SaaS的高效開發與成本節約（下）

致遠軟件研發中心技術總監 吳玉民

（接上期）

有效開發和利用知識資源

知識是一種財富。人類的自私首先是基于對財富的獨占。所以，知識管理系統是為了避免知識財富獨占而建造的工具和行為體系。

在知識經濟時代，知識已經成為了促進企業快速成長的關鍵性資源，未來企業的競爭優勢將主要來自于它運用、積累和創造各種知識資源的能力。對于軟件和互聯網行業來說，公司的核心資產其實就是人才和知識(大部分無形的知識資產蘊藏于員工的頭腦中)，實物資產很少，如果關鍵人員離開，將使公司遭受重大損失。而知識共享則為企業發展知識資源、實現對知識資源的有效開發和充分利用提供了途徑。

有一個很著名的小故事是這樣說的：有兩個人，每個人手上有一個蘋果，如果他們相互之間交換了蘋果，這樣每個人還是只有一個蘋果。但是如果他們擁有的不是蘋果而是一個想法，如果相互之間交換了這個想法，那結果是每個人都擁有了兩個想法。這個故事要說明的道理是：你將知識慷慨相贈與人，無論你和多少人共享，你自己的知識量是絕對不會減少的，而只會增加。因為在共享過程中，是試圖將你的知識顯性化的過程，你必然會發現自己的一些知識缺陷，并試圖去完善它。所以和其它任何物質共享相比，知識共享后，對共享的任何一方來說，知識不會減少，只會增多，而且共享范圍越大，增速越快。這就是所謂的共享增長。有一句話說得好，知識管理好比是江河歸海，點滴匯聚成汪洋。

知識共享是指個體知識、組織知識通過各種交流手段，為組織中其他成員所共享，同時，通過知識創新，實現組織的知識增值。知識只有通過相互交流、學習、共享才能得到發展。知識的共享范圍越廣，其利用、增值的效果越好。知識只有被更多的人共享，才能使知識的擁有者獲得更大的收益。這就是知識所具有的兩個特點：非收益遞減性與共享增長性。

企業內部知識有兩種類型：顯性知識和隱性知識。顯性知識相對于隱性知識來講易于管理，主要是通過編碼化、數據庫化等形式來實現知識共享；而隱性知識則較難管理，其共享受到員工價值觀念、文化、心理、社會和企業體制等多方面因素的影響，對隱性知識的管理則主要是通過隱性知識顯性化。然而，隱性知識中只有其中的一小部分是可以用語言表達的，大部分只可意會不可言傳。對于企業知識，可以被形象地比喻為一座漂浮在海面上的冰山，露出海面的、可見的“冰山尖端”為企業的顯性知識，而浸入海水中的大部分為企業的隱性知識。其中，透過海水還可以看到的、海平面下冰山浸入海水中的一小部分，可以看作易于轉化為顯性知識的隱性知識，而深入海底的不可見部分為不可自動轉化為顯性知識的隱性知識。因此，企業內部知識共享，僅僅停留在顯性知識的共享是遠遠不夠的，只有推動隱性知識的流動與轉化，才是實現了真正意義上的知識共享。然而，高度個人化的隱性知識共享并不能自動完成，而是存在著種種障礙。

如何推動知識管理

知識管理現在已經成為很多軟件企業管理者掛在嘴邊的潮流詞匯，但知識管理并不像人們想象的那樣簡單。除了缺乏系統的知識管理理論體系、強有力的軟件系統之外，還缺乏系統化的、可操作性強的實踐指南。因此在現實生活中，知識管理存在很多問題，可謂處于“叫好不賣座”的尷尬境地。

知識管理可以從以下幾個方面來理解與運作：

第一，創造知識管理的氛圍和環境。

和任何一項企業管理變革類似，知識管理的變革如果沒有企業高層的支持，這種變革無法進行。只有先在整個企業創造出知識管理的氛圍，制定出一定的激勵與懲罰措施，才可能要求企業內的員工把知識拿出來共享，才可能使個人的知識成為組織的知識，才可能讓大家在知識的共享基礎上利用這些知識為企業創造效益。

