高校學(xué)籍工作精細(xì)化管理的探索與思考

趙 娜，丁唯一

（瀘州醫(yī)學(xué)院，四川 瀘州 646000）

作為高校教學(xué)管理工作中重要的組成——學(xué)籍管理工作，應(yīng)以人為本、與時(shí)俱進(jìn)。精細(xì)化管理最初是日本工業(yè)生產(chǎn)提出的概念，現(xiàn)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)各個(gè)方面。針對(duì)高校管理中的精細(xì)化管理即指管理的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，程序的細(xì)致化、程序化，數(shù)據(jù)的精確化、零缺陷性。高校學(xué)籍工作的精細(xì)化管理既是高校正常教學(xué)秩序，形成良好學(xué)風(fēng)、教風(fēng)和校風(fēng)的重要保障，又是體現(xiàn)學(xué)校管理水平的一項(xiàng)重要指標(biāo)。

一、校內(nèi)學(xué)籍異動(dòng)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、明確化

學(xué)籍管理工作是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分。其管理應(yīng)該做到有據(jù)可依，有據(jù)可查。要做到有據(jù)可依，有據(jù)可查，這就要求我校的學(xué)生學(xué)籍管理規(guī)章制度從性質(zhì)上說(shuō)，具有立法性、公共性、權(quán)威性和教育性。在管理實(shí)踐中，學(xué)籍管理制度具有管理、導(dǎo)向、測(cè)評(píng)等功能。高校管理者在制定學(xué)籍管理制度時(shí)要以人為本、依法制建，使制度涵蓋面廣、內(nèi)容系統(tǒng)詳細(xì)。不但如此，還需要在師生之間做好學(xué)籍管理方面的教育。這種教育不單單是指以上課的方式開(kāi)展，也可以是研討形式、提問(wèn)形式、廣播宣傳等形式。其目的在于可以使學(xué)籍管理制度深入人心，讓師生很熟悉掌握我校的學(xué)籍管理制度。

二、校內(nèi)學(xué)籍異動(dòng)辦理的程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、簡(jiǎn)明化

我校學(xué)籍異動(dòng)的辦理主要分為三部分，一是學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)的審批，需要院系、學(xué)生部、教務(wù)處、院領(lǐng)導(dǎo)的審批，因病學(xué)籍異動(dòng)的學(xué)生還需要衛(wèi)生科的審批。二是學(xué)籍異動(dòng)通知的送達(dá)，即指學(xué)籍異動(dòng)的學(xué)生需要把在教務(wù)處開(kāi)具的學(xué)籍異動(dòng)通知送達(dá)相關(guān)部門(mén)，如計(jì)財(cái)處、宿管辦、學(xué)生部、保衛(wèi)處、教材科等等。三是學(xué)籍異動(dòng)通知送完后，交回異動(dòng)通知存根，由教務(wù)處開(kāi)具學(xué)籍異動(dòng)的證明。

這樣的辦理方法有以下幾個(gè)缺點(diǎn)：

1.學(xué)生在辦理過(guò)程中均反映學(xué)籍異動(dòng)辦理過(guò)程太過(guò)于繁雜，需要學(xué)生新舊兩校區(qū)來(lái)回跑，在各部門(mén)審批和送達(dá)通知到各部門(mén)中浪費(fèi)很多時(shí)間。

2.各行政部門(mén)接到通知后反映，這種零散的通知送到方式，不利于對(duì)學(xué)生學(xué)籍的了解，還需要每個(gè)部門(mén)整理送達(dá)異動(dòng)通知的學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)信息。不但增加了工作量，還使工作在各部門(mén)中重復(fù)。

3.在我處辦理中察覺(jué)，學(xué)生在向各部門(mén)送達(dá)通知中，經(jīng)常由于辦理太過(guò)麻煩，干脆不去送達(dá)，直接異動(dòng)。導(dǎo)致我處辦理手續(xù)顯示未完成，需要定期地整理、追蹤，不利于工作的延續(xù)。

基于以上幾個(gè)缺點(diǎn)的收集，筆者在校內(nèi)學(xué)籍異動(dòng)的辦理上作出相應(yīng)的改進(jìn)，以期達(dá)到辦理的程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、簡(jiǎn)明化。

