淺析檔案及檔案管理工作的性質和特點

　　摘要：檔案是各類主體，包括國家機關、社會組織和個人在其實踐活動中直接形成的歷史記錄。因此，檔案和檔案管理工作就有其自身的性質和特點，本文對此進行了相應的分析研究。
　　關鍵詞：原始記錄性；檔案管理；檔案資源；檔案信息
　　檔案作為檔案管理工作的特定對象，其工作性質和特點決定了檔案管理工作的性質和特點。
　　一、檔案的性質和特點
　　檔案是各類主體，包括國家機關、社會組織和個人在其實踐活動中直接形成的歷史記錄。檔案的形式和內容往往保留了一些原始的標志，如形成日期、簽名、印信以及檔案本身的物質載體形式等，這些原始的印記充分體現了檔案的原始記錄性。原始記錄性是檔案的本質屬性，使檔案與圖書、資料等文獻區別開來，并決定了檔案和檔案工作擁有獨特的社會地位和社會功能。
　　檔案的原始記錄性，使檔案具有重要的憑證作用和參考作用。首先，檔案的內容反映了事物、事件的歷史真相和事實，這使檔案成為解決政治爭端、經濟糾紛和個人事務的最權威、最可信的憑證。其次，檔案記錄了社會制度的變遷，歷史、文化的發展，機構的沿革和家族的淵源，它對于科學研究，尤其是歷史研究、政治決策和經濟建設具有重要的參考作用。最后，檔案的原始記錄性決定了其對于文明傳承、文化傳播和家族尋根的重要紐帶作用。
　　檔案與圖書、資料等其他類型的文獻之間在形成規律、內容特征、編訂出版、保密性、版本等方面存在著明顯的差異：檔案是特定的社會組織或個人基于一定的社會活動而客觀形成的，不是人為構思、編寫而成的；檔案在內容上是原始的記錄，是信息和知識的源頭，而圖書在總體上是人類知識和智慧的結晶，具有邏輯性；檔案一旦形成，一般不能對其進行隨意修改，而對圖書則可以進行改編、修訂等演繹活動；檔案文件自形成之日到對外開放有相當長的一段封閉期，在封閉期內檔案信息是保密的，而圖書資料則強調文獻信息的及時傳播和交流；檔案一般是孤本，而同一本圖書則有若干印本，內容相同的圖書還可以由不同的出版社出版，版本各異。
　　檔案產生的領域非常廣泛，反映了人類在政治、軍事、經濟、科學、技術、文化以及宗教等各項社會領域的活動。這不僅使檔案具有紛繁的內容，而且還具有多樣的種類，如文書檔案、科技檔案、人事檔案、訴訟檔案、財會檔案，以及宗教、藝術檔案等。此外，檔案的載體形式也是多種多樣的，除了我們常見的紙質檔案以外，還有古代的甲骨檔案、泥版檔案、金石檔案、簡牘檔案，近現代以來的縮微檔案、聲像檔案、電子檔案等等。
　　二、檔案管理工作的性質和特點
　　檔案管理工作，是用科學的原則和方法管理檔案，提供檔案不各項社會實踐服務的一項工作。其基本任務是科學地管理好有價值的檔案，以其滿足社會對檔案的利用需要。
　　1、檔案管理工作的性質。首先，在宏觀上，檔案管理工作是國家科學文化事業體系的重要組成部分。檔案因其原始記錄性而具有存史、鑒古、資政等重要的功能，是構成國家記憶、社會記憶、民族記憶不可或缺的重要信息源。檔案管理工作須收集、保管和整理檔案，承擔起記錄歷史，珍藏記憶，傳承文化的社會重任。其次，在微觀上，檔案管理工作是機關、團體各項管理工作的組成部分，具有輔助管理的性質。如會計檔案管理是財務管理工作的組成部分，科技檔案管理是生產管理、技術管理和科研管理的重要組成部分，科技檔案管理是生產管理、技術管理和科研管理的重要組成部分。再次，檔案作為一種原始文獻，蘊藏了大量的原始信息，這使檔案和檔案工作成為文獻信息管理系統的重要組成部分，檔案管理工作的重心逐步從保管好檔案實體向檔案信息的開發利用方向發展。
　　2、檔案管理工作的特點。由于檔案的原始記錄性，使得檔案管理區別于圖書、資料等其他文獻的管理工作，呈現出以下的具體特點。
　　（1）檔案資源累積的緩慢性。檔案是隨著人們實踐活動的開展而逐步積累起來的，它不可能像圖書資料那樣大量印刷和廣泛發行。檔案大多是“孤本”，不能隨意復制，尤其是歷史檔案，能夠流傳至今的很少。因此，檔案資源的積累是比較緩慢的，檔案與一般的圖書資料相比，更加顯得珍貴。這使檔案的保管和保護受到高度重視，而無形中降低了它的利用率。
　　（2）檔案管理過程的階段性。檔案管理在我國分為兩個階段：檔案室階段和檔案館階段。處于不同階段的檔案具有不同的價值，檔案的管理方式以及服務對象也由此有所不同。在檔案室階段，檔案主要為其形成單位控制和使用，為本單位的日常使用工作提供憑證和參考，具有中間過渡性；在檔案館階段，檔案對其形成者的作用降低，而其社會價值增加，進入永久保存期。檔案館階段的檔案管理工作不僅需要保管好檔案，而且要積極提供檔案為社會各界服務。
　　（3）檔案管理活動對檔案形成者的依附性。檔案是在其形成者活動過程中產生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關的事實和數據。因此，檔案與其形成者是不可分的，其價值與它的形成者有密切聯系。檔案對形成者的依附性，使得檔案難以像圖書、資料那樣廣為傳遞和交流，這在某種程度上限制了檔案管理活動的范圍。
　　（4）檔案管理工作對社會的相對封閉性。檔案直接關系到其形成者的切身利益，并且有相當一部分檔案涉及國家的政治、經濟、軍事與技術秘密。所以，檔案自形成之日起，對外有相當長一段時間的封閉期，過了這段封閉期以后，才能有選擇地向社會開放。檔案管理的封閉性和圖書資料所追求的時效性形成了鮮明的對比。檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并推動檔案管理工作不斷向前發展。
　　
　　（作者簡介：武艷波（1971-），漢族，女，吉林通榆人，中級職稱，現任職于吉林省通榆縣發展和改革局，研究方向為資料檔案及人事檔案管理