衛生材料二級庫管理模式研究與實踐

◆由寶劍 肖 篤 田一寧

由寶劍1 肖 篤2 田一寧2

1 西安交通大學醫學院第一附屬醫院 陜西 西安 710061

2 金算盤軟件有限公司 重慶 404000

1 研究背景

醫院物資主要分為:衛生材料、藥品、總務保障材料、低值易耗品、固定資產等，材料類型不同，需要采用管理模式也不同。

衛生材料主要分為普通衛生材料、高值耗材、專用材料等，其中高值耗材與專用材料是管理的重點與難點。常見管理問題主要有:(1)科室以領代支現象嚴重，普遍存在物資領而未用的情況，造成科室的收入與支出不匹配，不符合責權發生制原則;(2)對科室已領材料的使用沒有嚴格監督，其有效期管理無法控制，存在醫療安全隱患;(3)某些高值耗材漏收費等給醫院造成損失，并且無法進行高值耗材的跟蹤管理;(4)由于以上原因，衛生材料的采購無法預測采購量并實現集中采購，造成采購低效等派生問題［1］。

2 衛生材料二級庫管理模式研究

2.1 什么是二級庫管理

“二級庫存”一般是指各科室、病區在醫院衛生材料一級庫房領用材料后所形成的庫存。通過二級庫管理，醫院將材料管理的觸角下沉到科室，為精細化管理奠定了基礎，實現了衛生材料的計劃、采購、領用、使用、收費全程跟蹤管理。

2.2 二級庫管理流程

典型的醫院衛生材料二級庫管理流程，如圖1所示。

二級庫管理的核心思路是:科室領用材料時，首先調撥到為之服務的二級庫，待科室使用材料時，從二級庫進行真正的出庫。

圖1 醫院衛生材料二級庫管理流程圖

2.3 二級庫管理范圍

醫院材料種類繁多，根據節約成本原則和80/20原則，沒必要將所有材料都納入二級庫管理范圍。一般需要納入的主要有:(1)高值耗材;(2)專用材料，如檢驗材料、放射材料、口腔材料等特殊專用材料。

具體哪些材料納入二級庫管理范圍，各醫院實際應用過程中可以參考以下原則來界定:(1)該材料的價值是否非常高;(2)該材料是否需要向病人收費;(3)該材料是否具有特殊性、專用性;(4)該材料使用中是否經常出現流失、漏收費等管理上的漏洞;(5)該材料消耗成本能否直接歸集到使用科室;(6)該材料是否容易出現科室大量領用而未使用的情況。

2.4 二級庫設立原則

二級庫是相對于總庫的一個庫房概念，可以是一個虛擬的庫，也可以是一個實際的庫。

二級庫設立時可以遵循以下原則來考慮:(1)就近方便原則。一般情況下，大病區、大科室可以設立一個二級庫;(2)材料量大原則。如手術室、骨科、心內科等一般占用了大量的高值耗材，那么就可將其設為二級庫;檢驗科、放射科、口腔科一般占用了大量特殊專用材料，也可以將其設為二級庫;(3)服務關系原則。如很多醫技科室都是為臨床科室服務的，這些科室可以設立對應二級庫。

2.5 二級庫隸屬關系

二級庫的管理主體應隸屬于物資管理部門還是具體科室，在不同醫院有不同做法。下面對比一下兩者區別，醫院在進行二級庫管理時可以根據情況選擇不同的管理方式，如表1所列。

一般來講，如二級庫管理材料量小、專用性強則可以由具體科室人員兼管;如二級庫管理材料量大，專用性不強則可以由物資管理部門委派二級庫管理員進行管理。

2.6 二級庫管理制度

為實現二級庫高效管理，需要一系列的制度保障。主要措施有:(1)分開管理原則。二級庫管理的重點材料與非庫管普通材料要分開存放，以免混淆;(2)專人管理原則。無論二級庫管理員是科室人員兼任還是物資管理部門委派，都必須有專人管理，并對二級庫材料的管理負全責;(3)材料領用控制。二級庫材料的領用與總庫材料的領用采用一樣的流程。高值耗材的領用需要醫囑、收費等相關證明齊全，實現對高值耗材使用、收費的重點監控;(4)定時核查監督。物資管理部門或者財務部門要定時對二級庫核查盤點，確保賬實相符。如果出現盤虧等問題，需要追究相關人員責任;(5)績效激勵措施。要有二級庫管理績效考核綜合指標，并使該指標盡可能量化、可操作，其考核結果與獎金薪酬掛鉤。

