基于元數據在電子檔案管理中起到的作用探討

　　摘要：文章介紹了元數據定義以及基于元數據在電子檔案管理中起到的重要作用。
　　關鍵詞：元數據；電子檔案；管理
　　目前各種業務信息管理系統已經在運行應用，各種類型的電子文件產生于這些信息管理系統中，還有一些新的信息管理系統在建設，一些信息管理系統在升級改造，應當把基于元數據的電子文件管理的方式逐步應用到各個信息管理系統中，元數據集是電子文件管理的基礎，人們通過電子文件的元數據記錄電子文件整個生命周期的全部信息，依據元數據對電子文件進行有效的控制，保護電子文件真實，完整，有效，元數據是解決電子文件管理的重要工具。
　　一、電子文件元數據定義
　　元數據基本定義：關于數據的數據（data about data）。
　　在信息管理領域，元數據被定義為：提供關于信息資源或數據的一種結構化的數據，是對信息資源的結構化的描述。在電子文件歸檔管理中它是描述電子文件數據屬性的數據：包括文件的格式、硬件和軟件環境、文件處理軟件、編排結構、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。電子文件元數據標準定義元數據是電子文件內容、背景、和結構信息及整個管理流程的數據。其作用是描述信息資源或數據本身的特征和屬性，規定數字化信息的組織，具有定位、發現、證明、評估、選擇等功能。
　　二、元數據在電子文件管理中的作用
　　元數據作為數據管理的工具廣泛應用于數據庫、圖書館、情報、文檔管理等多個領域，不同領域應用的元數據有其各不同，在電子文件管理中，元數據起到下面幾方面作用：
　?。ㄒ唬╇娮游募獢祿﹄娮游募热荨⒈尘昂徒Y構信息進行了全面的描述，這是電子文件元數據的基本作用
　?。ǘ┯糜陔娮游募暾员Ｕ?br/>　　表現在兩方面：單體電子文件，電子文件內容信息和元數據信息構成完整的電子文件信息集合，檢測元數據項目是否齊全可以確定電子文件是否完整；集合體電子文件，元數據中記錄了電子文件多個單體電子文件有機聯系的數據，依據這些數據可以收集關聯的電子文件，檢測是否完整。
　?。ㄈ┯糜陔娮游募鎸嵭员Ｕ?br/>　　電子文件元數據完整地記錄了電子文件生成的全過程，如，記錄電子文件加密，移交，接收，檢測，解密管理過程的元數據，可以確認電子文件在移交過程的真實性；記錄電子文件最終存儲的相關數據，若歸檔時檢測到電子文件最終存儲的相關數據與接收的電子文件的相關數據不一致，則可判定電子文件在最終存儲后到移關前可能被修改過。元數據為維護電子文件真實性提供有利的憑證。
　　（四）用于電子文件有效性保障
　　電子文件元數據記錄了電子文件還原顯現的技術環境數據，保證電子文件有效可讀性。檔案部門長期保存電子文件的兼容問題，是電子文件保管的難題之一，當電子文件還原技術環境升級更新后，需要及時把電子文件遷移到新的還原技術環境下，元數據忠實地記錄電子文件遷移到新技術環境的數據，以保證電子文件長期有效可讀。
　?。ㄎ澹┯糜陔娮游募w檔與數據共享
　　元數據與電子文件構成一個完整的電子文件集合，當檔案部門接收電子文件首先需要檢測元數據是否齊全，并按照元數據處置歸檔的電子文件。如，根據電子文件的相關開放利用的元數據值，確定電子文件是否開放提供利用，利用的范圍等；電子文件相關保管期限的元數據值，是保管部門處置電子文件存儲時限的依據。
　?。┯糜陔娮游募z索利用
　　電子文件元數據記錄了電子文件內容信息特征，能夠支持電子文件內容信息特征，能夠支持電子文件信息組織和查詢。如，題名、主題詞、責任者、時間、類別等元數據信息可以方便地進行檢索，也可以依據元數據組織各類專題電子文件集，便于利用者利用，還可以反映出電子文件生成的源由、利用效果等，提高電子文件的檢索利用效率。元數據是經過提煉和加工的二次數據，信息精簡，冗余度低，用戶通過元數據即可了解文件的內容、創建原因、文件運行過程以及利用條件等等。同時，元數據也是檔次準的結構化數據，有利于分散的電子文件信息資源進行整合統一管理。
　　電子文件元數據在電子文件各類系統中，用于電子文件生成、移交、保管和利用的各個環節，是在相關數據生成的同時捕獲，元數據將電子文件從生成、加工、保存、銷毀等環節產生的內容信息、背景信息、結構信息等等動態、實時地反映電子文件的生成環境，揭示文件生成時所處的管理環境等等。電子文件元數據具有反映電子文件原始狀態的功能，人們通過電子文件的元數據記錄電子文件整個生命周期的全部信息，依據元數據對電子文件進行有效的控制，保護電子文件真實、完整、有效、元數據是解決電子文件管理的重要工具。
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