校院二級管理體制下學院辦公室工作的思考

　　摘要：隨著我國高等院校辦學規模的擴大、辦學層次的提升、辦學水平的提高和校內管理體制的不斷深化，只有在工作思路、工作方法、管理制度和管理手段等方面創造性地開展工作，才能使高等院校二級學院辦公室發揮承上啟下、協調左右、聯系內外的橋梁和紐帶，體現其作為高等學校窗口的重要地位和主要職能。
　　關鍵詞：高校；二級管理；思考
　　隨著社會的飛速發展和高等教育改革的不斷深入，我國高等教育事業步入快速發展階段，眾多高等學校辦學規模逐步擴大、辦學層次進一步提升，部分高校實行了校院二級管理體制。二級學院辦公室在高?；鶎咏M織結構系統中占有重要位置，其所承擔的工作具有綜合性、服務性、輔助性、開放性的特點，對學校各項專門工作的協調與溝通起著重要作用，他們是保障學校各項工作正常運轉的樞紐和橋梁。
　　一、校院二級管理體制下二級學院辦公室工作的特點
　　1.工作頭緒多。目前，高校內部的分工細，職能部門多，二級學院的辦公室要同時面對眾多職能部門，工作點多是可想而知的。辦公室工作人員不但要做好學校各職能部門下達的工作任務，還要為本學院教學、科研及管理工作服務做好后勤保障。
　　2.工作時效性高、隨機性強。二級學院辦公室的工作牽扯到學院工作的方方面面，涉及教學、科研、黨務、人事、學生管理等等，其中的具體工作大多對時間有明確要求，例如科研項目申報、專業技術職務申報、等級考試報名等，而學生管理工作隨機性有比較強，由此，學院辦公室的工作必須講究高效、及時、準確。
　　3.工作事務性強。二級學院辦公室的事務繁雜，工作量大，工作中面對的人員眾多，而具體到某一項工作，又很瑣碎。通常是一個通知，工作人員就要付出很多的精力來完成，如統計教職工個人信息統計，字段多，數據量大，要求又必須準確，這就要求工作人員格外謹慎和細心。
　　4.窗口形象。同其他單位辦公室一樣，二級學院辦公室有著單位“窗口”之稱。對經辦的文件、經管的印鑒，學院辦公室要把好機要關，還必須注意做好保密工作；對代表學院承辦的接待、服務、內外聯系必須注意學院的集體形象，加強精神文明建設。二級學院辦公室在處理大量文件、通知、接待等各方面工作中充分體現它的窗口形象，處理工作事務過程中公關能力的高低直接影響著學院辦公室的工作效率。
　　二、校院二級管理體制下加強和改進二級學院辦公室工作的思考
　　1.提高辦公室工作人員素質，建設服務型辦公室。學院辦公室是學院的窗口，工作行為和工作水平，代表著學院的形象，辦公室工作人員的整體素質直接影響辦公室的管理水平和服務能力。辦公室工作千頭萬緒，這就要求工作人員學會統籌安排，分清工作輕重緩急，合理安排時間，提高工作效率；工作中要積極主動，遇到問題不逃避，敢于接受挑戰；勤向領導請示和匯報工作進展和工作中遇到的問題，學會向同行交流工作，互相學習。
　　學院辦公室工作要體現科學發展觀，關鍵要創新服務理念，強化服務意識，增強服務本領，不斷推動辦公室工作上新水平，登新臺階，出新舉措。服務工作做得好不好，能不能讓領導滿意、基層滿意、師生滿意，是衡量辦公室工作的根本標準，也是高校辦公室在構建和諧校園中最重要的手段和最直接的體現。
　　2.運用現代辦公手段，建設數字化辦公室。隨著網絡和現代信息技術的飛速發展，傳統的辦公模式已經不能適應當前遠程辦公的需求，這就要求運用與之相適應的新型辦公手段，網上辦公已成為高校發展的內在要求和必然趨勢，信息化建設已經成為高校建設發展的重要組成部分。正如陳至立同志所說：“要實現教育的現代化，要實現教育的跨越式發展，教育信息化是一個關鍵因素。”一個學院信息化建設的水平不僅直接關系到教學、科研和管理工作的水平，而且更是學校整體辦學水平、學校形象和地位的重要標志。
　　同時，在當前信息時代背景下，實現網上辦公才能共享信息資源，提高工作效率，增強科學決策，提高管理水平。因此，處于一線的二級學院辦公室管理采用網上辦公手段顯得尤為重要。
　　3.樹立“管理就是服務”的工作理念，建立辦公室管理工作規范。二級學院辦公室的工作頭緒多、任務重，但工作的實質還是服務。這就要求辦公室工作人員要有較強的責任意識，樹立大局意識，堅持管理就是服務和服務育人的理念，努力為學院師生服務。
　　辦公室管理工作雖然事務繁雜，但也有其規律可循，也應有其工作的流程和規范。這就要求辦公室建立和健全各項工作的規章制度，例如公章使用和管理制度、公務接待制度、公文印發辦法、科研管理辦法以及各項工作的辦事流程等。
　　綜上所述，在高校不斷改革和深化的進程中，二級學院辦公室作為行政管理的樞紐，其工作頭緒多，事務性強，責任重大，關乎學院的形象，事關學院師生的切身利益，這就要求辦公室更要加強和完善自身的各項職能，增強責任心和服務意識，樹立奉獻精神，加強內外溝通協調能力，與時俱進，為學院發展出謀劃策，做好學院發展的堅強后盾。
　　
　　參考文獻：
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　　（作者簡介：閆福軍（1976-），男，本科，中級職稱，塔里木大學植物科學學院，主要負責學院辦公室工作