中的“角色”及定位

教學秘書是高校教學管理基層的管理者和執(zhí)行者，它是接受院領導和教務處的業(yè)務指導，是系領導實施教學管理的得力助手，是聯(lián)系老師與學生之間教學活動的橋梁和紐帶，起到承上啟下、協(xié)調(diào)溝通學校教學管理工作信息渠道的作用.

總的來說,教學秘書扮演的是“服務教學、服務教師、服務學生”的角色，其定位應該是高校中的教學管理者，即協(xié)助系主任和教務處做好教學常規(guī)管理工作.在新時代下，教學秘書不能僅滿足于做一般教學管理工作，而且還要充分發(fā)揮自己的主觀能動性，不斷提高自己的綜合能力和業(yè)務素質(zhì)，做好院系領導的“助手秘書”，同時發(fā)揮組織協(xié)調(diào)、教學改革等作用，特別對學生進行“管理育人”的等作用：

1.1 發(fā)揮助手秘書作用

教學秘書主要協(xié)助院領導管理全院教學工作，院（系）領導是決策人，而教學秘書是決策執(zhí)行者.作為院（系）領導，在管理上不可能面面俱到，那么，教學秘書在執(zhí)行決策以及處理一些突發(fā)性、偶發(fā)性事件時，根據(jù)當時的情況，在不違背原則的情況下可以靈活處理.如臨時調(diào)課、停課等

1.2 發(fā)揮組織協(xié)調(diào)作用

教學秘書的組織協(xié)調(diào)的目的就是使學校的教學資源的有效配置和教學效應得到最佳發(fā)揮，所以在學期開始，就要完成上令下達，下情上報工作，要將學校、教務處的各項規(guī)章制度以及相關規(guī)定傳達到學院各位老師或?qū)W生，而且要做到及時準確，使教學工作井然有序.處理師生關系上，要使全院成為一個堅強的整體，擰成一股繩，不僅要靠領導的力量，還有賴于教學秘書發(fā)揮組織組織協(xié)調(diào)作用，協(xié)調(diào)各種關系，緩和矛盾，營造和諧、友善的工作氛圍.

2 新形勢下對高校教學秘書的素質(zhì)要求

綜上所述，教學秘書不只是服務教學、服務教師、服務學生的“通信員”、“勤雜工”，教學秘書對高校的教學質(zhì)量管理起了相當大的作用.在新形勢下，高校教學秘書工作內(nèi)容多，范圍大，且不限于一般教學管理工作，協(xié)調(diào)、服務、監(jiān)督和管理等工作要做得面面俱到.在繁重但又看似平常的工作中，要認真細致，如果協(xié)調(diào)不好，可能造成教學事故，嚴重影響教學質(zhì)量和教學秩序.因此，在新形勢下對一位優(yōu)秀的教學秘書應具備良好的職業(yè)基本素質(zhì)可概括為：具備四種能力，樹立兩種精神，認真履行好崗位職責.

2.1 具備四種能力

2.1.1 具備過硬的文化專業(yè)知識和計算機操作技能.高職院系專業(yè)多，專業(yè)性強，課程又各具特色，這就要求教學秘書除了應具備本學科專業(yè)知識以外，還應熟悉本部各專業(yè)的人才培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標、培養(yǎng)要求、主要課程、主干學科和實訓環(huán)節(jié)、教學進程安排、各課程的學分分配等，以便更好的協(xié)助系主任制定開課計劃和有關課程設置及相關問題做出合理的解釋，因此教學秘書還必須熟悉的應用計算機進行相關的教學管理工作，既能提高工作效率，又能降低誤差.

2.1.2 具備高水平的表達能力.教學秘書必須具有良好的書面表達能力，如起草清晰、簡明的文件，整理材料寫出概括、嚴謹?shù)膱蟾娴鹊?同時應具有口頭表達準確、簡潔、生動、流暢的能力，并能將二者有機地結合起來，產(chǎn)生良好的整體效應.

