基于質量工程背景下的高校教學秘書工作的探究

杜慶才

（蚌埠學院 應用化學與環境工程系，安徽 蚌埠 233030）

基于質量工程背景下的高校教學秘書工作的探究

杜慶才

（蚌埠學院 應用化學與環境工程系，安徽 蚌埠 233030）

教學管理是高等學校管理工作的主要內容之一，教學秘書作為教學管理的一線執行者，其管理水平直接影響教學與人才培養質量.筆者結合自身工作經驗，分析從個人素質、制度保障、工作環境三個方面提高教學秘書的教學管理水平，進而推動高校教學質量的整體提升.

教學秘書；教學管理；工作方法

2007年1月，教育部、財政部實施“高等學校本科教學質量與教學改革工程”，高等育教步入質量教工程的時代[1].而教學質量提高離不開教學管理，教學秘書是高校院、系級教學管理的實踐者，其教學管理水平的高低直接影響著教學和人才培養質量.

1 高校教學秘書主要的工作

1.1 教學準備工作

在每學期開學前，教學秘書必須協助院系領導為實施具體教學計劃做好開學前的準備工作，包括預訂教材、填報教學任務申報表、編排課程表、組織學生選課、打印理論與實驗課表等.

1.2 教學資源分配

課程授課教師的選課與落實，進行排課、教學場地的確定、征訂教材等工作能夠體現高校教學秘書協助教學部門領導對教育資源的分配，而教學資源的分配能夠從側面反映出高校對該課程的重視度，反映出該課程在具體專業中的影響力.

1.3 維持教學正常運行

教學秘書要根據教學計劃管理日常的教學活動，如教學計劃的修訂、排課、調課、期初補考、期末統一考試、英語與計算機等級考試、成績單發放.另外，收集教學運行過程的意見反饋，把收集到的信息及時反饋給院、系領導，便于教學工作的及時改進，提高教學質量，保證教學工作順利完成.

1.4 開展教學督導與評教

高校教學秘書組織教學督導工作的實施，按照學校教學工作要求，開展有效的期初、期中和期末的教學檢查，教學質量評價、教學資料的收集與管理等一系列繁雜的工作.使督導務實、嚴謹、高效、有序地進行，使教師開展規范教學、教書育人和完成教學工作任務，最終達到良好的授課效果.組織學生評教是高校教學秘書的具體工作內容之一，教學效果評價是提供科學的教學決策，加強教學管理，優化教學過程的依據和手段.學生評教活動能從學生方面獲得任課教師授課情況、能力、態度與教學效果的信息反饋，客觀評價教師授課工作的質量，能促進教師提高授課效果，提高教學質量.

1.5 解決類突發事件

教學秘書就像院系教學工作的“消防員”與“急救員”，在教育教學過程中有任何事情發生教學秘書都要沖到最前沿.授課教師在教學活動中可能會遇到一些與教學工作有關的困難，例如：多媒體設備無法正常工作，教師會在第一時間向教學秘書反應情況.教學秘書應當具有高度責任心，積極與高校其他相關責任部門協調、溝通，爭取使影響教學的情況能在第一時間得到解決，從而使教師教學能夠順利開展.

1.6 教學過程的資料管理與存檔

教學秘書還要充當各種教學檔案材料管理員角色.例如：學生考核成績統計表，此表在一定程度上反映出教師授課效果；學生學籍異動情況的資料；學期結束時，各種教學材料、教學相關文件及時進行分類歸檔，留下珍貴教學過程資料，對學校的教學歷史有典藏功效，對教學改革有根本參考依據.

教學秘書的工作具體事務之繁多，李紅研究得出教學秘書日常工作有60項之多[2]，丁曉芳總結有63項[3]，確實能印證教學秘書工作任務之重，加之多數學校就教學秘書工作職責范圍沒有明確的規定，使領導、普通教師、學生無論大事小事，都會找到教學秘書處理，更是增加了教學秘書的工作量，影響了教學秘書正常的工作效率.那么教學秘書如何才能更有效的為高校教學服務呢？下面筆者結合自身的工作經驗談談本人的一些體會.

2 提高教學秘書工作質量的對策

隨著高等教育從精英向大眾化轉變，高校辦學規模與招生人數不斷增加，學生在校學生數普遍比較多，如蚌埠學院10個教學系部，除音樂與舞蹈系學生三百多人外，其余9個系部學生人一般都在一千四百人以上，有的甚至達一千八百多學生，教學管理的業務量和信息量激增的情況，教學秘書都只有一人，如何才能真正提高教學秘書工作質量，應從如下三個方面考慮.

2.1 自身素質與能力的要求

教學秘書的工作之繁重，工作范圍之寬泛，要求其高質量完成工作，必然要求教學秘書自身具備較高的素質.傳統的思維認為教學秘書無非是傳傳話，收收發發文件等一些雞毛蒜皮的小事，已遠不能勝任今天高等學校教育教學管理的需求.以蚌埠學院應用化學與和環境工程系為例，2010年1月底新系成立，當時系部學生人數為七百多人，而2012年9月份開學后，在系的學生人數可達一千八百人左右，教學秘書需要直接服務的學生人數增加到近兩倍半，而教學秘書工作崗位既沒有配備教師助手也無指定的學生協助，工作量激增是擺在教學秘書面前實實在在的問題，那么如何才能順利開展工作，完成本系的日常教學運行任務，筆者本人結合工作的經驗是必須具備較高的自身素質與能力.