首先，分析以往辦理的三個(gè)步驟得出：（1）學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)審批步驟不能省略，因?yàn)樵诖瞬襟E中分管學(xué)生的院系等需要幫學(xué)生分析學(xué)生申請(qǐng)學(xué)籍異動(dòng)的原因，也會(huì)根據(jù)原因?qū)W(xué)生學(xué)籍的異動(dòng)作出相應(yīng)的建議。（2）學(xué)籍異動(dòng)通知送達(dá)步驟，經(jīng)過(guò)與需要送達(dá)通知的相應(yīng)行政部門(mén)聯(lián)系討論，各相應(yīng)行政部門(mén)均反映：一是這些部門(mén)都不是及時(shí)需要學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生的信息。二是每個(gè)部門(mén)都單獨(dú)、重復(fù)地整理學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生的信息，既麻煩也容易漏掉某些異動(dòng)學(xué)生的信息。這些問(wèn)題說(shuō)明，此步驟存在相應(yīng)的問(wèn)題。若將此步驟簡(jiǎn)化，不由每位學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生親自、及時(shí)送達(dá)，而是將一段時(shí)間內(nèi)（比如一周或一個(gè)月）所有異動(dòng)學(xué)生的信息統(tǒng)計(jì)好后，統(tǒng)一地發(fā)送到相關(guān)行政部門(mén)。這樣既簡(jiǎn)化了學(xué)生辦理步驟，又使數(shù)據(jù)完整，同時(shí)更方便各相關(guān)行政部門(mén)對(duì)學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生信息的保存。（3）學(xué)籍異動(dòng)證明的開(kāi)具。此步驟不可缺，是學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)的憑證。

經(jīng)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、簡(jiǎn)明化的我校校內(nèi)學(xué)籍異動(dòng)的辦理流程就為兩個(gè)步驟：一是學(xué)籍異動(dòng)的審批；二是學(xué)籍異動(dòng)證明的開(kāi)具。

三、校內(nèi)學(xué)籍異動(dòng)數(shù)據(jù)的精確性、零缺陷性

經(jīng)過(guò)對(duì)我校現(xiàn)有學(xué)生學(xué)籍校內(nèi)異動(dòng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析發(fā)現(xiàn)：

1.由于部分師生不了解校內(nèi)學(xué)籍異動(dòng)的重要性、必要性，出現(xiàn)學(xué)生只跟管理學(xué)生的輔導(dǎo)員打聲招呼就以為學(xué)籍異動(dòng)成功了。這樣使得輔導(dǎo)員反映的學(xué)生學(xué)籍情況與教務(wù)處學(xué)籍管理人員掌握的學(xué)生學(xué)籍情況不一致，導(dǎo)致學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)不精確。

2.因?yàn)橹靶?nèi)學(xué)籍異動(dòng)辦理流程繁雜，導(dǎo)致部分學(xué)生未辦理完也不去關(guān)心。而我們工作人員事后的追蹤工作也沒(méi)有開(kāi)展良好，導(dǎo)致學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的不精確和缺失。

3.因單獨(dú)由學(xué)生向相關(guān)部門(mén)送達(dá)學(xué)籍異動(dòng)通知，導(dǎo)致部門(mén)與部門(mén)間可能出現(xiàn)通知的不完整性和通知保存的不完整性等，導(dǎo)致部門(mén)與部門(mén)間數(shù)據(jù)的不統(tǒng)一。

針對(duì)這些問(wèn)題，我校學(xué)籍管理人員要做好以下幾點(diǎn)工作：

1.現(xiàn)有學(xué)籍異動(dòng)數(shù)據(jù)的清理。現(xiàn)有學(xué)籍異動(dòng)數(shù)據(jù)的清理是一項(xiàng)十分繁瑣的工作，需要結(jié)合管理學(xué)生的輔導(dǎo)員對(duì)管理學(xué)生學(xué)籍情況的反映，需與相關(guān)行政部門(mén)學(xué)籍異動(dòng)數(shù)據(jù)的對(duì)比，還需翻查辦理學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生的紙質(zhì)檔案資料等。結(jié)合以上這些步驟，力爭(zhēng)在最短的時(shí)間內(nèi)完成學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生的數(shù)據(jù)清理工作，讓現(xiàn)有學(xué)籍異動(dòng)數(shù)據(jù)精確、無(wú)缺陷。

2.學(xué)籍異動(dòng)辦理流程標(biāo)準(zhǔn)化、程序化后，定期核對(duì)學(xué)籍異動(dòng)數(shù)據(jù)。

［1］ 別紅桂.高校學(xué)籍管理工作的改革與探索［J］.教育探索，2011，（1）.

［2］ 周春林，梁中.大學(xué)教務(wù)精細(xì)化管理探索［J］.寧夏師范學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2008，29（1）.

［3］ 鄧美嬌，郭春梅.高校學(xué)籍管理制度建設(shè)探索［J］.江西電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2007，（3）.