婦幼保健所的檔案管理信息化思考

高紅花

摘要：為了適應(yīng)社會(huì)信息化的發(fā)展，婦幼保健所檔案信息化建設(shè)也成為了一種必然的趨勢，同時(shí)，這也是提高發(fā)展婦幼保健服務(wù)水平的必然要求。如何加強(qiáng)檔案的管理工作，保證檔案的安全、準(zhǔn)確、完整，提高檔案信息應(yīng)用的水平，成為了擺在婦幼保健所面前的新任務(wù)。本文針對(duì)婦幼保健所檔案信息化建設(shè)的情況作了初步的分析和探討。

關(guān)鍵詞：婦幼保健所； 檔案管理；信息化建設(shè)

檔案信息化就是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、管理以及信息化利用等。對(duì)于檔案的信息化建設(shè)，涉及到了信息存儲(chǔ)的數(shù)字化以及管理收集的網(wǎng)絡(luò)化等等方面，因此是一項(xiàng)較為龐大的工程。當(dāng)前，衛(wèi)生防病形式愈加嚴(yán)峻，如何利用信息化手段實(shí)現(xiàn)婦幼保健各項(xiàng)管理工作的高效運(yùn)行，并將檔案資源變?yōu)闋幦I(yè)務(wù)效益的一項(xiàng)優(yōu)勢，這是婦幼保健所面臨的新課題。這都成為了擺在我們面前亟待解決的問題。

一、婦幼保健所檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1、缺乏統(tǒng)一管理。目前，各個(gè)保健機(jī)構(gòu)的檔案信息化建設(shè)還不均衡，并且缺少一個(gè)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。這就使得檔案資源共享受到了限制。此外，由于對(duì)檔案的管理和軟硬件標(biāo)準(zhǔn)上都不能統(tǒng)一，雖然在單機(jī)狀態(tài)下使用時(shí)還沒有遇到什么大的問題，但是一旦建立覆蓋面較廣的集成系統(tǒng)，那么在安全性以及功能性上都會(huì)尋在很多的問題，不能滿足用戶的需要。這也是限制了檔案信息化發(fā)展和建設(shè)的重要因素之一。

2、檔案的安全性問題。從目前的檔案的組織程序以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)上來看，有很大的安全隱患。這是因?yàn)椋畔⒕W(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放性的資源，深入到各個(gè)領(lǐng)域，一旦管理不善，就會(huì)造成檔案丟失或者泄露。究其原因，主要有以下幾點(diǎn)：

（1）技術(shù)問題。現(xiàn)在無論是黑客的惡意攻擊還是各種電腦病毒，都能夠侵入檔案系統(tǒng)，這幾大的威脅到了檔案信息的安全。

（2）人為因素。一些檔案管理人員的安全意識(shí)不夠，責(zé)任心不強(qiáng)，沒有對(duì)發(fā)布的信息作認(rèn)真的審查；其次是缺乏計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，操作不規(guī)范，沒有及時(shí)的對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理，致使檔案數(shù)據(jù)丟失以后不能找回；另外，檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及管理理念都和檔案信息化的發(fā)展不協(xié)調(diào)，沒有對(duì)檔案工作予以相當(dāng)?shù)闹匾暋?/p>

3、檔案人員的素質(zhì)不高。檔案信息管理的信息化，不僅是對(duì)婦幼保健所的設(shè)施設(shè)備有硬性的要求，同時(shí)也對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。檔案信息化建設(shè)要求檔案管理人員不僅要具備熟練的傳統(tǒng)檔案管理常識(shí)，還要有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)。但是就目前來看，婦幼保健所的檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低，缺少基本的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等。這也就限制了檔案信息化建設(shè)中對(duì)新技術(shù)的使用和推廣。

二、解決的對(duì)策

為了滿足社會(huì)的需求，方便信息管理，婦幼保健所檔案信息電子化系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)程應(yīng)該加快。想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，首先就要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作各環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化。

