淺談實物檔案的管理

俞 歌

（黃河勘測規(guī)劃設(shè)計有限公司 河南鄭州 450003）

實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映單位歷史真實面貌的特定物品。是檔案全宗的重要組成部分，具有較高保存價值，在企事業(yè)文化建設(shè)、市場經(jīng)營中起著舉足輕重的作用。由于實物檔案具有形體直觀、形式多樣的特性，加大了實物檔案的管理難度，使檔案收集、整理、保管和利用更為復(fù)雜。為此，針對實物檔案管理存在的突出問題，探討相應(yīng)的管理措施，確保各種形式的實物檔案進行有效地管理尤為重要。

1 加強實物檔案的收集工作

（1）實物檔案收集難。

實物檔案是以單位或部門所取得的工作實績?yōu)榛A(chǔ)。實物檔案本身形成時間不確定，沒有紙質(zhì)檔案在形成時間上的周期性規(guī)律；形成規(guī)律不一致，沒有膠片檔案在形成和數(shù)量上有相對固定的規(guī)律；載體不一致，沒有聲像檔案那樣有既定的載體材料，具有不可預(yù)見性。加之實物檔案形成部門歸檔意識淡薄，往往導(dǎo)致實物檔案歸檔延時、歸檔疏漏，這就使得實物檔案的收集工作變得更為復(fù)雜和困難。

（2）提高對實物檔案重要性的認(rèn)識。

實物檔案可以從一個側(cè)面直接反應(yīng)單位成長和發(fā)展軌跡，具有較高的保存價值、研究價值和典型意義，是單位文書檔案的重要補充。特別是在市場競爭中、招投標(biāo)中、項目談判時，是不可開放性的第一手資料，充分代表一個企事業(yè)的資質(zhì)和業(yè)績水平，能夠給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟效益。

（3）檔案管理部門要認(rèn)真做好實物檔案的收集和歸檔。

檔案人員要高度重視實物檔案的管理工作，增強工作的主動性和責(zé)任心，切實將實物檔案與文書檔案同等管理。因為實物檔案形成時間沒有規(guī)律的特性，實物檔案多分散于各個部門和個人，需要檔案人員進行全面收集和各方面的積極配合。比如通過關(guān)注單位的新聞和宣傳報道等渠道，了解檔案的形成情況，保證實物檔案能夠及時完整地收集歸檔。

2 建立完善的管理制度

（1）管理制度不健全。

各企事業(yè)單位因?qū)嵨餀n案形成時間不長，對實物檔案的管理還不太規(guī)范，實物檔案的分類也沒有一個統(tǒng)一的界定，基本處在摸索階段。從各個環(huán)節(jié)的操作規(guī)程和技術(shù)手段的角度而言，可以說實物檔案的管理開辟了一個全新的檔案管理模式。

（2）加快相應(yīng)的規(guī)范和體制建設(shè)，構(gòu)建實物檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系。

做到規(guī)范先行，以明確的管理和操作規(guī)定統(tǒng)一各個職能部門的相關(guān)工作，夯實整個保管工作基礎(chǔ)。要使實物檔案規(guī)范化，必須將實物檔案管理工作納入日常工作的總體，明確責(zé)任，建立健全一整套檔案管理制度。如：《實物檔案工作職責(zé)》、《實物檔案保管制度》、《實物檔案立卷歸檔制度》、《實物檔案保密制度》等，規(guī)范實物檔案的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序，使實物檔案管理有章可循。

（3）加強實物檔案管理工作的檢查指導(dǎo)。

檔案部門要適時開展實物檔案管理知識業(yè)務(wù)培訓(xùn)，明確實物檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求，提高基層單位檔案人員業(yè)務(wù)水平，同時加大實物檔案管理的檢查督導(dǎo)力度。

3 做好實物檔案的利用工作

（1）利用難。

實物檔案本身的特性決定了其備份困難、數(shù)字化存儲不易，而跨庫房、跨區(qū)域的保管性又直接導(dǎo)致實物檢索不便，因此實物檔案利用工作開展緩慢，利用面狹窄。

