談高校檔案管理

□文/周 麗

（黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖北·黃岡）

談高校檔案管理

□文/周 麗

（黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖北·黃岡）

在公共信息作為國家戰(zhàn)略性資源的今天，檔案信息也顯得尤為重要。高校檔案信息來源于學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)，是全體教職員工及學(xué)生集體智慧的結(jié)晶。高校檔案信息作為一種原生性信息，不僅對(duì)學(xué)校的發(fā)展有著積極的作用，同時(shí)還為國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展做出重大貢獻(xiàn)。

高校；檔案；管理

收錄日期：2012年5月7日

各高校依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定了本高校檔案管理辦法，一般包括：檔案管理責(zé)任制、檔案立卷歸檔制度、庫房管理制度、查閱檔案資料制度、保密制度、鑒定與銷毀制度、登記與統(tǒng)計(jì)制度、檔案工作人員守則、檔案移交制度等規(guī)章制度。從部分高校的《檔案實(shí)體分類方案》、《檔案歸檔范圍及保管期限》中可以看出，各高校基建檔案的歸檔范圍和保管期限都依據(jù)《基本建設(shè)項(xiàng)目資料管理暫行規(guī)定》，即規(guī)定了基本建設(shè)項(xiàng)目資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成使用的全過程形成的、應(yīng)當(dāng)保存的文件，包括基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘探、設(shè)計(jì)、施工、竣工、改建、擴(kuò)建等各階段形成的文字材料、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等。保管期限分為短期、長期、永久三種。其中，長期保管的材料實(shí)際保管期限不得短于建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際壽命。但在現(xiàn)實(shí)工作中，這種歸檔范圍和保管期限的設(shè)置并不完全適應(yīng)高校基建檔案管理。

一、高校檔案管理的重要性

高校檔案信息是整個(gè)檔案信息資源中的重要組成部分，是國家檔案全宗的重要組成部分，是黨和國家的寶貴財(cái)富，是推動(dòng)社會(huì)文明進(jìn)步的寶貴資源。高等學(xué)校是傳播知識(shí)、培養(yǎng)人才的場所，高校檔案中的科學(xué)研究類檔案信息及博士、碩士學(xué)位論文中的很大一部分都代表了相關(guān)學(xué)科研究的最新動(dòng)態(tài)。這部分檔案信息對(duì)于指引社會(huì)進(jìn)步及變知識(shí)為生產(chǎn)力有積極的作用。高校檔案信息真實(shí)記載了學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程，高等學(xué)校要想在日益復(fù)雜的環(huán)境中爭創(chuàng)一流和更好地發(fā)展，就離不開高校檔案信息的支持。隨著我國高校布局的變化，產(chǎn)生了許多新的學(xué)校。新高校規(guī)模大、管理模式各異，這就給檔案管理工作增加了難度，提出了新問題。此外，高校檔案信息來源于學(xué)校的日常管理活動(dòng)，它廣泛存在于學(xué)校的各個(gè)部門。如何將高校檔案信息互聯(lián)起來，形成一個(gè)集成的系統(tǒng)，以便最大限度地減少信息冗余，保持高校檔案信息的一致性和完整性，也是目前我們必須解決的問題。

二、高校檔案管理存在的問題

（一）制度不嚴(yán)，缺少保障制度或措施。學(xué)校每年用于檔案的專項(xiàng)費(fèi)用很少或沒有，保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。面對(duì)如此多且又復(fù)雜的材料，收集就需格外地細(xì)心和專業(yè)，但檔案部門由于任務(wù)重，收集材料的人員往往是新來的或是部門的文書人員，業(yè)務(wù)不熟悉，檔案管理業(yè)務(wù)也不熟悉，對(duì)整個(gè)材料構(gòu)成不很了解，容易造成材料的缺失。同時(shí)，高校檔案管理部門的人員一般較少，檔案專職人員往往一個(gè)人管好幾個(gè)類別，對(duì)業(yè)務(wù)和進(jìn)程也不夠熟悉，很少會(huì)到部門去指導(dǎo)檔案管理工作。以上種種現(xiàn)象都會(huì)影響高校檔案的規(guī)范歸檔。再加上部門的兼職檔案管理員變動(dòng)較為頻繁，更加重了這種現(xiàn)象。檔案的電子文件的增多還牽涉到檔案館的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的配備問題，因?yàn)闄n案信息化、數(shù)字化的建設(shè)離不開計(jì)算機(jī)人才，只有計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的保證。才能保證管理系統(tǒng)的運(yùn)行正常和服務(wù)器的維護(hù)。

