CIO經(jīng)驗(yàn)談，辦公自動(dòng)化走向協(xié)同第一步

◎ 本刊記者 寧冉

王強(qiáng)是浙江某公司的CIO，在他的倡導(dǎo)下，公司引進(jìn)了OA系統(tǒng)，他的本意是把企業(yè)從手工辦公狀態(tài)全面推進(jìn)到半自動(dòng)電子化作業(yè)模式，達(dá)到全面提高企業(yè)營運(yùn)效率的作用。OA系統(tǒng)也是很多企業(yè)在進(jìn)行信息化初期首先考慮的系統(tǒng)。但是，這套OA系統(tǒng)并沒有王強(qiáng)當(dāng)時(shí)設(shè)想的那么好，企業(yè)OA系統(tǒng)上線后卻給他帶來了一些困惑。

習(xí)慣朝夕難改，OA如同雞肋

盡管在系統(tǒng)部署初期，王強(qiáng)也對(duì)企業(yè)自身需求做了很多的分析和調(diào)研，在現(xiàn)有工作流程基礎(chǔ)上，對(duì)企業(yè)辦公流程做了一定的優(yōu)化，并強(qiáng)化到系統(tǒng)中去。當(dāng)初這套系統(tǒng)實(shí)施的初衷是想把所有紙質(zhì)表單全部做成網(wǎng)上工作流，讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)輕松辦公，異地協(xié)同辦公，他認(rèn)為只要這樣，OA就算是配置成功了。

然而，他忽視了信息化推廣難常見的原因：企業(yè)有一批年齡較大，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平較差的員工，他們?cè)谙到y(tǒng)上辦公甚至比傳統(tǒng)辦公效率更低。盡管經(jīng)過了半個(gè)多月的培訓(xùn)，OA系統(tǒng)中的工作流表單數(shù)量并沒有像預(yù)期那樣增長，OA系統(tǒng)的應(yīng)用僅僅局限于查看通知，收發(fā)短信和查看通訊錄等簡單功能，員工的反響也認(rèn)為OA很麻煩，更有部門領(lǐng)導(dǎo)提出了能不能停用這套系統(tǒng)。公司紙質(zhì)辦公沒有停過，網(wǎng)上審批也逐漸被晾在一邊，漸漸有束之高閣的趨勢。后來有員工就此戲稱：“只因少了一筆，‘自’動(dòng)化成了‘白’動(dòng)化了?！?/p>

冷靜下來的王強(qiáng)在分析這套系統(tǒng)時(shí)，發(fā)現(xiàn)雖然業(yè)內(nèi)稱OA實(shí)施的成功率能夠達(dá)到80%，是少有的高成功率的系統(tǒng)，然而對(duì)于絕大多數(shù)用戶而言，卻有種說不出的感慨，即使企業(yè)有了一套OA系統(tǒng)，但是能夠深入應(yīng)用，并產(chǎn)生效益的并不多，一套系統(tǒng)其中70%的功能并沒有發(fā)揮其作用，在王強(qiáng)自己的公司，OA似乎就是收發(fā)文件、收發(fā)郵件、查看通知而已，尤其是OA中重要的網(wǎng)上審批，成了擺設(shè)。這在實(shí)施之前，軟件廠商并沒有說出來，用戶也漸漸視其為“雞肋”。