這個氛圍十分必要，這個氛圍的創造要靠最高層企業領導人的支持。如果沒有這個氛圍與環境，那么再好的知識管理信息系統也無法得到實際的應用。很多企業為了表示對知識管理的重視，往往會設立首席知識官(CKO)或“知識主管”，并領導企業內部知識管理推進小組來帶動整個企業的知識管理工作。

第二，養成員工知識共享的習慣。

知識管理就是使員工愿意將自己的知識拿出來共享，而且這種知識共享能為企業帶來效益。讓員工養成知識共享的習慣，是知識管理中最重要的一環，也是知識管理的難點所在。

知識不同于一般的資料，企業內的大部分知識是私有的。從人們自身特性來看，是不愿意將自己的知識、尤其是壓箱底的絕活無償給予他人的，人們不愿意共享的一個重要障礙是，我的知識告訴你了，我怎么辦？我的競爭力不是降低了嗎？

另外，企業員工為什么不參與知識管理？或者說，不使用知識管理系統？而為什么企業的ERP卻能夠得到應用？其最大的不同是，ERP系統是企業管理核心業務系統，與業務結合緊密，具有強制性的特點。對于知識管理系統，要想實現和支撐業務應用，增強系統的強制性，應該說是其中的一個方面，另一方面就是改變以往的手動文檔管理，實現業務應用中自動的知識沉淀。重要的是，要在管理手段和流程規則上，塑造知識管理的氛圍，探究業務和知識如何融合。

針對這些問題，我們可以采取以下方式推動知識管理：

1）加強員工教育。讓員工認識到知識是死的、人是活的，這個年代已經不是“一招鮮，吃遍天”的年代了，別人可以學到你的某些知識，但別人永遠學不了你掌握知識的能力和經驗。一個知識給大家共享了，你還會掌握更多的知識，而且這種共享對個人的知識也是一種提升。

2）建立好的激勵機制。一名掌握很多知識的員工將自己的知識共享，卻沒有在企業內得到任何正面的反饋，這對員工是一種打擊。因此，整個企業需要建立一種針對知識共享的激勵機制，將自己的知識共享的人會有相應的回報，而且知識的價值越高，這種回報也應越高。

3）讓知識共享更簡單方便。如果一名員工想將自己的知識拿出來共享，但卻需要一個復雜的過程，那么這個員工也許就不會去做這件事情。因此，在這里我們就需要IT技術的幫助，在企業內部建立操作簡便的知識共享系統。

第三，讓員工有知識可以共享。

可以肯定的是，任何員工都有一些自己獨有的知識，但如果這種知識很少，或者這種知識對整個組織沒有價值，那么知識管理就沒有價值。如果我們已經在企業內創造出了知識管理的氛圍，而且員工也有了知識共享的習慣，但員工卻缺乏有價值的知識，那該怎么辦呢？

答案就是建立學習型組織。在知識管理中，建立學習型組織要求的目的在于：企業的每個員工在不同的崗位上都有自己獨到的、有價值的知識。

第四，知識的利用。

單純的知識是沒有價值的，只有被合理的利用后，才能為企業創造價值。因此，知識在被聚集、分享后，最關鍵的問題是利用。利用這些知識為企業創造價值，其實這也是知識管理的終極目的。

現在很多的企業都意識到知識對于企業的重要性，有不少企業為此搭建了知識管理系統。通常，企業的管理者希望通過知識管理系統，讓員工們自覺、自愿地在上面發表最佳實踐、分享心得，積累企業的知識。但卻發現很少有人使用，或者系統中沒什么有價值的東西。結果，知識管理系統變成了文檔管理系統，它的應用與平常的工作毫無關系，員工也就不會去使用。最終，知識管理系統就會逐漸變成一套雞肋系統，成為大家工作的負擔。在業績的壓力下，想讓大家自發自愿地貢獻知識是非常困難的。一句話，根本問題是沒有做到真正與業務結合起來。