（二）檔案隊(duì)伍建設(shè)缺乏科學(xué)性和穩(wěn)定性，人員整體素質(zhì)低下。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)檔案工作者的素質(zhì)提出了較高的要求，而在現(xiàn)階段的高校檔案工作者中，還有相當(dāng)一部分人達(dá)不到上述要求，他們中有的是在單位競聘上崗過程中的解聘人員被安置到檔案部門，有的是由于其他原因工作調(diào)動(dòng)而被分配到檔案部門，有的是其他工作人員兼職做檔案工作，還有的是剛從大中專學(xué)校分配來的學(xué)生。這支隊(duì)伍在數(shù)量上雖能充其數(shù)，但在質(zhì)量上還不能適應(yīng)當(dāng)今檔案工作的開展，其整體綜合素質(zhì)低下，嚴(yán)重影響檔案管理工作的水平，如在收集工作中不知該收什么，影響了歸檔齊全率；整理時(shí)顛倒卷內(nèi)文件的先后順序；案卷標(biāo)題擬寫不準(zhǔn)確；案卷之間問題交叉，等等。因此，這樣的檔案人員隊(duì)伍，必然存在著知識(shí)結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不甚合理現(xiàn)象，在知識(shí)結(jié)構(gòu)方面，具備檔案專業(yè)知識(shí)的人員數(shù)量極少，且專職檔案工作者中也大都存在知識(shí)老化的現(xiàn)象，其理論水平、業(yè)務(wù)水平亦尚需提高，而適應(yīng)當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代要求的復(fù)合型人才更是嚴(yán)重匱乏，如現(xiàn)今計(jì)算機(jī)的使用已深入到各行各業(yè)，檔案工作的國際間交流也日漸頻繁，但既精通軟件設(shè)計(jì)又深諳檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才卻并不多見，精通外語的檔案部門人才則更是鳳毛麟角。在職稱結(jié)構(gòu)方面，檔案工作者中高級(jí)職稱比率與其他部門相比明顯較少，比率偏低。

三、高校檔案管理對(duì)策

（一）進(jìn)一步增強(qiáng)檔案部門的服務(wù)意識(shí)。廣泛宣傳，創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，除了在學(xué)校內(nèi)部加強(qiáng)學(xué)習(xí)、提高認(rèn)識(shí)，明確建檔重要性外，還需向相關(guān)部門宣傳建檔意義，在各部門間形成建檔共識(shí)，使建檔工作引起部門領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，僅靠部門是不夠的。只有各部門明確了建檔的重要意義，才能真正確立檔案工作的重要地位，為建檔工作的順利展開，創(chuàng)造一個(gè)積極、和諧、良好的外部環(huán)境。例如，J學(xué)院每年都召開全校檔案工作會(huì)議，參加的人員有學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、部門和分院領(lǐng)導(dǎo)和各部門學(xué)院的兼職檔案管理員。會(huì)議得到了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，領(lǐng)導(dǎo)們每次都參加并加以指示。校檔案工作會(huì)議的主要內(nèi)容是宣傳檔案工作的重要性、向各部門了解是否有新的常規(guī)性材料、布置新一年的檔案歸檔工作任務(wù)和對(duì)歸檔工作的有關(guān)操作程序培訓(xùn)等。檔案的利用原理和其他的類別是一樣的，要加大宣傳力度，取得領(lǐng)導(dǎo)的支持，改變?nèi)熒挠^念，使他們能主動(dòng)配合工作，才能取得高校檔案管理的良性循環(huán)。

（二）推進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化。在各種信息資源中，檔案以其獨(dú)具的與人類社會(huì)各種活動(dòng)的伴生關(guān)系及所載信息的原始性、真實(shí)性等特殊性質(zhì)，而占有獨(dú)特的地位。其開發(fā)利用工作，包含了有別于其他信息資源開發(fā)利用的特殊意義。具體到檔案工作來說，檔案開發(fā)利用是檔案工作的最終目的所在，是檔案工作存在和發(fā)展的立命之本。只有通過大力開發(fā)檔案信息資源為用戶所用，才能實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，達(dá)成檔案工作的目的，溝通檔案工作系統(tǒng)與外部環(huán)境的聯(lián)系，因此應(yīng)大力加強(qiáng)高校檔案信息資源的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)高校工作的應(yīng)有價(jià)值，推進(jìn)高校的檔案管理工作和學(xué)術(shù)水平向現(xiàn)代化邁進(jìn)。

（三）加強(qiáng)系統(tǒng)教育。系統(tǒng)教育是一個(gè)人通過接受正規(guī)的或業(yè)余的高中等檔案專業(yè)教育，經(jīng)過嚴(yán)格的系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能訓(xùn)練提高素質(zhì)的首要途徑，也是提高檔案工作者整體素質(zhì)的基礎(chǔ)。正規(guī)的學(xué)校教育，具有系統(tǒng)性、規(guī)范性。有教師的系統(tǒng)指導(dǎo)，有豐富的圖書資料供學(xué)習(xí)參考，有管理、考核等嚴(yán)格訓(xùn)練制度的制約和要求，學(xué)生無論在思想品德、業(yè)務(wù)知識(shí)、體制技能方面的長進(jìn)，都是十分明顯的。但學(xué)校應(yīng)根據(jù)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的特點(diǎn)需要，轉(zhuǎn)變教育思想，更新教育觀念，優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，增加改革開放、現(xiàn)代化建設(shè)的任務(wù)和要求，從政治上、理論思想上、兩個(gè)文明建設(shè)上、高科技在檔案工作的應(yīng)用上以及市場經(jīng)濟(jì)等方面，增設(shè)必要的課程，為他們走上新時(shí)代的檔案工作崗位打下堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)和專業(yè)基礎(chǔ)。總之，系統(tǒng)教育是全面提高檔案工作者素質(zhì)的首要途徑，通過系統(tǒng)教育可以為高校檔案工作提供高素質(zhì)的人才儲(chǔ)備，促進(jìn)高校檔案部門的整體素質(zhì)進(jìn)一步提高。

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