眾所周知，在新經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)的商業(yè)體系越來越復(fù)雜，工作方式越來越具有流動(dòng)性和移動(dòng)性，客戶越來越分散，上、下游伙伴聯(lián)系越來越緊密，而地理位置卻分散在全球各地，并處于不同的時(shí)區(qū)。與此同時(shí)企業(yè)是否能夠及時(shí)掌握外部市場環(huán)境與社會(huì)環(huán)境的各種變化，及時(shí)了解影響組織內(nèi)部工作效率的各項(xiàng)因素，并通過快速調(diào)整組織結(jié)構(gòu)、工作模式與處理流程、市場技術(shù)與產(chǎn)品策略、合作與聯(lián)盟方式等已成為衡量一家企業(yè)的競爭力的重要指標(biāo)。而企業(yè)敏捷性的提升從企業(yè)中每一個(gè)團(tuán)隊(duì)和每一個(gè)人都能夠順暢自如地溝通、協(xié)作，也能實(shí)時(shí)共享各種信息、關(guān)系資源開始，這樣企業(yè)需要一種高效的“溝通協(xié)作”系統(tǒng)，來有效地管理建立在人和團(tuán)隊(duì)基礎(chǔ)上的交流與互動(dòng)，全方位地整合和優(yōu)化企業(yè)的所有信息資源，更靈活地調(diào)整流程，以最終達(dá)到管理并提升企業(yè)核心競爭力的目的。

OA的主要特征與功能之一就是工作流，也即公文流轉(zhuǎn)，主要有兩大部分，一是網(wǎng)上審批：單位內(nèi)部的各項(xiàng)審批電子化，如工作請(qǐng)示、工作報(bào)告、工作交辦、部門間的工作聯(lián)絡(luò)、出差申請(qǐng)、采購申請(qǐng)、報(bào)銷、請(qǐng)假等日常工作流程，都可以通過網(wǎng)上進(jìn)行辦理和審批;二是網(wǎng)上公文處理：實(shí)現(xiàn)收文處理和發(fā)文處理的電子化，收文處理指可對(duì)來文的登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、轉(zhuǎn)辦等環(huán)節(jié)進(jìn)行網(wǎng)上辦理，發(fā)文處理指可對(duì)公文制發(fā)中的擬稿、核稿、會(huì)稿、簽發(fā)、編號(hào)、登記、打印等環(huán)節(jié)進(jìn)行網(wǎng)上處理。

然而，究竟有多少企業(yè)能夠讓OA發(fā)揮其最大作用？在提到信息化時(shí)，更多地企業(yè)認(rèn)為自己通過部署OA系統(tǒng)，企業(yè)能夠進(jìn)行無紙化辦公了。其實(shí)，OA系統(tǒng)中更多協(xié)同沒有被開發(fā)出來，OA實(shí)施的高成功率，低效能率使得企業(yè)陷入信息化建設(shè)的困局。

松下幸之助有句名言：“企業(yè)管理過去是溝通，現(xiàn)在是溝通，未來還是溝通?！?為什么網(wǎng)上公文流轉(zhuǎn)會(huì)遭遇溝通的障礙？

經(jīng)過一番總結(jié)，王強(qiáng)認(rèn)為：一是OA系統(tǒng)本身細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)不夠完善，工作流程不合理。比如王強(qiáng)發(fā)現(xiàn)公司現(xiàn)行的這套OA軟件流程過程較為繁瑣，員工平時(shí)不用系統(tǒng)只需要10分鐘就能完成的事情，通過這套系統(tǒng)的操作和運(yùn)轉(zhuǎn)，反而需要30分鐘甚至更長時(shí)間。實(shí)施信息化本來就為老員工增加了負(fù)擔(dān)，挑戰(zhàn)了傳統(tǒng)的人工傳遞、親筆批示的方式，如果在實(shí)施應(yīng)用中不能簡化操作，而是需要繁瑣的程序才能完成，必然會(huì)導(dǎo)致員工抵制這套系統(tǒng)。

二是用戶企業(yè)習(xí)慣了紙質(zhì)辦公，認(rèn)為紙質(zhì)辦公更安全的傳統(tǒng)老觀念影響著網(wǎng)上工作流審批模式進(jìn)一步推廣。目前我國部分政府部門、企事業(yè)單位網(wǎng)上辦公審批系統(tǒng)已開通多年，通過幾年的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)辦公取得了一定的成就。但是也有一部分網(wǎng)上辦公大都只能停留在初檢階段甚至“粗檢”階段，尤其是在公司內(nèi)部，不少員工眼里由于網(wǎng)上材料缺乏物證、公信力與法律性，應(yīng)用公文流轉(zhuǎn)審批，應(yīng)用者會(huì)感覺不踏實(shí)，只相信手寫的憑據(jù)，特別是公司財(cái)務(wù)、審計(jì)部和采購部門，讓他們?cè)陔娮踊摂M空間進(jìn)行審批、核銷，是難于想象的。

