形式發票在外貿實務中的用途及其存在的問題

■李海珍 湖北理工學院

形式發票是國際貿易實務中一種常見的文件，其簡潔性和高效性順應了國際貿易發展的需要，因而受到越來越多外貿公司的青睞。然而，形式發票運用不當不僅給外貿伙伴留下外貿公司“不正規”的印象，而且可能由此給公司帶來經濟損失。因此正確認識形式發票的主要用途和存在的問題，便成為交易成功的基礎和保證。

一、形式發票在外貿實踐中的主要用途

與商業發票相比，形式發票表現出以下幾個特征：一是預開性，形式發票是貨物出運前由賣方簽發給買方的貨物清單，因此又稱為“預開發票”；二是估價性，形式發票是賣方根據當時的市場情況作出的估價，僅供買方估算進口成本，因此又稱為“估價單”；三是非正式性，形式發票是一種非正式發票，對雙方不具約束力，因此可以根據交易的需要進行修改或增減。正因為上述特征，形式發票在國際貿易中被廣泛運用。

(一）形式發票有利于簡化交易磋商程序

交易磋商是買賣雙方就交易條件進行協商的過程。由于磋商的內容繁多，持續的時間較長，僅憑函電的往來容易造成內容的遺漏，為了提高交易磋商的效率和質量，形式發票成為函電的有效補充。首先，每個公司都有自己設計好的形式發票模版，符合公司產品的特征，可方便業務員快速、準確繕制形式發票；其次，形式發票上的品名、品質、數量、單價、總價以表格的形式列出，其他條款列舉在表格下方的空白處,條理清晰，內容完整，便于客戶全面了解交易條件，早日決定下訂單；另外，形式發票是非正式發票，可以根據交易磋商的實際需要以“標注”的方式進行修改，修改內容要明確、醒目，便于雙方確認。例如，我國某服裝外貿公司一次報價中涉及100個左右的商品型號，其報價的復雜性可想而知，因此該公司以“函電+形式發票”的形式進行報價，客戶以“紅色+標注”的形式進行修改，簡單明了，便于雙方確認。(出于商業考慮，下面用一段截圖予以示意,相關商業信息都做了修改。)

（二）形式發票有利于提醒和催促客戶支付樣品費用

商品品質的表示方法多種多樣，樣品就是其中重要的一種，比如服裝行業的樣衣、面料、里料以及輔料等樣品，就是交貨品質的法律依據。因此，樣品的設計與寄送是外貿業務的一個重要環節。按照業務習慣，客戶需要支付因此而產生的費用。當備妥樣品或設計樣品期間，向客戶發出精心設計的形式發票，一方面可告知對方樣品備妥，另一方面要提醒和催促客戶支付樣品費用，以便于后續工作的順利開展。

（三）形式發票有利于提醒和催促客戶支付預付款

預付款是一種支付手段，不僅可以解決合同一方資金周轉困難，同時可以表達履行合同的誠意。業務上，在100%T/Tinadvance、30%T/Tinadvance+70%copy of B/L、30%T/Tin advance+70%L/Catsight等類似結算方式下，賣方交貨前客戶需要支付全部或一定比例的貨款。當交易條件達成一致或者正式簽訂合同后，出口企業可以向客戶發送形式發票，一方面客戶可以了解成交后商業發票的內容（形式發票與商業發票的內容相近），另一方面可以提醒和催促客戶支付預付款。

（四）形式發票有利于客戶辦理進口手續

在一些國家，進口商可以憑出口商出具的形式發票申請進口許可證或進口所需外匯；在信用證業務下也可以作為向銀行申請開立信用證的依據。因此，為了達成交易，對于買方提出索取形式發票的合理要求應該滿足。

在以上四種情形下，形式發票的便捷性、多用途性體現的淋漓盡致，它不僅可以有效的傳遞信息，起到提醒和催促的作用，而且還節約了交易磋商的時間，贏得了貿易先機，是值得提倡和推廣的。但值得注意的是，針對不同的業務和環節應該采取有針對性的風險防范措施。

二、外貿實踐中使用形式發票存在的問題分析

（一）形式發票金額不規范

基本案情：國內某公司按照國外客戶的要求出具了一份形式發票，付款方式是：30%T/Tinadvance+70%L/Catsight,金額為合同金額。然而客戶回信：“重新開一份只含總金額70%的形式發票。”該公司按照客戶的要求出具了另一份形式發票：金額為總金額70%（未顯示總金額），付款方式是 L/Catsight。

形式發票是一種非正式發票，所列的單價和金額是出口商根據當時的實際情況作出的初略估價，主要是方便客戶估算進口成本、辦理進口相關手續，同時提醒和催促客戶支付預付款。本案例中，形式發票金額由合同金額的100%下調為70%，要么降價30%，要么數量下調30%，不管哪一種都不符合事實。更為嚴重的是，低開形式發票可能導致進口國海關統計的中國產品價格過于低廉，進口企業可能據此提起反傾銷調查，傾銷幅度也將以此作為參考。另外，如果客戶報關時需要我方提供出口報關單、原地證等相關的單據，單據之間信息不一致將直接影響交貨義務的完成。

（二）形式發票定性不明確

基本案情：我國某公司應也門客戶的要求制作了一份形式發票，該發票只簡單規定貨物的要求和金額。在等待客戶回復過程中，銀行通知該公司信用證已到。企業審核信用證時發現開證行等級不高，信用證中包含軟條款。結果該公司不僅承擔了改證費用而且為此辦理出口信用保險，大大增加了出口成本和風險。

