圖書館采編業務外包可能出現的風險與控制措施

時曉鵬

（河南省圖書館，河南 鄭州 450052）

所謂圖書館業務外包，就是將圖書館內部重復性的、非核心的工作交給外部機構或者獨立工作者的第三方，由他們來為圖書館提供服務.圖書館的業務外包是很普遍的，圖書館這樣做能夠節約成本，提高工作效率.目前，我國的圖書館采編業務的外包主要是指將圖書館中的文獻采訪、編目等業務部分或者全部交給委托機構來完成.

1 圖書館采編業務外包的優勢

1.1 節約購書經費

隨著我國教育的發展，圖書經費不足制約著學校的發展，相對來說，盡管領導給予了更多的重視，但是還是不能解決問題.為了節約成本，讓圖書館有限的經費發揮最大的作用，圖書館選擇把圖書采編業務外包給相應的企業或者機構，這一措施有效的緩解了圖書館經費的緊張.圖書供應商采用企業化管理和規模化經營，有著強烈的競爭意識，所以，要完成同樣的任務量，圖書供應商的投入顯然是低于圖書館的.就拿圖書的編目數據來說，網絡技術的發展使得圖書館編目業務已經進入到聯機編目階段，可以利用國家圖書館聯機編目數據中心和CALIS高校文獻保障服務系統來進行圖書館編目業務.很據相關統計資料顯示，我國每種書的原始分編成本是在10-15元之間，但是從CALIS套錄數據或者由書商自己提供分編數據的成本要低很多，所以，很多圖書館都把采編業務外包出去.

1.2 提高工作效率

圖書館的硬件是學校要提高辦學質量的一個方面的指標，學校進行升級時必然會購買大批的圖書，這就增加了圖書館的工作量.一般來說，一本新書從購買到初加工，再到典藏上架，和讀者見面，大概需要一個月的時間，甚至更長的時間，這么大的工作量，再加上以前圖書館工作人員本來就少，就會導致圖書積壓待編，這就影響了學生的讀書活動.當前知識更新速度飛快，圖書耽誤時間長了就會失去響應的閱讀價值，尤其是科技性強的圖書.但是如果把這些工作交給企業去做，從編目數據、圖書埋設磁條、加蓋館藏章、貼條形碼、貼書標、典藏上架一條龍的服務，這樣就會提高效率，節約很多時間.

1.3 彌補圖書館人才資源的不足

以圖書的分編加工為例，如果使用一個正式員工，這個員工的最低工資福利至少在2萬元以上，但是在現代市場經濟下，為了提升競爭力，很多公司提供了圖書加工的一條龍服務，因此，原本屬于圖書館的工作被轉移到這些服務機構里去，圖書館也就因此節約了人力和財力.由于圖書館采編業務基本都是安排給圖書館職工的家人或者相關關系人，這些人水平不一、參差不齊，尤其是技術質量不過關.一些技術含量高、專業性較強的崗位沒有人上任，就算上了崗也是忙于申請、評定各種職稱，這就嚴重影響了他們的工作激情，以及繼續深造的意愿.所以，爸圖書館采編業務外包，可以緩解當前圖書館人力資源不足，工作人員工作能力不足的局面.

2 圖書館采編業務外包存在的風險

盡管圖書館采編業務有不可代替的優勢，但是在外包時還是會出現一些風險，這風險既有來自外部承包機構，也有來自圖書館內部的.

2.1 引起人力資源的風險

在圖書館中，采編部分是很重要的部門，也是技術含量最高的部門之一，他們一直都有一種優越感，假如把采編業務外包了，他們的工作的積極性將會受到打擊，長久之后，工作人員便會慢慢的喪失責任感，信息學習的能力和應用能力也會相應的降低.同時，工作人員也會抵制業務外包，并對服務商產生不切實際的期望.人力資源的風險還體現在外包服務商的軟件和硬件技術人員、操作管理人員的配備的合理性方面.

