建設工程電子檔案接收與管理的實踐

◎ 蕪湖市城建檔案館館長 黃 飛

從2006年開始，蕪湖市城建檔案館歷經6年努力，經歷了償試階段、理論提升階段，最終實現了通過互聯網在線（以下簡稱：網絡方式）收集與管理建設工程電子文件。現將蕪湖市城建檔案館在項目中的建設經驗與大家進行探討。

一、蕪湖市開展網絡方式收集建設工程電子文件的情況

1、城建檔案目錄網絡方式管理初期的償試階段。

2006年，在貫徹落實《全國城建檔案信息化建設規劃和實施綱要》目標“信息（目錄）中心”建設時，蕪湖市城建檔案館以遠程管理方式建設全市的城建檔案目錄中心。初期主要是對市區相關部門城建檔案室所藏資料進行遠程目錄歸結。

2007年后為方便市重點工程管理，解決城建檔案館派人駐點問題，逐步將網絡方式管理檔案目錄應用于現場管理，完成建設現場資料收集與管理。

2008年開始直接通過網絡方式開展指導建設單位實現建設工程檔案收集與整理，做到卷內目錄錄入后直接歸檔，但每個工程到館后相對系統是孤立的。

2、建設工程文件網絡方式管理的理論網絡方式提升階段。

2009年，蕪湖城建檔案館在參與起草《安徽省城建檔案信息化建設標準（DB34/T1014-2009）》時，提出了建設工程檔案數據同步跟蹤管理子系統，為城建檔案管理信息系統的一個重要子系統，以解決城建檔案的來源問題，在理論層面上確認了城建檔案的網絡方式管理方向。

3、建設工程電子文件網絡方式收集與管理的實踐。

2009年11月，蕪湖市城建檔案館以《安徽省城建檔案信息化建設標準（DB34/T1014-2009）》為依據與深圳世紀偉圖公司聯合研發了《蕪湖市建設工程資料在線同步跟蹤管理系統》，建立了建設工程文件資料在線編制與電子文件在線跟蹤管理、歸檔移交一體化管理。

2010年底，此項目通過《安徽省住房和城鄉建設廳2011年科學技術項目計劃》的審查，并推報《住房和城鄉建設部2011年科學技術計劃項目》，于2011年12月5日順利通過部、省組織的驗收。

《蕪湖市建設工程資料在線同步跟蹤管理系統》已經分階段全面投入使用。使用情況如下：

第一階段：2011年4月開始，凡需向城建檔案館報送建設工程竣工檔案的，均要通過《蕪湖市建設工程資料在線同步跟蹤管理系統》完成在線工程項目信息登記、文件登記、檔案目錄級在線預驗收；并通過網絡方式接受檔案組卷指導后，按要求將紙質實體檔案整理成卷后報送。

第二階段：2011年要求全市范圍內新報建工程，全部進入《蕪湖市建設工程資料在線同步跟蹤管理系統》接受在線對建設工程資料收集與建設工程竣工檔案業務管理指導，完成建設工程電子檔案與紙質檔案的同步，實現工程檔案的“雙套”接收。

目前，有2600個在建工程項目正在通過互聯網在“蕪湖市建設工程資料在線同步跟蹤管理系統”上運行，有400多個建設、監理和施工單位使用此系統。全市有800多個建設工程通過系統完成報建、文件登記、預驗收、接收整理、窗口移交給城建檔案館。通過網絡方式已接收電子檔案13911卷，計電子文件312158份。

二、建設工程電子文檔網絡化收集與管理的工作體會

1、建設工程電子文件網絡化收集與管理中的感想

雖然經過6年不斷的工作實踐，使得我們獲得一個令人欣慰成果《蕪湖市建設工程資料在線跟蹤管理系統》誕生，無論是實踐使用中的好評，還是得到有關專家的的肯定，只能僅表明我們在建設工程電子文件網絡化管理實踐上向前邁出堅實的一步。從小的方面講，是集蕪湖市城建檔案館近30年工作實踐經驗與深圳市紀世偉圖科技開發有限公司多年從事城建檔案管理應用技術經驗的高度結合與融合的結果；從大處講，是全國城建檔案事業發展與現代技術融合的必然成果。我們深切體會到，除了近年來國家各類標準和規范大批出臺是堅強保障外，還需要我們解放思想，勇于創新思維和實踐，克服諸多對建設工程電子文件管理認識障礙才行。

2、網絡化收集與管理電子文件需要創新

首先，要充分認識建設工程電子文件的特殊性和本質特征，從把握城建檔案管理的專業性著手，理性地面對電子文件檔案管理的復雜性，切實保障建設工程電子文件的真實性，有效做好電子文件安全防護。我們敢于大膽地選擇網絡化收集與管理，也是多年實踐工作的積累和認識的提高，解決問題的技術手段的增強。如：通過網絡方式指導建設單位收集和整理建設工程資料，并即時將相應的電子文件上傳至“在線系統” 進行技術封裝管理，從而實現了建設工程資料條目信息與電子文件點對點的無縫交接。

3、建設工程電子文件網絡方式收集與管理作用

（1）使用在線系統能改進我們城建檔案館公共服務的質量。

建設工程電子文件網絡方式收集與管理，可減少城建檔案館向社會傳遞信息過程中的扭曲和失真，使建設等單位可通過城建檔案館網站或網絡服務端口獲取所需求的信息滿足各種需要。另外，城建檔案館通過網絡方式獲取建設單位所需信息，更能有針對性地提供業務指導審批服務，減少城建檔案館的機會主義行為，提高了城建檔案館服務質量與公共服務效率。

（2）使用在線系統有助于增強公共服務的透明。

建設工程電子文件網絡方式收集與管理，更能實現建設工程檔案信息的多項流動，通過信息的反饋和整理可自發地提高城建檔案館公共服務的透明程度，消除建設單位與城建檔案館之間存在的信息結構壁壘和嚴重的信息不對稱，促使公共服務的陽光透明。

（3）使用在線系統有助于建設服務型城建檔案館。

（4）使用在線系統可以提高城建檔案館的社會事務管理能力。

（5）使用在線系統可以完善城建檔案館內部的績效考評制度。

三、建設工程電子文檔網絡方式收集與管理發展方面的認識

1、應加強對建設電子文件管理理論的認識與研究。

城建檔案是專門檔案，要從其特殊性質著手深度地研究建設工程電子文件的特點與管理理論，不能完全搬照綜合檔案的電子文件管理理論。

2、要做到對建設工程電子文件的有效管理，必須全力做好電子文件管理系統軟件的開發研究工作。

我國城市化建設的發展速度很快，社會各方面對城建檔案信息需求越來越大。做好建設工程電子文件管理工作，是能及時提供豐富的城建檔案信息的基本前提。實際工作中需要建立有效的電子文件管理系統與硬件環境。為此在今后的城建檔案管理系統開發和建設時：

（1）應明確數字化城建檔案館建設是我們的發展目標，數字城建檔案館的特征就是網絡方式的管理。將我們過去各類獨立專項分散的檔案管理采取網絡方式的手段統一為一體是必要的。

（2）充分將城建檔案業務管理經驗與信息技術高度結合。

（3）建設工程電子文件管理受到硬件環境條件限制，系統開發時考慮相對區域集中管理模式很重要，即使不能統一建設省級城建檔案管理系統，以市級城建檔案館為基礎，解決縣（區）城建電子檔案管理上的難處。無疑會對中小城市城鄉建設檔案的管理提供很好的支持。

（4）采取網絡化管理建設工程電子文件應是今后規范建設工程電子文件收集與管理主要方式。