專業評估對民辦高校二級學院檔案管理的影響

李桂娥

（仰恩大學，福建 泉州 362014）

專業是高校最基本的教學單位，其建設和發展是學校辦學的基礎，是影響高校辦學整體水平的關鍵.[1]專業評估作為一種高等教育質量保障活動，是評估主體依據一定的評估目的和標準，利用可行的評估手段，對高校專業所進行的價值判斷的過程，它既是對高校各種專業教育質量的評判的過程，也是高校水平評估的重要組成部分，是我國高等教育評估的一種重要形式.它對促進學校學科專業建設和提高教學教育質量方面起到指導性的作用.

專業評估主要是對該專業的專業建設、人才培養方案、師資隊伍、教學條件及利用、教學過程及管理、實踐教學、學生畢業論文設計、專業實習等專題進行考察評估，這些都是需要有實質的原始材料進行佐證，這就對該專業的院系檔案管理提出了高要求.從專業設置申請到最后的專業評審是要經過四年的時間，評審院系只有在專業評估的專業評審指標體系的指導下，有意識地、有目的地對相關材料進行積累、保存、整理.評估時這些原始材料才好派上用場，這樣才有更多的條件達到該專業學位評估要求，因此二級學院的檔案管理就顯得尤其重要.公立院校由于有國家政府支持，人員編制比較合理，二級學院檔案管理都會配備檔案管理員.民辦高校由于各種因素的影響，特別是資金的限制，人員編制要求在最少化的同時，要兼顧教學管理最合理化，對二級學院的檔案管理就缺乏重視，這對民辦高校有專業評估的院系會產生不良影響.

1 檔案管理存在的問題

[2]隨著社會不斷的發展，學校的擴招和學院規模的擴大，較大規模的高校一般實行二級學院管理制度，院長負責制.學院的規劃、決策，以及各教學管理運行，都由辦公室來匯集、分析和處理，這種多方面工作和信息的組合，導致學院每學期累積下來的材料越來越多.民辦高校由于人員流動性大，存在工作交接不及時的問題.甚至有的工作崗位遲遲沒有招聘到合適的人，以至于原工作人員走后，也未做任何工作上的交接.等新人上崗接手工作時，完全沒有任何的信息留存，很多問題無從著手，只能重新開始.如果此人再離職，工作沒有繼續向下交接，就會導致此現象的惡性循環.在職人員在工作時需要存檔下來的資料，也因沒能及時的匯總、整理而被誤刪或丟失，最終還是無法完整而有條理的保存下來.根據多年工作的了解，以往很多材料之前都有上交，因堆放凌亂而無從著手查找，更有甚者是完全缺失，連后期補充都找不到依據.當遇到專業學位評估需要原始材料佐證時，只能從堆積如山的材料中翻找，讓人手忙腳亂，這對專業評估是個較大的挑戰，也是潛在的嚴重問題.許多老師對反復提交材料也很反感，對學院的整體管理能力表示質疑，同時讓負責整理專業評估材料老師處于被動狀態，無形的壓力也會影響到工作的積極性和評估準備工作的整體質量，因此民辦高校二級學院有專業評估的院系，應該在專業評估的專業評審指標體系的指導下把檔案管理工作作為一項重要工作加以重視.

2 做好二級學院檔案管理工作的新定位

正確認識二級學院檔案管理的地位和作用,重新做好新定位，對促進學院的發展與專業評估具有積極的意義.[3]高校檔案管理工作既是記錄高校教學工作的重要憑證,又是提高高校教學水平的主要途徑，對教學工作起到一個很好的監督作用.教學材料客觀地記錄了教師的教學工作,包含教師對每學期所任課程的教課記錄 指導學生學習的情況記錄學生成績的評定記錄等,為學校教學評估提供了第一手資料,是高校檔案管理中必不可少的一個重要環節，是高校教學質量評估的重要依據.專業評估主要考察一個學校的教學質量如何,教學成績如何,主要看教學材料收集得是否齊全,材料的文字資料、電子文檔是否合乎規范，所以民辦高校領導要對學院的檔案管理引起重視.

但是許多民辦高校學院領導在思想上和實際工作中存在著一種輕視檔案管理工作的偏差,認為工作只要是完成了就算了事，材料整不整理無所謂，而且許多在民辦高校工作人員，從傳統思想上認為民辦高校不是個穩定的工作，隨時走人的可能性比較大，目前的工作只是暫時的，是個跳板，只要工作不出現太大的批漏就行，這樣容易導致實際從事相關工作的人員就有了懈怠的心理，領導不管，自己只要做好手頭工作就行，從而從思想上根本就沒有想到要對以前從事的工作進行整理、收集，導致學院材料整理沒有具體的負責人與檔案室，材料只管堆積卻無人問津，而且雜亂無章，根本理不出個頭緒.

要想深化民辦高校二級學院改革和專業評估發展,各級領導對二級學院檔案管理的定位必須有一個清醒的認識.二級學院檔案管理是不可或缺的部分，是學院建設發展的基石.要轉變思想觀念，意識到收集、整理原始材料的重要性，把檔案建設同專業學位評估等同起來，加強管理，從而帶動其它各項建設工作，有效地保障學院的工作的良好運作.