首先，教學秘書要有明確的工作理念.作為系部的教學秘書應該是系部領導的得力助手與參謀，協助系部領導順利踐行學院和系部日常教學運行，實施既定的人才培養方案；作為教務處與系部溝通交流的關鍵結點；是系部領導、教師、學生三方面的紐帶；同時也是系部與兄弟系部以及學院其他相關部門溝通的橋梁.這些方面就要求教學秘書較高的業務素質，熟悉教學管理各項規章制度，較高與人溝通能力，和善于總結工作經驗的能力提升自身應對工作中各種困難.

其次，合理利用時間.由于教學秘書工作性質、工作時效強、工作任務繁多，所以，客觀上需要教學秘書掌握科學工作方法.總體上來說教學秘書的工作還是有一些規律性的，一般說每個學期教學秘書有三個時間段特別忙，即開學、期中、期末三個階段.開學前后大量提前準備工作需要教學秘書完成與落實，如補考的安排，補考試卷批閱與成績的提交、存檔；任課教師的理論與實驗授課課表、班級學生課表發放與通知必須要落實到系部的每一位師生員工以及兄弟系部與本系有業務往來的師生；教材與教本的發放等等一系列具體問題的落實都要靠教學秘書具體落實.期中階段主要是教學檢查、學生畢業設計（論文）落實、師生有關教學座談會的召開與意見的征集與反饋、下學期課程的落實、教材的預征訂、期末考試卷的征集等工作，雖然時間要求不是過于集中，但是相關教學事務具體內容較多，必須提前落實而不能遺漏.期末事務更多更雜更急，期末階段的陸陸續續的課程考試就是一項系統而復雜的工作，如試卷的收集、初審、制樣卷、校對、打印，密存、考試的時間與場地的安排、試卷分分發、成績的催交、核對與存檔；教學材料的歸檔等工作都是件件時間緊、任務重、工作量大.除了正常的三個時間段的工作外，還要不時接到教務處、系部領導布置大量臨時工作，說是臨時工作，可是臨時性工作往往時間要求急，往往必須馬上就做、就完成.如教師臨時的調停課、班級課程的臨時變更，必須馬上通知到當事各方，教室臨時借用、文件領取、打印資料和緊急通知等事宜.高等學校教學工作無小事，所以，教學秘書就必須學會科學合理分配工作時間，“三期”工作抓緊做，臨時工作馬上做，平時工作擠時間做.

再次，工作方法的轉變.教學秘書工作性質最突出的特征就是及時與領導、教師、學生溝通.因此，教學秘書應該熟練掌握現代化的辦公技術，在與人的溝通上，更多的要學會搭上網絡技術的通訊方式如飛信、QQ、E-maile、手機和電話等方式方法，這樣會極大地提高工作效率和工作的質量.

2.2 保障機制的建立與完善

在質量工程為主題高等教育的背景下，高等學校教學管理的要適應這個主題，就必須具備一支既懂教學又懂教學管理的教學秘書隊伍，是高等學校教育發展的必然趨勢.怎樣才能形成一支專業化程度高又十分穩定的教學秘書隊伍呢？筆者以為只有切實的從保障機制上的建立與完善上下功夫，才能形成這樣良好的局面.

領導支持是基石，現在大多地方院校由于種種原因，對教學秘書多是重使用輕管理，教學秘書面工作順利開展并且還能取得一定的成績，主要是學院領導、教務處、系部領導對教學秘書工作的大力支持.怎樣才能獲得連續性的支持呢？就必須建立與完善保障制度，有了保障制度，不會因為領導變更而使支持出現忽冷忽熱的現象.

2.2.1 使用與管理并行.教學秘書的順利成長為專業教學管理人才，不但靠自身勤奮不斷的學習，而且還要靠制度強力保障去學習.教學秘書成天忙于具體事務處理中自然也能從中學到一定管理知識，但是，隨著高校教學管理的理念、模式以及知識的更新，學校就必須在使用教學秘書的同時，不斷的給予教學秘書一定培訓與交流的機會.就像蚌埠學院對輔導員隊伍的管理與使用一樣，每月至少全院輔導員在一起學習與交流經驗，至少每帶完一屆學生不少于1次以上外出學習與考察的機會，這要靠制度保障實施，而近幾年學院幾乎沒有顧上教學秘書培訓與學習，主要就是沒有制度作為保障的原因.只重使用而不管理提升教學秘書的專業素質，如何才能快速的開闊他們的視野、更新觀念，借鑒先進的教學管理經驗，提升業務能力呢？所以，只有始終重視教學秘書的管理，把在崗前培訓與在崗培訓相結合，把外出學習與考察學習相結合、把聘請校外專家與校內專家介紹最新教學管理與教育發展趨勢相結合的辦法，才能更好培養與建設一支專業的教學秘書隊伍，才能提升本校總體教學管理的水平.