（2）科學(xué)的分類。

必須對實物檔案進行正確的分類，因為只有按照實物信息內(nèi)容和載體形式分門別類地進行保存，才能最大限度的保護檔案。將統(tǒng)一載體檔案材料的檔案歸為一類比較合理，按其載體形式一般分為榮譽類 （獎狀、證書、獎牌、獎杯等）、紀(jì)念品、印信類等。

（3）科學(xué)的鑒定。

從實物檔案實際利用和歷史發(fā)展的需要，準(zhǔn)確鑒定其保存價值，根據(jù)它的形成背景、具體內(nèi)容、載體形式等多方面進行綜合評價。按照實物檔案類型劃定歸檔范圍，根據(jù)不同價值、不同層次確定其保存期限，確保館藏檔案的質(zhì)量，更大程度地提高館藏檔案的利用效率。

（4）開發(fā)檔案信息數(shù)據(jù)庫。

比如：清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，在此管理系統(tǒng)中建立實物檔案庫，并設(shè)項目文件庫：獎狀、證書、獎牌、獎杯、錦旗、紀(jì)念品、印章等等，然后分別把各文件庫的數(shù)據(jù)信息輸入庫中，再通過掃描或照相的方式將圖片轉(zhuǎn)換成JPG格式掛接電子文件，這樣通過網(wǎng)絡(luò)用戶既可以看到文字信息，又可以直觀地看到實物圖像信息，利用時可以直接傳送電子文件，不僅極大的方便利用者，還保護了實物檔案原件，同時改變了傳統(tǒng)的利用模式，給實物檔案的管理帶來了新的突破。

4 做好實物檔案的保管工作

（1）實物檔案保管技術(shù)不成熟。

實物檔案的載體形態(tài)各異，材料多樣，大小不一，其載體分別有金屬、塑料、玻璃、紙張等多種材料構(gòu)成，載體上的信息內(nèi)容有鍍金、油漆、墨汁等多種表現(xiàn)形式。上述各種材料要求不同的保存環(huán)境和保管方式，同一級別的載體也可能由于信息表現(xiàn)手法的不同在保管要求上各有所側(cè)重。因此，可能存在跨庫房、跨區(qū)域現(xiàn)象。即使在一個庫房也可能分散在各處，給日常維護造成不便。如今對紙質(zhì)檔案的保管技術(shù)條件，顯然不適合實物檔案的保管需求，保管技術(shù)不成熟成為制約實物檔案管理工作發(fā)展的一個瓶頸。

（2）加強實物檔案保護技術(shù)的研究。

在實踐中，我們大部分檔案館還沒有形成規(guī)范的實物檔案保管操作規(guī)程，也不具備純熟的技術(shù)和方法，管理上還依附于現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案的保管方式，導(dǎo)致許多實物檔案得不到有效保護。

（3）統(tǒng)一裝具。

實物檔案日常的環(huán)境保護和管理維護是非常重要的。針對實物檔案的載體材料和外形特征，分別進行平放和立放，避免其遭到損壞，延長實物檔案的使用壽命。按照實物的載體形式制作相應(yīng)的、統(tǒng)一的裝具。比如印章，制作標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案盒，盒子里做成隔斷分別放入印章，既美觀整潔又節(jié)約庫房位置，更有利于印章的保護。不然，印章長期裸露在外面，隨著時間的推移，印章就會干枯、風(fēng)化，以至于最后無法使用。有條件的單位可以制作或購買專門的實物檔案柜，更加便于實物檔案的保管利用，能夠充分展示實物檔案的風(fēng)采，展現(xiàn)單位的歷史文化和綜合實力。

我們要積極探索實物檔案的管理方法，利用現(xiàn)代化的管理手段，真正使實物檔案管理工作步入正常化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。充分發(fā)揮實物檔案的作用，增強單位凝聚力、真正體現(xiàn)出實物檔案的管理價值。