三是安全性困擾著網(wǎng)上審批的推廣普及。這主要表現(xiàn)在電子簽名、電子公章上。其一是文檔使用場所的安全性。目前雖然已經(jīng)有一些基于文檔上的“簽章軟件”，但這樣的簽章文檔并不具足夠的安全強(qiáng)度，在文檔上加蓋印章有時(shí)難于保證電子印章和文檔內(nèi)容的安全；其二是電子公文傳輸中安全性。目前，世界各國均高度重視信息安全問題，國家信息中心專家委員會(huì)主任寧家駿介紹說，美國近年來對(duì)國家安全戰(zhàn)略進(jìn)行了調(diào)整，通過《網(wǎng)絡(luò)空間國家戰(zhàn)略》等一系列舉措保障信息安全；俄羅斯將維護(hù)經(jīng)濟(jì)安全和信息安全提升到保證國家安全的高度；歐盟也在著力推動(dòng)共同的信息安全和防務(wù)建設(shè)。

全面改進(jìn)網(wǎng)上審批，讓OA更上一層樓

除了提升技術(shù)、簡化流程，尚有哪些舉措能提升、完善目前網(wǎng)上審批、全面推動(dòng)企業(yè)辦公自動(dòng)化?

王強(qiáng)在通過不斷思考、分析，最后結(jié)合自身企業(yè)特點(diǎn)總結(jié)出幾點(diǎn)改善、提升企業(yè)信息化應(yīng)用的建議和應(yīng)對(duì)策略，這些措施使得公司的OA系統(tǒng)的使用率逐漸提高，公司領(lǐng)導(dǎo)層也重新啟用OA辦公，尤其是一些緊急、重要的文件領(lǐng)導(dǎo)在外地也能及時(shí)審批回復(fù)，提高了企業(yè)運(yùn)營效率。他提出的五點(diǎn)，使得這套OA系統(tǒng)逐漸的被員工認(rèn)可。

一是讓“紙上辦公”與“網(wǎng)上辦公”并存過渡。例如王強(qiáng)IT部門的一個(gè)員工提出可以采取打印流程中的部分重要字據(jù)，讓相關(guān)事項(xiàng)當(dāng)事人手寫簽字備案的方案，解決部分“眼見為實(shí)”的擔(dān)憂問題。這種方案也被公司采用。兩種運(yùn)作方式并存，為將來公司全部電子化打下一個(gè)基礎(chǔ)。

當(dāng)公司采購部在實(shí)施某固定資產(chǎn)采購的電子工作流時(shí)會(huì)碰到一個(gè)問題：在手工流程中，采購部需要把供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單原件附在支出申請(qǐng)單后交由財(cái)務(wù)人員審批，而電子工作流是無法傳遞紙質(zhì)報(bào)價(jià)單的，用戶代表也僅僅是普通的操作人員，不能輕易更改他們交易的現(xiàn)有流程。王強(qiáng)提出了掃描報(bào)價(jià)單、報(bào)價(jià)單單獨(dú)走手工審批流程等方案，但都被否決。后來王強(qiáng)再進(jìn)一步完善流程，在與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商后，決定只將報(bào)價(jià)內(nèi)容填寫在電子工作流中，而所有紙質(zhì)報(bào)價(jià)單、原始憑證全保留在采購部門，最后由審計(jì)部門定期審計(jì)，這樣既能保證交易的合法性，而且也解決了許多困擾已久的問題，從而進(jìn)一步推進(jìn)網(wǎng)上審批流程。