2.2.2 激勵與懲罰并行.教學秘書工作的激勵與懲罰，其先決條件是工作職責的明確，一個工作范圍不明、責任不清崗位，不相干的工作都推給教學秘書去做，要保質保量完成這樣的崗位工作是不現實的.量化工作、責權明晰、按勞取酬并結合崗位特征進行激勵與懲罰.教育部2006年24文規定輔導員與服務的學生比例不超過1:200，而現實的情況確實教學秘書服務對象往往是幾倍甚至十倍輔導員，收入卻比輔導員低的多，明顯不合情理.以蚌埠學院為例，同級的輔導員比教學秘書多百分之十崗位津貼，另外有交通補貼以及按學生人數每月的人數補貼，并且年終考核輔導員單列優秀指標，這些方面都與教學秘書無緣.干好干壞一個樣，工作積極性得不到調動.只有做到獎罰分明,按勞結合崗位取酬,從而才能加強教學秘書的管理意識、服務意識、學習意識,才能真正落實科學發展觀中以人為本的管理觀念.

2.2.3 提升與淘汰并行.高校應盡快建立和完善各項管理制度，加強教學秘書的科學管理，完善崗位考核管理，學校領導尤其是教務處主要領導與系部領導，在充分肯定教學秘書工作的地位和作用，切實提高教學秘書的政治待遇.對于稱職的教學秘書，應該在職稱評審、干部的選聘給予一定提升機會.而對于考核不稱職的，及時調出崗位，保障教學秘書的崗位在用人上形成嚴格挑選，合理流動，從而使其成為一個有吸引力、有前途的崗位，才能培養形成一支穩定的教學秘書隊伍.

2.3 營造良好的工作環境

高校教學秘書既要完成大量繁瑣的工作，有要求較高的工作質量，就必須營造一個良好的工作環境.良好的工作環境不外乎兩個方面最為重要，一是辦公硬件的設施，一是良好的人際關系.

前者一般很好實現，有辦公地方、辦工桌、電腦、打印機、若干個文件柜與文件盒即可，很容易實現.而后者實現卻主要靠教學秘書憑借自身素質營造了.教學秘書能否營造出良好的工作環境，主要是處理好與下面人群溝通與交流的關系.(1)教務處.教務處是高等學校教學的主管部門，一切有關教學指令的出處，也是教學秘書打交道最為頻繁的部門，教學秘書在執行教務處下達教學安排，有任何不清楚或不明白，應及時咨詢.教務處是教學秘書的“娘家”，教學秘書的在為教務處做好服務工作的同時，要始終同教務處管理者們保持緊密的信息交流與反饋，為教務處提供可靠地教學信息.(2)系部領導.尤其是主管教學的領導，教學秘書工作過程中獲得最直接的支持首先是系部的領導，沒有系部領導支持教學秘書工作可以說寸步難行，如何遇到工作理解上把握不準的情況，務必要上報與請示，擅自做主可能造成工作失誤出現被動的工作局面，不利于形成良好工作氛圍.(3)輔導員與系部教師.教學秘書的工作離不開本系教師的支持，特別市本系輔導員的支持，因為輔導員們比教學秘書與學生關系更為熟悉，所以教學秘書在平時的工作中要善于同輔導員們打交道，始終保持通暢的信息溝通.(4)兄弟系部的同行.從事相同性質的工作，由于工作年限、個人閱歷的不同，個人對于同樣的事情使用的方法、手段不盡相同，相互之間的借鑒是促進教學秘書業務能力提升的一個很好的平臺.(5)學生.教學秘書的工作最根本的宗旨就是服務學生，當然，不了解服務的對象，很難做好服務工作，教學秘書要善于同學生打交道，尤其同學生干部們保持密切的聯系，了解學生，知道學生的心聲是教學秘書做好工作的分內之事，必要的時候可以請學生為自己分擔一些重復性高而又不涉及保密的工作.

3 結語

教學秘書是高校教學管理中最基層的實踐者，其工作質量和效率直接影響高校教學管理工作水平，對教學效果影響作用不容忽視.充分肯定教學秘書工作，并培養其高效工作能力與創新素質，營造寬松工作環境，才能在高校建設一支穩定精干的教學秘書隊伍；才能使其激發工作熱情與主觀能動性，才能激發其開拓創新意識，才能促使高校教學管理步入規范、科學、高效的方向發展.

〔1〕教育部.財政部關于實施高等學校本科教學質量與教學改革工程的意見(教高[2007]1號文.

〔2〕李紅，查曉榮.從本科教學水平評估談加強教學秘書工作[J].湖南工程學院學報,2007,17(1):80-82.

〔3〕丁梅芳.淺談高校教學秘書的素質及提高工作效率方法[J].皖西學院學報,2004,20(1):146-147.

G647.2

A

1673-260X（2012）11-0236-03

蚌埠學院教育教學研究項目（JYLY1206）資助