2.1.3 具備較強的組織和應變能力.教務秘書經(jīng)常要組織一些教學輔助活動，如召開期中教學質(zhì)量評估座談會，期末考試動員會等活動，這就要求教務秘書要表達清晰，善于把握時機，組織安排妥當，形式要多樣，內(nèi)容要豐富，期待達到理想的教育、教學目的.同時，高校教學秘書要注重提高自身在教學管理工作中的應變能力，對于突發(fā)的教學事故采取有效的處理辦法，可以在一定程度上給教師、學生挽回不利的局面.

2.1.4 具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力.溝通協(xié)調(diào)能力就是要做好信息傳遞，處理和反饋工作；做好上情下達，下情上呈的工作.教務秘書在處理系內(nèi)外的教學管理事務中處于核心地位.這就要求教務秘書既要堅持原則，又要在原則允許的情況下做出靈活的處理，注意處理個人與領導和外界的關系，做到自覺地服從上級，主動地配合同級.不能簡單地把自己看成是“傳聲筒”和“收發(fā)室”，尤其是要努力創(chuàng)造一個良好的環(huán)境，化阻力為動力，更好的實現(xiàn)工作目標.

2.2 樹立兩種精神

2.2.1 既要有奉獻精神，又要有方法.教學秘書扮演的是“服務教學、服務教師、服務學生”的角色，面對性格迥異、受教育程度、生活環(huán)境不同的教師和學生，使教學秘書的服務對象有了特殊性，服務的難度加大.由于教師和學生是學校的主體，因此，教學秘書的工作必須具有奉獻精神，建立在真心誠意服務的基礎上，急教師所急，解學生所難，任勞任怨，全心全意為教師和學生服務.同時，教學秘書的工作又有必須有方法，就是要求教學秘書必須具有彈性的人格魅力，具藝術性的說話口碑、與時俱進的創(chuàng)新思維，能高標準、高質(zhì)量的全力以赴保障好、組織好、完成好各項工作.

2.2.2 既要有敬業(yè)精神,又要有服務意識.教學秘書的工作主要是服務性工作，很多是瑣碎的，任務繁重，這就要求教學秘書既要有敬業(yè)精神，又要有服務意識.教學秘書必須把服務作為基本職能，充分認識和理解服務的崇高偉大，樹立自覺服務的角色意識，在教學活動中甘當配角，真誠熱愛配角這一角色，把自己的全部熱情和精力投入到服務活動中去，像春蠶吐絲一樣一絲不茍、嚴謹認真，富于主動精神和責任感.

3 建設高素質(zhì)的教學秘書隊伍之可持續(xù)發(fā)展措施

由上面我們可以看出，教學秘書隊伍作為教學管理隊伍的主力軍，發(fā)揮助手秘書、組織協(xié)調(diào)、教學改革等作用.但是在高校中，教學秘書總是處于弱勢群體，無論在職稱評審上，還是業(yè)務學習和干部選拔上都得不到應有的重視；另外，教學秘書的思想政治意識談薄，綜合素質(zhì)參差不齊.因此，建設一支可持續(xù)發(fā)展的教學秘書隊伍，提高管理水平，是高等院校迫切急需研究的課題，也是高等院校實施教學管理可持續(xù)發(fā)展的重要保障.具體措施如下:

3.1 轉變觀念，重視教學秘書工作，完善教學秘書管理體制是先導

教學秘書責任大，精神壓力大，但是長期得不到重視，更有甚者說：教學秘書的工作就是“跑腿的差”和“傳話筒”，為此教學秘書隊伍的思想波動，工作中，看不到自己的未來和希望，因此，明確教學秘書相應的職責和權利，確保工作的順利進行，穩(wěn)定教學秘書隊伍，激發(fā)教學秘書工作的積極性和主動性都起來非常重要的作用.

首先，建立健全績效機制，細化績效考核，從定量和定性兩方面進行評價和評估，重點考核教學秘書的“績”，給予優(yōu)秀的教學秘書雙重獎勵即物質(zhì)獎勵和精神獎勵，讓每一位教學秘書都能感覺到有良好的發(fā)展前途與方向，增加其優(yōu)越感和歸屬感.

