城市化大潮中城建檔案工作的使命與任務

◎ 國家檔案局檔案干部教育中心副主任 方 鳴

一、城建檔案工作與城市化建設

城建檔案工作包括以下幾個方面：第一，城建檔案是城市建設當中的歷史記憶和歷史的見證，不管它是紙質形態、圖片形態,還是電子文件形態都是歷史見證；第二，城建檔案工作是城市建設必然的需要和必然結果。有人說以后城建檔案工作不知道往哪發展，可能最后被淘汰，我認為，沒那么悲觀，肯定會發展和存在；第三，城建檔案工作存在的意義不在于收錄多少東西，而在于要為城市建設發揮參謀和助手的獨特作用；第四，在城市化大潮一浪高過一浪時候，城市建設、城市發展和城市管理時刻離不開城建檔案工作。

城建檔案工作，有時候比建筑物還重要、還珍貴。因為人類的發展，城市的變遷，歲月的更替，都會轉瞬即逝，我們能留下的只有兩樣東西：一個是建筑物，另一個是建筑物建設過程中產生的東西——檔案。這兩者相比，建筑物隨著時間的推移也會消亡，目前來看，我們要想盡辦法把檔案子子孫孫存下去，如果不存下去，我們就沒法對歷史交代。就像現在，我們不知道漢朝的歷史，只能看史記，但是那不是史料，所以才有易中天、于丹，包括電視劇《甄 傳》。那些全是瞎編的，我專門到北京明清檔案館問過，還珠格格本身就沒有，瓊瑤自己說有一天坐車經過公主墳時就想：公主墳呀公主墳，那肯定有公主墳墓，公主就有凄慘故事，有愛情，有宮廷內斗，于是編出了《還珠格格》，現在居然已編到了第四部。大人把它看成戲說，小孩看了以后覺得就是歷史。我覺得，很多宣傳不是對城建檔案工作者說的，而應該對城市建設者而說，我是保護你們產生的東西的人，可是你們對產生的東西不重視。最近哈爾濱一座橋塌了，引起了大家的關注，現在也說不清楚這個橋到底怎么塌的，是設計的問題？還是腐敗的問題？還是超載的問題？有網民和專家說：什么樣的原因都不用解釋，你就把橋梁資料公開讓大家看看就知道了，橋梁資料是什么？就是檔案。

二、找準定位，發展創新

1、目前的現狀與不足。目前全國1700多個城建檔案館，與國外相比較，中國檔案館數量并不是很多。在檔案館方面，中國與國外比，最大的優勢就是我們有城建檔案館。城建檔案館管的是什么呢？我們管的是檔案，上面是城市建設，城市建設管理城市管理部門，通過服務、創新、發展和管理，最后把檔案信息交給社會、交給公民。實際上，城建檔案館的工作者相當辛苦，說沒事干，天天都挺忙，工資不高，我們也不產生任何直接的效益，哪來那么多工資？中國缺錢嗎？根本不缺錢，可是到檔案這就沒有了，反過來，在城建檔案館建設方面，我們還不知道怎么花錢，國家財政局每年給檔案局9千萬元重點檔案搶救費，而竟然有一個檔案館一年申請的經費只有9千元。說到人才，檔案館的人才最重要，館長有水平，底下都有水平，連錢都不會要，還干什么事業？最近看到一個材料，很多檔案部門單位的錢還留著。你今年的錢不花完，明年上級就不會給你錢，所以，我們現在不是沒錢，而是不會花。

檔案館建設方面，比較而言，成績比20年前顯著的多，目前全國有3800多個綜合檔案館，1700多個城建檔案館，還有一些專業檔案館，但發展到現在的情況下，卻存在著一些問題：首先，城建檔案館里所有資料的接受比較被動，交什么收什么。2008年北京舉辦奧運會的時候，這么多場館，檔案怎么辦？最后，國家檔案館找了50多個志愿者天天去要資料。其次，我們的好多標準執行不夠一致，包括電子文件的格式，目前全國檔案界一塌糊涂，亂七八糟，城建檔案也是這樣。還不如全停了，然后再統一搞，這方面要學習財政部的財務軟件，目前全國財務軟件就三個，全都統一。再次，檔案利用不夠充分，也是大問題；此外，信息共享程度不高，與社會的聯系不夠緊密，在國外，城建檔案館就是老百姓的。

