使用WORD/EXCEL處理數(shù)據(jù)的實(shí)例解析

宿遷經(jīng)貿(mào)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校 胡春亞

我的一位朋友正在寫(xiě)一篇關(guān)于蘇北地區(qū)人名特征分析的碩士學(xué)位論文，她從我們當(dāng)?shù)嘏沙鏊{(diào)出了當(dāng)?shù)氐娜丝跀?shù)據(jù)進(jìn)行處理分析，以此作為她論文中相關(guān)論點(diǎn)的支撐。由于專業(yè)所限，在處理分析數(shù)據(jù)時(shí)，她遇到了一系列問(wèn)題，因此向我尋求幫助。在幫她進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的過(guò)程中，我尋找到一些解決相關(guān)問(wèn)題的方法，現(xiàn)總結(jié)如下，以期對(duì)遇到類似問(wèn)題的朋友有所幫助。本文出現(xiàn)的圖示均為實(shí)例截圖，特此說(shuō)明。

一、如何將記事本中含有制表位數(shù)據(jù)導(dǎo)入到EXCEL中，并分列顯示

一般情況下，我們會(huì)使用EXCEL進(jìn)行數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單處理分析，但我們從派出所調(diào)出的人口數(shù)據(jù)均為記事本且含有制表位數(shù)據(jù)。如果我們采取直接“復(fù)制—粘貼”這種方法將其導(dǎo)入到EXCEL中，所有數(shù)據(jù)將在一列中顯示。只有將制表位數(shù)據(jù)進(jìn)行分列顯示，才便于我們進(jìn)行數(shù)據(jù)處理與分析。但是人口數(shù)據(jù)較多，如果采用一一復(fù)制或移動(dòng)去分的話，需要耗費(fèi)的時(shí)間和精力會(huì)相當(dāng)多。那有什么便捷的方法嗎？本人現(xiàn)將操作步驟總結(jié)如下：

步驟1：在記事本中選擇要處理的數(shù)據(jù)然后復(fù)制粘貼到WORD中。如圖1所示結(jié)果。

步驟2：在WORD中選擇文本，執(zhí)行“表格/轉(zhuǎn)換/將表格轉(zhuǎn)換為文本”命令，然后再執(zhí)行“表格/轉(zhuǎn)換/將文本轉(zhuǎn)換為表格”命令，將文本轉(zhuǎn)換為表格。這樣就把一列的內(nèi)容分列顯示了如圖2所示。

步驟3：復(fù)制WORD表格中的數(shù)據(jù)粘貼到EXCEL中即可完成。如圖3所示。

二、如何將人名的姓氏去掉以便統(tǒng)計(jì)不連姓重名情況

圖1

在EXCEL中，執(zhí)行“編輯/替換”。在替換的過(guò)程中會(huì)遇到這樣的問(wèn)題，就是有的人名中包含姓氏用字，這時(shí)替換就要注意不能把它替換掉。因此我們應(yīng)使用替換對(duì)話框中的“查找全部”功能，然后一一去替換。如下圖所示，“柏”作為姓氏的同時(shí)又有很多人將其作為名，因此在替換時(shí)不能直接點(diǎn)擊“全部替換”，應(yīng)該點(diǎn)擊“全部查找”，然后再逐個(gè)替換。

圖2

圖3

三、如何統(tǒng)計(jì)連姓重名與不連姓重名的數(shù)據(jù)

步驟1：執(zhí)行“數(shù)據(jù)/數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”命令，然后按照如下圖5-9操作步驟進(jìn)行。

圖4

圖5

圖6

圖7

在圖8雙擊“姓名”字段，打開(kāi)對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置如圖9。

圖8

圖9

圖10

圖11

最后我們可得到如圖10所示結(jié)果。

步驟3：?jiǎn)螕魯?shù)據(jù)透視表工具欄中“數(shù)據(jù)透視表”按鈕，在打開(kāi)的菜單中選擇排序并列出前十項(xiàng)命令。設(shè)置如圖11所示：

我們即可得到各個(gè)人名重復(fù)的次數(shù)統(tǒng)計(jì)情況。

以上是以不連姓氏重名為例的，連姓重名的方法是一樣。這里就不再加以說(shuō)明。

四、如何將已由EXCEL處理過(guò)的數(shù)據(jù)再導(dǎo)入到WORD中

朋友要在論文附表中以WORD形式呈現(xiàn)分析數(shù)據(jù)，因此要將已由EXCEL處理過(guò)的數(shù)據(jù)再導(dǎo)入到WORD中。如何將已由EXCEL處理過(guò)的數(shù)據(jù)再導(dǎo)入到WORD中，下面以“重名數(shù)據(jù)”的處理為例，具體步驟如下：

步驟1：選擇相應(yīng)數(shù)據(jù)，然后復(fù)制到WORD中，它們將以表格形式存在如圖12。

圖12

圖13

步驟2：在WORD中選擇整個(gè)表格，執(zhí)行“表格/將表格轉(zhuǎn)換為文本”命令如圖13，將其轉(zhuǎn)換為文本。設(shè)置如圖14所示，得到如圖15所示結(jié)果。

圖14

步驟3：執(zhí)行“編輯/替換”命令，設(shè)置如圖15所示。這樣就將段落標(biāo)記符號(hào)全部替換為空格，可得到圖16所示結(jié)果。

圖15

圖16

本文主要使用了WORD/EXCEL軟件的“查找與替換”功能以及建立相關(guān)的“數(shù)據(jù)透視表”立體地分析數(shù)據(jù)，解決了朋友編寫(xiě)撰寫(xiě)論文中的數(shù)據(jù)處理與分析問(wèn)題。因此，只要我們善于分析與挖掘問(wèn)題，利用辦公軟件完全可以解決辦公中很多問(wèn)題。最后本人期望能對(duì)遇到有類似問(wèn)題的朋友能有所幫助。