2.2 鎖定風險的負面影響

所謂鎖定風險，是指圖書館難以擺脫與服務商的交易關系，除非圖書館愿意支付高額的轉移成本.服務商可以利用鎖定風險來要挾圖書館采編業務外包的續談，使得圖書館接受對自身不利的條款，一旦不愿意接受這個協議，就要付出昂貴的轉移費用.將圖書館業務外包最大的風險就在于業務很有很能收不回來.同時，業務外包也會使得內部工作人員失去鉆研業務的動力.

2.3 選擇外包服務商時的風險

在進行業務外包時，服務商很有可能隱瞞對自己不利的信息，向圖書館提供誤導性的信你，以獲取自身的利益.這主要是源于圖書館和服務商信息的不對稱，圖書館會因此錯過了擁有優質服務質量的服務商，導致業務外包達不到圖書館的預期要求.

2.4 業務外包面臨的道德風險

圖書館在進行過業務外包時，圖書館與服務商之間是一種“委托——代理”的關系，這種關系表明了，圖書館和服務商之間的利益是不一致的，服務商會在業務洽談的時候故意隱瞞信息和隱藏知識，這樣就會使得圖書館處于不利的位置，這同時也加大了圖書館業務外包的管理和監督，增加外包管理和監控的成本.

2.5 外包服務商能力限制

隨著社會的進步，圖書館不斷升級，其要求也在不斷提高，這就對外包服務商提出了更高的要求，它不僅要求服務商能夠提供與圖書館一致的要求，還要具備使用各種變化的能力和創新的能力.但是在目前的服務商不能滿足圖書館采編業務的要求，或者不能提供具有競爭優勢的價格.

2.6 質量效用的風險

圖書館采編業務是一種后驗性產品，也就是要在工作完成之后才能體驗到產品質量的好壞.圖書館正是因為人力有限，才把業務外包，所以沒有充足的時跟蹤服務商的實際運作當中，無法有效約束和監督服務商，控制外包月的質量.服務商在短期之內難以掌握圖書館的專業的業務技能，他們就有可能在工作過程中得過且過，不對業務負責任，這就可能會影響都圖書館外包的采編業務的質量.

3 圖書館采編業務外包的風險控制措施

3.1 慎重選擇承包商

要設立專門的質檢員，定期的對承包商的業績進行考核和監督，并明確圖書外包編目的規則以及相關的注意事項，仔細記錄其編目的流程和步驟，以提高對其的質量控制.

3.2 與承包商建立互信的合作伙伴關系

為了在責任上達成共識以及合作效益的成效，圖書館應該和承包商之間保持常規化的交流和溝通，建立起互信的合作伙伴關系.因為只有雙方都在相互信任，相互理解的基礎上進行合作，才能使業務外包順利有序的推進.

3.3 重視一些核心業務的推進，以便提高圖書館的核心競爭能力

所謂核心競爭能力是指某一組織內部一些技能的互補和知識的結合，能夠組成使其在一項或者是多項業務在相關的領域都能達到一定的競爭水平的競爭能力.圖書館核心競爭力是指圖書館能夠及時掌握并適應用戶的需求，它是圖書館存在和保障圖書館發展的獨特能力.進行業務外包能夠使圖書館把主要精力放在建立圖書館的核心競爭力上面，提升圖書館為讀者服務的水平和良好的形象，保障圖書館的長足發展.

3.4 加強過程監控與成果評估

圖書館要把業務外包，就必須做好相應的管理和監督工作，要對采編業務及時進行監測評估，采取各種方式對服務商進行檢查，及時了解他們的工作動態，不斷糾正服務商在工作中出現的偏差，加強工作方式和工作內容的創新，不斷適應圖書館在新的形勢下的要求，從而達到整合資源，節約成本，提高效率的統一.

綜上所述，圖書館采編業務進行外包自有她的優勢，它能為圖書館節約成本、提高工作效率，但是在外包的過程中，要進行分析，發現優勢，采取各種積極有效的措施對其進行分析、評估、控制和規避，只有這樣，才可能保證外包業務的高質量.

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