2、以“服務”為工作核心。城建檔案館就是政府的管理部門和社會之間在城市建設方面信息資源的公共服務平臺，同時，所有的城建檔案資源都應以被充分利用為最終目標和評價標準。最近，國家檔案局正著手準備出臺幾個評估標準，包括專業檔案館評估標準、企業檔案館評估標準、城建檔案評估標準。據了解，第一個出臺的是企業評估標準。

3、以“創新”為工作理念。其實創新本身不應該作為一種目的，應該是工作當中的一種手段。我把檔案信息系統的轉型歸納為七個方面：第一，由三線轉變為一線，北京市在2008年舉辦奧運會的時候，檔案人員就住在工地里，剛開始對方挺討厭檔案人員，后來變成了好朋友，北京幾個奧運場館檔案資料是29屆奧運會里最全的；第二，從被動到主動，要想辦法怎么主動出擊，改變一下以前的觀點；第三，從幕后轉變為臺前，這么多資料文檔，如果不用全是死的，用一次活一次，這也跟觀念有關，目前大家都覺得拿過來的紙的是真的，看著掃描才放心，如果來的是電子，就不放心。所以要轉變這種觀念，只要交文檔時聲明是真的，檔案部門就沒必要管是真的還是假的，就如我們收公文一樣，收公文時候一般不判斷真的還是假的，真假不由檔案人員負責；第四，由死檔案轉變為活信息；由產生者負責，只要保障進館以后真就行了；第五，由“一把鎖”轉變為“萬能鑰匙”；第六，由檔案庫轉變為紙庫；第七，由勞動密集型轉變為科技密集型。今年1月份開全國檔案工作會，有相關領導說希望檔案部門由勞動密集型轉為科技密集型，他們都不知道現在全國檔案已不是以前的勞動密集型了。通過這件事就可看出，現在要命的不是老百姓對檔案工作的態度，而是領導對檔案工作的態度。

4、以“發展”為工作基礎。檔案工作要發展，如果還是按照原來六個環節做，越做越死，反過來，我們有沒有達到目標呢？我覺得有這么幾個目標已經達到了：首先，城建檔案館庫房里得有貨，也就是有館藏，而且在建設項目前的檔案應該有，建設項目過程當中的檔案應該有，同時還應該有建設項目后的檔案。我工作單位在北京虎坊橋，這個地方以前都是胡同，現在卻在一片一片地拆，如果有一天我們到檔案館查拆之前是什么樣，基本沒有。現在，全國所有城市建設大潮中改變了這么多，可是改變之前什么樣，我們沒有有意識的留下來，這就是我們的失職。我們搞歷史研究時，總說秦始皇怎么怎么樣，孔子怎么樣，誰知道孔子長什么樣，現在誰要拿出一張孔子的照片那還了得嗎？就是因為沒有，所以才能瞎編、瞎說，說到最后就是豐富館藏的問題。同時載體形式太少，特別是電子文件和掃描、紙質文件，城建檔案館現在最多的就是縮微拍照，我覺得還要堅持下去，這個保存時間比較長。另外，要有足夠的庫房，一方面要存檔案，一方面還要辦陳列，還要能夠咨詢城市建設所有的問題，同時還可以讓老百姓到城建檔案館休閑，方便查詢。包括分類、排列要科學；檢索、利用要方便；還要有新技術應用，包括新技術、新方法、新載體應用。

5、以“管理”為工作主線。在我們的檔案工作基礎環節中，應該以歸檔質量為重心。在歸檔材料當中，除了原來要的東西以外，應該加強聲像檔案，圖形的東西非常管用，尤其是地下管線，在整個檔案工作中，以強化使用參考為重心。

三、念好檔案工作“三字經”

檔案工作千頭萬緒，要緊緊抓牢“收、管、用”方針。“收”是基礎，其實檔案工作也不復雜，收的齊全、管的科學、用著方便就行了。為此，要努力實現促進檔案工作“七個化”：第一，檔案收集制度化；第二，整理規范化；第三，保存長久化，現在有一個大問題，千萬不要掃描，因為我們的技術、材料、機器經常在更新，現在覺得挺好，過五年就落伍了，就像搞數碼照相一樣，原來五百萬像素，現在有三千萬像素；第四，信息網絡化；第五，管理科學化；第六，檔案使用強制化，希望國家檔案局跟住房和城鄉建設部搞一個城建檔案利用法制化專題研討，規定各地政府在城市建設中必須使用檔案；第七，檔案宣傳擴大化。