其次要明確教學秘書的職責范圍,賦予其適度的管理權限,以體現(xiàn)教學秘書崗位的重要性；使其感覺到重視，更好的穩(wěn)定教學秘書隊伍.

再之,必須建立人才隊伍合理流動機制，高校應及時補充新生力量，為教學秘書的晉升和轉崗提供儲備力量.因此，要預先做好培養(yǎng)開發(fā),以“老”帶“新”,縮短新秘書進入角色時間,這將對教學管理工作起到非常重要的穩(wěn)定作用.

3.2 嚴格要求，加強學習提高，強化教學秘書的綜合素質(zhì)是關鍵

高校教學秘書工作不同于一般的行政管理工作,是一項科學性、知識性和實踐性很強的工作，所以教學秘書不僅要有思想理論知識而且要有熟悉的業(yè)務水平.在新形勢下，要建立健全這樣一支專業(yè)水平過硬的教學秘書隊伍，就要求教學秘書要系統(tǒng)地掌握教學管理的知識,熟悉學校教學管理的各項規(guī)章制度,還要熟悉掌握本部門的教學特點,了解相關部門的教學特點.只有具備以上的教學管理知識，才能不斷更新教學理念，才能更好的提高管理水平，實現(xiàn)“內(nèi)行”管理.

同時，各級領導應給予教學秘書提供一系列的培訓，外出參觀學習的機會，定期研討、組織學術活動、接觸新思想、新理念，共同提高業(yè)務水平；給教學秘書進修的機會，加強理論知識的學習和綜合素質(zhì)的提高，關注前沿的教育教學方面的動態(tài)，提高自身的綜合素質(zhì)，提高管理水平.

3.3 注重規(guī)范管理,強調(diào)教學管理的創(chuàng)新能力的提升是質(zhì)的飛躍

教學管理的創(chuàng)新是教學秘書順利完成教學管理工作的重要條件，也是教學秘書工作能力強弱的重要體現(xiàn)，有了科學的工作方法，教學秘書工作才能收到事半功倍的效果.從教學秘書工作的特點看，配合新時期高校教學管理改革和發(fā)展的需要，教學秘書要從以下幾方面努力探索教學管理的新途徑、新方法和新思路：

3.3.1 首先，工作方法要創(chuàng)新，教學秘書要打破傳統(tǒng)的、呆板的工作方法，提高應急處理能力，不斷更新教學管理知識和理念，努力探索科學的方法，便自己的工作能力和水平不斷提高.科學的管理方法為教學管理工作的順利完成提供了重要條件.

3.3.2 其次，工作手段創(chuàng)新,在日新月異的網(wǎng)絡時代，教學秘書要充分計算機和網(wǎng)絡技術，使之成為教學管理的重要途徑,，通過校園信息平臺發(fā)布教學管理文件等，培養(yǎng)師生每天上校園信息平臺去查閱相關信息的習慣，從而提高工作的效率,使教學管理工作更快捷、更高效.

總之,了解教學秘書的工作內(nèi)容，明確其應具備的基本素質(zhì)，重視教學秘書隊伍建設,注重對他們的培養(yǎng)與提高,支持和尊重他們的工作，提供合理的職業(yè)發(fā)展空間，創(chuàng)造條件激發(fā)他們的工作積極性和能動性,提高工作效率,使他們增加工作的優(yōu)越感和歸屬感，對穩(wěn)定教學秘書隊伍,保證教學活動的順暢進行起到非常重要的作用.與此同時,教學秘書也要注重自我完善,這樣才能真正為提高高校教學管理水平和培養(yǎng)高質(zhì)量的學生奠定堅實的基礎.

〔1〕賈玲.淺議院系教務秘書工作在高校的地位與作用——兼談教務檔案工作 [J].江蘇教育學院學報 (社會科版),2005(11).

〔2〕孫靜.淺析如何做好新時期高校教學秘書工作[J].太原大學教育學院學報，2009（B06）.

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