外貿實踐中，“對形式發票是否構成有效發盤”一直存在爭議：一種觀點認為，根據《聯合國國際貨物銷售合同公約》第十四條的定義，如果發盤人在形式發票中沒有聲明其非有效性則構成有效發盤；另一種觀點認為根據該定義，形式發票中沒有表明受其約束的意旨則不構成有效發盤。本案例客戶認同的是第一種觀點，由此認定形式發票是有效發盤，并以“開立信用證”這種行為表示接受。很顯然，我公司默認的是第二種觀點，認為形式發票不構成有效發盤，僅把形式發票當做信息傳遞的工具。由于雙方的不同理解，致使我公司處于被動局面，影響了其經濟效益。

（三）形式發票代替合同存在隱患

基本案情：某省A公司業務員通過網上聊天室與加拿大B公司達成共識，由A公司傳真給B公司相關形式發票，B公司收到形式發票傳真件后匯付25%訂金，余款按即期付款交單(D/Pat sight)托收方式辦理。A公司先后傳真4票形式發票，B公司相應付了4票預付款，隨后A公司按D/P業務要求，通過當地寄單行將4票單據相繼寄達B公司指定的代收行。第一套單據于2002年11月寄達代收行，最晚的第四套單據也于2003年4月寄達同一代收行。直到2003年7月底，寄單行尚未收到一票貨款。此后，寄單行采取一系列切實有效的措施，促使代收行承擔未執行付款交單托收指示的后果，全額付給寄單行。2003年10月14日，B公司通過加拿大某律師事務所發給A公司一封律師函，稱：①收到的貨物有質量問題，對B公司幾乎沒有價值。盡管B公司采取一些補救措施，付出了不小代價，但不能再付倉儲等費用。②B公司付了25，000加元訂金，因B公司對貴司已提出索賠，請退還訂金。③我們想知道xx代收行是如何卷入此事的，因為我們了解按銀行慣例，貴司可以得到貨款。④請回告貴司是否準備退還訂金。

因此，形式發票所表現的合同形式順應了國際貿易發展簡單化和高效率的趨勢，然而，形式發票代替國際貨物買賣合同存在極大的隱患。本案例中，爭議的焦點就是“收到的貨物有質量問題，對B公司幾乎沒有價值”和“因B公司對貴司已提出索賠，請退還訂金”，而不是形式發票的法律效力問題。但通過分析不難發現，產生糾紛的根源主要是：第一，由于形式發票過于簡單，沒有約定品質條款和檢驗條款，因而無法律依據判斷商品品質是否符合買方要求，同時由于沒有約定索賠時效等條款，增加了客戶索賠的機會；第二，形式發票中沒有約定訂金條款，對于是否退還訂金以及退還的比例都沒有法律依據，從而使我公司處于被動局面。正如春蘭電器集團進出口公司總經理馮斌所言：“中國出口企業還需要通過完備的書面合同保證交易的安全，因為合同不完備，就沒有證據，沒有證據就無法進行合理的商賬追收。”

三、國際貿易中合理使用形式發票的有效措施

（一）加強形式發票的學習

首先，學校要加強形式發票基礎知識的教學。教學所用的相關教材中應該考慮增加形式發票的定義、內容、性質等基礎知識，這是認識和學習形式發票的前提。同時，教師在教學中對形式發票的特殊用途以及風險防范措施也不可忽視。其次，公司要加強崗前培訓工作。大量的外貿從業人員是非國際貿易專業畢業生，沒有接受系統的外貿知識學習，公司應該對相關人員加強培訓，內容包括形式發票的應用環節、公司和客戶的操作習慣、可能產生的風險以及常見的預防措施和處理辦法。只有校企合作，才能充分發揮形式發票的簡潔性和高效性而減低風險。

（二）規范形式發票的管理

形式發票雖然是一種非正式發票，但是，外貿業務實踐上，形式發票的使用范圍廣、使用頻率高，加強形式發票的管理是當務之急。一是形式發票的信息盡可能完整、全面、真實，符合產品的實際情況，杜絕虛假信息帶來的負面影響；二是盡可能明確形式發票的性質。如果交易條件確定，急于成交，形式發票作為實盤使用時，可在形式發票中添加“受其約束”的語句，并注明有效期，以便客戶盡早決定下訂單。如果交易條件不確定，形式發票僅僅傳遞信息用作虛盤時，可以明確地寫明“形式發票上的價格和交易條件僅供參考，或形式發票上的價格和交易條件以我方最后確認為準”等語句，并邀請客戶發盤。三是客戶主動要求出具形式發票時，必須清楚客戶的真實用途，然后根據實際情況謹慎出具形式發票，絕對不能開出空白的形式發票。

（三）認清形式發票的本質

認清形式發票的本質是正確使用形式發票的重要保證。形式發票不是合同，也不能代替合同，形式發票最多只能是交易關系存在的證明，而正式書面合同才是保障債權實現的有力武器，它的訂立不僅標志交易關系的達成，是審核信用證的依據，更是糾紛發生后客觀判定法律責任歸屬的重要依據。在用途方面，形式發票不同于商業發票,主要用于交易磋商、支付樣品費、支付預付款及辦理進口手續等四個方面。形式發票不可用于除托收和議付，而商業發票是在交貨時出具的一種正式的貨運清單，是出口業務的核心單據，主要用于貨款的結算、報關清關和其他業務的辦理。另外，形式發票與書面合同在內容上是有差異的，形式發票要體現出簡潔性和直觀性，以表格的形式列出商品名稱、規格、單價、數量、總金額等主要交易條件，便于客戶查看和確認;而書面合同要體現出全面性，可以根據行業習慣、產品特征以及客戶需要設計完整的書面合同，合同要件要明確、具體，尤其是品質、規格、運輸、保險、包裝、交貨期等方面，以免產生不必要的爭議，合同的品質和數量異議、索賠時效、商品檢驗等也要規定清楚，不能含糊或省略。▲

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