1、完善設(shè)備設(shè)施。首先要加大資金的投入，對(duì)于那些必要的設(shè)備設(shè)施一定要配置齊全；其次，要使用適合婦幼保健所檔案管理的軟件系統(tǒng)，操作界面不僅要清晰，還要易學(xué)易用，操作簡單；最后，主要操作的規(guī)范性。要求檔案人員在進(jìn)行資料的錄入時(shí)，一定要遵循現(xiàn)有的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這樣做可以直接實(shí)現(xiàn)資源共享，不會(huì)給他人帶來“看不懂”的問題，避免資源浪費(fèi)。

2、提高檔案的安全性。為了方面應(yīng)用，提高保健所的服務(wù)水平，檔案資料必須要實(shí)現(xiàn)資源共享，但與此同時(shí)，面臨的檔案保密性問題也亟待解決。針對(duì)這一問題，婦幼保健所應(yīng)該根據(jù)單位的實(shí)際情況，制定出一套嚴(yán)格的規(guī)章和制度，目的就是為了建立檔案信息化的安全保障體系，要責(zé)任到人。督促檔案管理人員提高安全意識(shí)，對(duì)信息進(jìn)行嚴(yán)格的管理和審查。

3、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)。每一次技術(shù)的更新都離不開人才的培養(yǎng)，同樣，檔案信息電子化的發(fā)展也急需一批懂信息技術(shù)的人。因此，我們應(yīng)該加快網(wǎng)絡(luò)化人才的培養(yǎng)力度，并不斷的學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)和技術(shù)，如果條件允許，可以對(duì)現(xiàn)有的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新，優(yōu)化人才的培養(yǎng)體系。

4、領(lǐng)導(dǎo)要起帶頭作用。合理的協(xié)調(diào)和正確的領(lǐng)導(dǎo)是任何部門和機(jī)構(gòu)發(fā)展的基本條件。對(duì)于婦幼保健所來說，想要實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)工程，不僅要從基層抓起，還要從領(lǐng)導(dǎo)們做起，要提高行政決策的民主化和科學(xué)性。主要體現(xiàn)在：行政領(lǐng)導(dǎo)在做重大決策之前，應(yīng)該和各部門共同商議、研究，集思廣益才能作出一個(gè)好的決策；與此同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)檔案信息電子化建設(shè)的協(xié)調(diào)管理，保證系統(tǒng)建設(shè)的各個(gè)方面都能齊頭并進(jìn)，為系統(tǒng)建設(shè)中長期發(fā)展目標(biāo)制定出一個(gè)科學(xué)的指導(dǎo)方針；此外，對(duì)系統(tǒng)建設(shè)過程中取得的每一個(gè)階段性目標(biāo)都要進(jìn)行審定，對(duì)技術(shù)路線以及項(xiàng)目的執(zhí)行工作要進(jìn)行監(jiān)測和審查，還要成立專家小組，保證在進(jìn)行重大問題的決策之前能夠做出充分的論證，提高行政決策水平。

三、總結(jié)

信息社會(huì)給婦幼保健所檔案的管理工作推向了網(wǎng)絡(luò)化、電子化，而面對(duì)著信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，想要實(shí)現(xiàn)真正的信息電子化，我們要做的工作還有很多。從目前來看，婦幼保健機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)檔案信息子化建設(shè)工程已經(jīng)步入了一個(gè)新階段，重點(diǎn)突破和整體推進(jìn)已經(jīng)緊密的結(jié)合了起來，一方面推進(jìn)現(xiàn)代化的進(jìn)程刻不容緩，另一方面又是繁重的任務(wù)和不斷涌現(xiàn)的技術(shù)難題。但是檔案信息化及時(shí)發(fā)展婦幼保健事業(yè)的必然要求，隨著婦幼保健事業(yè)的深入開展以及工作量的不斷增加，檔案信息的資源開發(fā)和利用顯得尤為重要。因此所有的難題都是我們必須要克服的。

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