有一個比較典型的SaaS軟件公司的案例如下：該公司的每條SaaS軟件產品線都必須在每年將研發效率提高5%。“這是一個很重要并且必須完成的任務”，一個研發部門的經理說，“如果你不能完成你的任務，你的接任者將會來完成。”一年又一年，保持完成這5%的任務確實是非常困難的。產品項目經理、質量管理人員和研發工程師被迫去尋找一些新的研發流程、技術和工具來減少產品研發所投入的成本，縮短產品面世的周期。現在，最佳實踐共享系統每周向每條產品線的研發人員發送5-8條最佳經驗。每一條都是描述其他姊妹產品線是如何減少成本和提高研發效率的；每一條都清楚地說明減少了多少工時的資源投入。研發人員逐漸依賴該系統作為完成任務的途徑。事實上，平均40%的任務是依賴于這套系統發送的經驗來完成的，并且在某些產品線，100%的任務是依賴于這套系統完成的。很明顯，這個系統在一個廣為人知、競爭非常激烈的產業中得到了很好的應用。人們愿意使用，是因為這個系統能為非常關鍵的業務需要提供幫助。但是作為這一持續交流的結果，在該公司發生的就是公司文化的改變。基于對共享知識重要性的親身體驗和理解，公司的學習型文化得到了發展。

以上僅是一個簡單的例子，但知識共享后怎樣利用知識去創造價值，也是企業在實施知識管理中必須考慮的一個重要問題，需要引起高度重視。上述幾個方面的問題是企業在實施知識管理時必須面對的問題，解決的好壞決定知識管理實施的效果。

快速搭建知識共享平臺

先進的研發管理模式不再局限于傳統的、職能式的組織結構，很多工作是以跨部門團隊為單位完成的。這種虛擬團隊的運作模式，對知識共享提出了更高的要求。在這種模式下，要求每個團隊成員能更快、更全地將本部門的知識運用到團隊工作中，并與來自其他部門的成員充分共享。但是，一名員工不可能完全掌握一個部門的所有知識，這就產生了對知識共享平臺的需求。建立知識共享平臺，不但能幫助團隊成員快速全面地將各部門所擁有的知識進行共享，而且能為虛擬團隊內部搭建一個共享的平臺。

知識共享平臺是知識積累的需要，知識共享的需要，知識復用的需要，知識創新的需要。同時，知識共享也是節約研發成本的很好方法。在這里介紹一種快速搭建知識共享平臺的方法：通過SharePoint Portal Server快速搭建智能的公司知識管理門戶網站(也可以采用WiKi搭建知識共享平臺)。

SharePoint Portal Server因易搭建、易使用，非常符合初創的IT企業節省人力及知識共享的需要。IT部門僅用兩人天工作量，即可快速搭建智能的公司知識管理門戶網站，并普及使用，為研發過程文檔的保存及傳播奠定了基礎。

SharePoint Portal Server搭建的智能門戶站點能夠無縫連接到用戶、團隊和知識，因此員工能夠更好地利用業務流程中的相關信息，更有效地開展工作。另外，它利用了單點登錄和企業應用程序集成功能，以及靈活的部署選項和管理工具，將來自不同系統的信息集成到一個解決方案中。這個門戶站點使得端到端的合作更為容易，實現了個人、團隊和信息的整合、組織和搜索。用戶可以通過門戶內容與布局的定制和個性化需求，以及目標受眾，更快地找到相關信息。公司可以根據受眾的公司職位、團隊身份、興趣或其它可以設置的成員規則來設定信息、程序和更新。

它能與熟悉的客戶端應用程序、電子郵件和Web瀏覽器緊密集成，為企業提供簡單、熟悉、一致的用戶體驗，通過簡化日常的業務活動來提高員工生產率；并且，能夠有效地管理和重用內容，提高業務價值；簡化在組織內訪問不同系統間的結構化信息和非結構化信息的過程；用戶通過業務授權可與ERP、CRM等業務系統通過瀏覽器進行交互，加快跨越組織邊界的業務流程共享，共享業務數據而不泄漏敏感信息。