做好高校科研檔案管理工作的思考

尹 翔

（濰坊學院，山東 濰坊 261061）

高校科研檔案是指高校在科研管理和科研實踐活動過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體等科技文件材料。科研檔案一般包括科研規劃、計劃材料、課題研究依據性材料、定題論證材料、試驗研究階段形成的材料、科學研究課題成果和總結驗收報告、鑒定材料、課題成果推廣和信息反饋材料,以及其它有關科研工作的年度檢查、年度總結、年報、記錄與研究課題直接有關的重要編譯材料等。高校科研檔案除了具有檔案的記錄性、原始性、唯一性等特征外，還具有項目成套性、技術先進性、文化傳播性、研究領域廣泛性的顯著特點。因此，它具有重要的使用價值和歷史研究查考價值。

一、高校科研檔案工作的重要性

1.高校科研檔案是豐富的、有價值的重要信息，它不僅記錄了高校科研活動的全過程,也記錄了高校科研人員在科研活動中的科研創意、科研思想、科研方法、科研經驗、科研成果,是進行科研再活動的依據和參考；同時，一個科研項目從立項到研究完成所形成的一套完整、準確、系統的科研檔案,是科學技術的一種形式，也是高校制定長遠科研發展規劃、加強科研和學科建設的重要依據。同時在科研項目產業化過程中也起著重要的作用,使科研成果能盡快轉化為生產力，產生經濟效益和社會效益。具有“工作查考、科學研究、經驗總結、技術交流”的作用，是重要的信息資源,是國家的寶貴財富。[1]

2.高校科研檔案能為高校從事科學研究的人員提供參考與借鑒,讓他們少走彎路，避免一些重復研究,使科研工作較快地出成果、出精品,還可給青年教師以啟示和幫助，為搞好教學科研工作提供重要理論依據和實踐經驗。

3.高校科研檔案管理工作是高校檔案管理工作的重要組成部分，它的規模和質量反映和記錄著不同歷史時期的科學研究水平，也是一個高校科研實力的重要憑證。科研檔案管理的規范與否直接影響到科研管理的質量、效率和水平，甚至在一定程度上影響著高校科研工作的發展。

因此充分認識高校科研檔案的重要性,并進行科學合理地分析，為更好地管理、挖掘開發利用高校科研檔案資源而認真查找目前制約我國高校檔案開發利用的問題，探尋暢通我國高校檔案開發利用渠道的途徑和對策，是目前每一個高校檔案工作者的義不容辭的責任。

二、高校科研檔案管理工作存在的問題

目前，高校科研檔案工作雖然引起了高校的重視，但由于起步較晚，在各方面還存在著諸多問題，具體表現在：

1.對科研檔案管理認識不到位。一是領導不重視,對高校科研檔案管理工作聽之任之，在經費上不舍得投入,在人員配備上也不從專業化上作考慮，對科研檔案管理工作缺乏必要的管理、監督和指導。二是科研管理部門、檔案管理部門、科研人員對科研檔案的重要性認識不足，對檔案法律法規了解不多,檔案意識薄弱，缺乏宏觀規劃和管理，各自為政，不顧全局利益,使得科研文件材料收集不及時、不全面，從客觀上影響了科研檔案歸檔的完整性。

2.高校科研檔案專業技術人員匱乏,科研檔案制度不健全。從事高校檔案工作的人員,90%以上都來自于其他專業，真正檔案管理專業的畢業生微乎其微，大多是兼職檔案管理人員，[2]檔案管理人員的綜合素質普遍不高。許多高校沒有制定出完善的科研檔案管理制度,在科研檔案歸檔管理工作上缺乏系統性，沒有完善的制度保障，不能實現集中統一管理,檔案管理人員不知道收集什么，科研人員不知道應該上交什么甚至不愿意上交科研檔案材料，致使許多高校科研檔案歸檔管理工作處在失控狀態。

3.重藏輕用。長期以來,高校的科研檔案管理工作形成了一種重保管、輕利用的狀況，借檔案的保密性和對知識產權保護之名對歸檔收集來的科研檔案封鎖起來，長期擱置,檔案室成了儲存檔案材料的倉庫，為高校科研工作和社會服務的作用無從談起。造成這種現象的原因很多,這與檔案管理人員的專業水平低、信息意識不強、開發利用能力差、與社會缺乏交流等不無關系。這一狀況導致的直接后果就是科研成果利用率不高，大大降低了科研檔案的社會效應。更為痛心的是，科研檔案長期擱置會造成知識產權的自然流失。

4.管理手段和服務方式落后。長期以來由于對科研檔案重要性的漠視,缺少資金投入，目前大多數高校科研檔案的收集、整理、歸類、編目等工作還主要依靠手工操作,數字化、網絡化程度不高，高校的科研檔案信息化建設嚴重滯后于學校信息化建設的整體水平，工作效率低下。