二是利用手寫技術(shù)，提高網(wǎng)上公文審批的可靠性、安全性。許多OA系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)過程中的修改是用鍵盤來進(jìn)行的，這就帶來了很多麻煩，例如批注的位置、時(shí)間的先后以及冒名批注等。的確，用過辦公文檔的人都知道電子文檔中批注的麻煩。如果采用手寫技術(shù)，公文修改時(shí)就可以避免這些問題。一方面手寫直接在原文上進(jìn)行批注，更符合領(lǐng)導(dǎo)的使用習(xí)慣；另一方面各人的手寫筆跡都是不相同的，如果有人要冒名企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽批文檔，就非常困難。公司每位中層以上的領(lǐng)導(dǎo)通過配置一套手寫系統(tǒng)與硬件，符合他們?nèi)﹂啞⒑炁酥疗鸩菸募牧?xí)慣。尤其是公司50多歲的高層領(lǐng)導(dǎo)，長期習(xí)慣紙筆，自從有了手寫設(shè)備，應(yīng)用網(wǎng)上審批的積極性就高了，也帶動(dòng)公司上下廣泛使用OA。

三是完善安全機(jī)制，為網(wǎng)上審批工作提供保障。電子化辦公，安全第一。因此王強(qiáng)給公司OA系統(tǒng)全身上了“防護(hù)網(wǎng)”——提供完善的身份認(rèn)證機(jī)制、嚴(yán)密的權(quán)限控制體系、關(guān)鍵數(shù)據(jù)加密、詳細(xì)的日志信息記錄等安全措施。在身份認(rèn)證層面上，要以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向，因?yàn)樵瓉淼撵o態(tài)密碼已經(jīng)不能保護(hù)單一用戶，企業(yè)系統(tǒng)要更加智能化才能應(yīng)對(duì)當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的攻擊。系統(tǒng)除了能做控制，還要能去發(fā)現(xiàn)不太正常的狀態(tài)。大數(shù)據(jù)需要一個(gè)中控系統(tǒng)把所有內(nèi)部的、外部的信息收集起來進(jìn)行分析。王強(qiáng)還給系統(tǒng)上了用戶身份鎖、預(yù)留標(biāo)準(zhǔn)的CA認(rèn)證接口等安全措施，進(jìn)一步提升系統(tǒng)的安全等級(jí)，最大程度保障審批業(yè)務(wù)的順利開展。

四是信息化是“一把手”工程，“一把手”作為主導(dǎo)推廣OA系統(tǒng)?！耙话咽帧痹瓌t很關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)如率眾“親征”應(yīng)用是最好的干預(yù)手段。同時(shí)從領(lǐng)導(dǎo)角度在不同場合多宣傳，多要求，多強(qiáng)調(diào)，多督查，甚至于一兩句關(guān)鍵的話，均可成為推動(dòng)應(yīng)用高潮的超強(qiáng)催化劑。當(dāng)前要的就是這樣的一種最有成效的行政協(xié)調(diào)。推行網(wǎng)上辦公審批，工作量大牽涉面廣，不僅有技術(shù)問題，還涉及到部門之間協(xié)調(diào)，更主要是領(lǐng)導(dǎo)思想觀念、提高工作效率、利益博弈的轉(zhuǎn)變等問題，這要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要率先垂范，破除懷疑思想、部門主義、利益思想，敢想敢為，勇于創(chuàng)新，全面推動(dòng)辦公自動(dòng)化。這點(diǎn)，王強(qiáng)總是通過各種場合、各種機(jī)會(huì)，建議、力倡公司領(lǐng)導(dǎo)帶頭嘗試電子化審批，說明信息化工程其實(shí)就是一把手工程。后來，公司中高層領(lǐng)導(dǎo)也逐漸接受王強(qiáng)的觀點(diǎn)，盡量身體力行推動(dòng)辦公自動(dòng)化，成效有了明顯改觀。