3 檔案管理工作的制度和方法

為了使民辦高校學院檔案管理工作更具有科學化的管理方法和系統化的管理制度.[4]學院應根據自身情況制定出符合本院檔案管理的條例和規章制度，以便檔案管理工作有理可依，有章可循.只有制定并嚴格履行檔案管理的各項規章制度,才能切實加強學院檔案的管理工作,進一步推進學院檔案工作的制度化、規范化、科學化,有效地發揮檔案在評估中的作用.考慮到民辦高校中經費問題，院里秘書配備不多，設計出符合本院檔案管理的具體制度，以便學院日后的檔案管理工作可以順利開展具有重要意義.有了良好的開端，接下來的工作便可以順理成章的進行.

學院指定一位秘書或教師兼職檔案管理工作，要求每一位教職工養成有意識地收集手頭工作材料的習慣，并強化這一理念.在每學期末，所有工作人員將自己本學期所做工作，按內容分類歸檔，按照學院統一設置的編碼編寫各自的存檔目錄.其次，由總負責人按照編碼分類，統一匯總存檔目錄，并保存各部門上交的電子版和紙制版的文檔資料.再次，將所有上交的紙制材料，根據存檔分類進行整理和規范.最后，將部分學院的存檔內容上傳至學院的共享文件夾，設置檔案的訪問權限供院系領導查閱.

[5]隨著科學技術的迅猛發展,計算機、網絡的普及與應用,檔案管理者必須學習和運用現代化管理手段,加快檔案管理現代化過程，手工操作與微機操作相結合.院領導要以身作則，率先嚴格執行制度，教育督促員工遵守制度，經常對收集、歸檔的材料進行檢查，特別是專業評估要求提供的原始材料.嚴格按制度辦事，做到用制度管理人、約束人，確保各項工作高效運行，遇到評估時才能從容應對.

4 檔案管理工作的成效和意義

從前由于沒有重視學院檔案材料的收集與整理，遇到專業學位評估的工作，便會亂作一團，幾年內的材料都要翻出來核對、修改和審查.如果哪個學期的資料找不到或不齊全，更是火上澆油.新專業申報審批通過后，要經過四屆的學生才能到最后的專業學位評審.從大一到大四的四年里，所有學生和老師為之付出的心血和努力，都通過一疊疊厚厚的材料說明一切.有了以往的經驗，在檔案管理工作步入正軌后，在專業申請審批通過開始就根據專業評估的專業評審指標體系的指導下，有意識對從學生，教師到學院四年的相關材料逐一歸檔分類，電子版和紙制版的材料對應核查，發現遺漏馬上補齊.這樣就能保證該專業評審的順利通過.

比如學位評估時，專家需要抽取某學年某學期某門課程的教學大綱.首先確定材料類別，屬于教學方面的教務材料.其次，確定材料位置，在檔案室里存放教學材料中教學大綱的位置，可以找到學院幾個學年里所有開設課程的教學大綱.最后，根據具體要求的學年、學期以及課程名稱，在每學期的教學大綱存檔目錄中，便可一目了然的查詢到所要材料的具體位置，很快捷的直接找到文件.有了正規的檔案管理在我院的三個專業學位評審工作中，電子信息工程專業和網絡工程專業，作為校內專業評審的示范專業，展示評估所需的所有材料并接受審核.在隨后的通信工程專業學位評審工作中，也如前兩次的評估結果一樣，圓滿而順利的完成.三次專業學位評估，各項評估指標體系中所涵蓋的材料，都可以從學院檔案室里很快的找到.各項資料即有條理又有標識，而且封面統一，內容完整.由此可見，學院檔案管理工作為專業評估做出了很大貢獻，專業評估對學院檔案管理又起到了引導作用,兩者相輔相成，對專業建設作出各自的重大貢獻.

另外，歸檔的材料大多都是電子版和紙制版并存的方式，紙制的內容翻閱起來有時并不方便，而且如果需要查找某些資料還要親自跑到學院的檔案室才能完成.考慮到更便捷的服務于教師，所以檔案管理工作特別創建了學院的共享文件夾.將學院部分可公開的存檔材料上傳至學院共享文件夾，并設置檔案的訪問權限，供院系領導和老師查閱.這樣不但優化了檔案管理工作，使被動變主動，同時也大大滿足了全院教師的需求，提高了工作效率.

在通過學院多年的管理實踐工作中累積的經驗，足以證明專業評估對民辦高校管理工作的重要性指導作用.相信未來的民辦高校二級學院管理中，檔案管理工作必然會得到更多的重視和肯定，會作為一項由專人負責的管理工作開展起來，并被廣泛的推廣和執行.

〔1〕劉自團.我國高校專業評估：歷史、問題及發展策略.寧波大學學報,2008（08）.

〔2〕李桂娥.高校二級學院辦公室科學化管理的思考.學術問題研究，2011（01）.

〔3〕高力.論高等學校本科教學檔案管理與教學工作水平評估問題[J].檔案學通訊,2007(3).

〔4〕劉艷娟.淺談高校教學檔案管理工作.科技情報開發與經濟，2010（20）.

〔5〕趙黎霞.新時期我國高校檔案管理的現狀及對策研究.信息系統工程，20110720.