3 二級庫管理實踐

根據以上理論，醫院在進行醫院管理信息系統(HRP)建設時候，就應將物流管理納入其中并作為重要的一個子系統進行建設，物流管理系統與財務成本核算系統緊密集成，物資的出庫、入庫自動產生財務成本憑證，保證了核算數據的準確定和及時性［2］，如圖 2。

在實施二級庫管理時候，具體實踐做法如下:

首先，確定庫管衛生材料的價格區間，原則上將單價200元以上的材料作為二級庫管理材料處理。這類材料主要集中在植入類材料和介入類材料中。

表1 衛生材料二級庫隸屬部門優勢劣勢對比表

圖2 醫院物流管理系統應用流程圖

然后，對需要重點管理的特殊材料也作為二級庫管理材料處理。如檢驗科試劑、放射科膠片等，專門建立二級庫房進行重點管理。

研究每個二級庫材料的使用、收費等信息，為高值耗材建立嚴格的院內序列號條碼［3］。同一個序列號條碼打印2張;一張粘貼在包裝上面，收費時掃描該序列號實現自動出庫;一張粘貼在病歷本上，收費時候病人的ID號、開單醫生等重要信息會寫到HRP信息系統中，實現高值耗材的全過程跟蹤。

二級庫設置考慮了方便、服務關系等原則。臨床科室的二級庫建立在大科室、大病區，各個小科室領用時候再行出庫到對應科室［4］。

安排專人進行二級庫管理，并將二級庫材料與非二級庫材料分開管理。二級庫材料量大的科室同時也建立了專門庫房用于二級庫材料的管理。同時，對二級庫管理員進行培訓和績效考核，從而保證二級庫管理水平。

在二級庫材料和二級庫確定下來之后，進行衛生材料管理系統試運行。在試運行過程中，對二級庫材料劃分進行驗證，并做出適當調整，經過一段時間的試運行之后，二級庫材料與二級庫管理應用經驗就總結出來了，這為二級庫管理系統成功上線積累了經驗基礎。

HRP應用二級庫管理的過程如下:首先由二級庫與總庫進行需求預測，提出采購計劃;然后，采購部門執行采購，采購完成進入總庫。如果是受托材料直接進入代銷庫，那么特殊專用材料直接進入二級庫。最后，各科室在線請領衛生材料，普通衛生材料直接配送出庫。二級庫材料調撥到科室對應的二級庫，科室實際使用時再進行出庫，這樣整個業務環節就完成了［5］。

在計算成本時，調撥到二級庫的材料只有使用后才計算材料消耗成本;如果沒有使用，不計入科室成本，這樣更加符合成本核算的責權發生制原則。月末，對二級庫進行盤點，系統自動計算盤盈盤虧以實現對二級庫材料的核查，保證保管安全。

同時，通過二次開發實現了高值耗材與醫院收費系統的完美對接，實現了根據高值耗材條碼自動完成計費與出庫功能，滿足了對高值耗材條碼管理和全程跟蹤的管理要求。

4 討論

該二級庫管理模式建立起來以后，首先，完善了醫院的物流信息管理系統，極大地減少了衛生材料的流失;第二，改變了過去對高值耗材的管理方法，改善了其管理混亂的狀況，節約了資金;第三，為今后成本及績效的準確考量奠定了基礎，完成了物流系統和財務系統、成本核算系統的對接。

二級庫管理模式優勢明顯，但如何推廣與實踐還需做一些努力。首先是管理者的接受程度和認知度的問題。大多數人認為這種管理方法是好的，也很配合。但仍有少數人認為過去的管理方法簡單省事，不愿意接受新事物。對此，要加強培訓，并且領導層要重視并加大宣傳;第二，這種方法的完全實施還需要醫院和軟件公司相互配合，不斷磨合，才能將此種管理方法真正落實到位。同時還需通過各種方式加大宣傳，使之能夠被更加廣泛的應用，為節省醫療資源，降低醫療費用支出做出一定的貢獻。

［1］杜 恂，杜 婉.加強醫用衛生材料管理的幾點措施［J］.中國衛生資源，2008，11(4):162－163.

［2］由寶劍.現代醫院HRP信息系統構建［J］.經濟研究導刊，2010，107(33):215－216.

［3］鐘建華，葉海榮，醫用衛生材料的分類編碼管理探討［J］.醫療裝備，2006，20(3):31－32.

［4］曾 珠.淺談醫院衛生材料的管理［J］.醫療衛生裝備，2004，25(9):141.

［5］田 蕾，程 霞.衛生材料的規范化管理［J］.醫療衛生裝備，2010，31(12):96.