三、做好高校科研檔案管理工作的措施

1.加大高校科研檔案宣傳力度,提高人們的檔案意識。檔案人員要走出檔案館,多渠道、多方式、多層次向廣大師生乃至走向社會廣泛宣傳高校科研檔案功能、作用及檔案法律法規等基本知識，使大家消除對檔案館的神秘感，了解科研檔案工作的重要性和必要性，從根本上理解、支持科研檔案工作，唯有如此，才有可能得到領導的重視，爭取到更多的發展機會和資源，吸引更多的人走向檔案館，最大可能地利用高校豐富的科研檔案信息資源。

2.加強高校檔案人才隊伍建設,完善檔案規章制度。為更好地開展高校科研檔案工作，必須引進專業技術人才充實到崗位上來，對現有的從業人員進行培訓，堅持走出去學習先進經驗和請進高素質人才兩條腿走路的舉措，盡快凝聚一批專業人才，打造一支業務、作風過硬的高素質人才隊伍，使高校科研檔案工作走向規范化、科學化發展之路。同時制定完善的管理制度和管理辦法以及相應的制約手段，依靠行政干預，做到有章可循,有法可依，促使科研檔案管理人員充分發揮聰明才智，自我加壓,變被動工作為主動服務，引起科研人員對科研檔案工作的重視，自覺主動地存檔，從而保證科研資料的安全歸檔。

3.加快高校檔案數字化建設，提高服務水平。隨著校園信息化建設的大好時機的到來，高校科研檔案管理部門應乘勢而上，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，逐步完善多種檢索工具，最大限度地揭示科研檔案信息資源，在網上實現電子文件的實時管理與利用,實現檔案信息資源數字化、檔案信息服務利用網絡化、檔案管理工作自動化，更好地服務于高校的科研工作，最大限度地拓寬科研檔案利用服務渠道。提高科研檔案信息資源的利用水平，擴大科研檔案資源利用范圍和影響。

4.建立反饋機制，即采取各種有效措施,及時、準確地收集和掌握學校科研工作者對科研檔案利用需求的一種管理機制。它包括檢索工具是否能方便用戶使用、編研成果能否起到廣泛而準確地傳播科研檔案信息的作用，各種提供服務的方式、各種有關檔案的規章制度能否被利用者所接受，檔案人員的服務態度和工作能力要改進的地方等等。其目的在于改進科研檔案工作,更好地為師生服務。

四、正確處理兩個關系，進一步做好高校科研檔案開發利用工作

檔案存在的價值和意義在于利用。檔案管理工作的最終目的就是最大限度的開發利用檔案信息資源，為人類社會活動和社會實踐服務。高校科研檔案管理工作者在實際工作中要正確處理保密與利用、利用與著作權兩個關系，進一步做好高校科研檔案開發利用工作。

1.正確處理保密與利用的關系。檔案的保存是手段，利用是目的，但應當在法律法規許可范圍內。我國高校中的許多課題組承擔的項目已被國家的保密部門明確了密級，凡是國家定密后的科研項目都帶有密級，這些涉密的科研項目所形成的科研檔案中的信息就屬于涉密科研檔案信息。對非涉密科研檔案的課題完成人和具體保管人也明確規定其不可隨意泄漏科研信息。高校科研人員和檔案管理人員必須確保非涉密科研檔案信息處于可控制范圍之中。[3]也就是說,對于涉密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關保密的法律法規的規定辦理。“解決好保密工作保什么、放什么的問題，切實做到該保密的應該保住，該交流的還能交流,更好地為改革開放和經濟建設服務”。

2.正確處理好利用與著作權的關系。著作權作品合理使用的限制是《中華人民共和國著作權法》第22條規定的，因此，我們在利用科研檔案時要特別注重對科研成果中關于著作權作品的保護，做到合理使用。一方面，利用科研檔案可以為高校的科研、教學以及課題、學習研究、課堂教學服務，為高校的各項工作起著推進作用，為學院的經濟發展發揮促進作用；另一方面，也不能因為利用，而忽略了科研檔案中有關于著作權作品合理使用的限制。正確處理好利用科研檔案的同時，不侵害著作權人的各方面的權益。只有在這樣一種“和諧”的前提下充分發揮科研檔案的作用，既保證了科研成果中著作權作品合理使用范圍，又充分發揮了科研檔案對學院各項工作服務的目的，兩者存在著相輔相成相互促進的關系。[4]

3.增強服務意識,加大科研檔案開發力度。科研檔案管理者要增強主動服務意識，主動了解校內外各方面的信息需求，在熟知館藏科研檔案的基礎上，充分利用網絡信息管理優勢，有針對性地開展檔案信息的二、三次加工，在確保科研檔案的安全性和保密性的前提下，編制各種目錄、索引和摘要等，開發檔案信息資源，特別是開發專題特色檔案信息數據庫，為廣大用戶提供全方位、多功能的信息化服務，并在更大范圍內實現科研成果檔案信息資源共享的使用價值。

[1]游沛清.對高校科研檔案管理的幾點認識[J].益陽師專學報，2002，(06)：38

[2]林華.高校科研檔案管理工作探討[J].山東省農業管理干部學院學報，2011，(02)：161-162

[3]田濱海.對高校科研檔案信息安全的幾點思考[J].黑龍江檔案，2010,(03)：47

[4]謝小紅.著作權作品合理使用的限制與高校科研檔案的利用[J].蘭臺世界，2011，(09)：46-47