試析企業(yè)離退休人員檔案與社會化管理工作

　　摘要:隨著社會人口老齡化問題日趨嚴峻，隨之而來的是我國離退休人員隊伍日益龐大，社會化管理已勢在必行，與此相關的企業(yè)離退休人員的檔案管理工作，若繼續(xù)沿用以前的人事檔案管理制度已經(jīng)不能適應當今社會的需求，因此，必須探索和研究當前市場經(jīng)濟條件下人事檔案管理的新模式。本文對社會化管理形勢下如何做好企業(yè)離退休人員的檔案管理工作進行了探討。
　　一、企業(yè)離退休人員檔案管理的現(xiàn)狀
　　（一）檔案管理分散、零亂
　　隨著國有企業(yè)改革的不斷深入，企業(yè)離退休人員急劇增加，他們的人事檔案有的放在原企業(yè)、有的轉到了社區(qū)、有的寄放在勞動力市場。關閉、破產(chǎn)企業(yè)離退休人員的人事檔案幾乎處于無人管理的狀況，許多離退休人員甚至不知道自己的檔案究竟在何處。如此分散、零亂、不規(guī)范，既危害了離退休人員人事檔案的安全性，也影響了檔案的權威性。
　　（二）設備設施差、保管條件差、人事檔案材料欠缺
　　一是關閉破產(chǎn)企業(yè)的離退休人員人事檔案無專人保管，也沒有專門的庫房，只有留守人員臨時看守。二是社區(qū)管理的離企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)量少，難以形成規(guī)模，由于經(jīng)費緊張等原因，社區(qū)管理的檔案也沒有專門的庫房，有的只是同文書檔案堆放在一起，缺少檔案的“八防”措施和安全保證。三是檔案材料不齊全，整理不規(guī)范。相當部分的企業(yè)離退休人員人事檔案材料不齊全，應歸檔的材料未能及時收集、整理歸檔，尤其是退休后增加養(yǎng)老保險金的情況、健康狀況等材料空白。
　　（三）檔案管理人員身兼數(shù)職，業(yè)務不熟悉，能力和水平偏低
　　關閉破產(chǎn)企業(yè)留守人員和社區(qū)檔案管理人員沒有經(jīng)過專門的培訓，多為臨時留守或臨時聘用人員，檔案管理隊伍呈不穩(wěn)定性，而且未經(jīng)正規(guī)和系統(tǒng)的檔案管理培訓，專業(yè)水平和業(yè)務能力都有待于提高。
　　（四）企業(yè)離退休人員人事檔案仍處于原始手工管理，難以適應信息化管理的需求
　　企業(yè)離退休人員人事檔案缺乏生命力，似乎退休了檔案就沒有價值了，沒有更好地將管理與服務有機結合起來，發(fā)揮人事檔案在企業(yè)離退休人員社會化管理服務中的作用。
　　二、企業(yè)離退休人員社會化管理的必要性和迫切性
　　鑒于企業(yè)離退休人員管理的現(xiàn)狀，各級政府為推動企業(yè)離退休人員社會化管理出臺了一系列政策和措施，為完善社會保障制度、減輕企業(yè)負擔，保障企業(yè)離退休人員生活和維護社會穩(wěn)定搭建了社會化管理服務平臺。企業(yè)離退休人員管理服務社會化是建立獨立于企業(yè)、事業(yè)單位之外的社會保障體系的重要內(nèi)容，而企業(yè)離退休人員檔案管理工作又是社會化管理工作的基礎，社會經(jīng)濟的快速發(fā)展必定要加快企業(yè)退休人員由“企業(yè)人”向“社會人”的轉變。為適應社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和社會保障新形勢的需求，加快完善企業(yè)離退休人員的檔案管理，依法保障企業(yè)離退休人員的合法權益，對推動企業(yè)離退休人員社會化管理服務具有十分重大的意義，也是擺在各級勞動保障部門面前的一道新課題。
　　三、企業(yè)離退休人員檔案移交社會化管理存在的問題
　　由于離退休人員社會化管理處于起步階段，各種管理機構、社會保障平臺初步建立，無論人員的配備、場所提供、辦公經(jīng)費和物質(zhì)保障都難以全面到位。同時由于社區(qū)工作人員待遇較低，人員流動性大，招聘人員無法適應工作的需要，受各種經(jīng)濟條件的影響無法適應離退休人員移交社會化管理服務的需要。
　　（一）離退休人員社會化管理制度不健全
　　目前雖然出臺了許多離退休人員社會化管理服務的文件和規(guī)定，但各省、市開展進度不同，許多地區(qū)的離退休人員社會化管理只是實現(xiàn)形式上的移交，并沒有實質(zhì)的管理服務內(nèi)容，致使離退休人員檔案移交社區(qū)后仍由原企業(yè)進行管理。同時由于醫(yī)療保險制度不完善，居住異地的離退休人員醫(yī)療費用的報銷管理未能在政府部門間形成統(tǒng)一協(xié)調(diào)的管理機制，使得移交后居住異地離退休人員的醫(yī)療費用報銷仍由企業(yè)管理，這成了阻礙離退休人員移交社會化管理的主要原因之一。
　　（二）企業(yè)與政府部門溝通不協(xié)調(diào)，協(xié)商不一致
　　由于部分企業(yè)自身建立了一套完整的社會職能管理體系，其離退休人員管理體系健全，功能完善，服務全面。然而移交后不能利用已建立的勞動保障平臺，難以資源整合利用。其次由于政府部門人員配備受編制的影響，如何安置企業(yè)離退休人員管理體系的這部分工作人員與企業(yè)無法達成一致，制約了社會化管理的進程。再次，企業(yè)經(jīng)濟效益的不同，各類保險未能及時繳納，也阻礙了離退休人員實行社會化管理的步伐。
　　三、企業(yè)離退休人員的檔案實行社會化管理優(yōu)勢
　　（一）實行社會化統(tǒng)籌管理，不僅是對社會保障體系的有力補充，而且有利于國家掌握各類人力資源構成情況，為制定決策提供基礎數(shù)據(jù)。
　　（二）由社會專門機構統(tǒng)籌管理企業(yè)離退休人員的檔案，可以實現(xiàn)檔案管理的專門化和標準化。
　　（三）統(tǒng)籌管理實現(xiàn)后，可以在最短的時間內(nèi)完成國家對這類人員的各種政策落實，節(jié)省大量的人力和資金。
　　（四）企業(yè)員工類別構成是多元化的，這個客觀情況增加了企業(yè)管理成本和管理空間。實現(xiàn)離退休人員社會化管理，把企業(yè)內(nèi)部離退休人員融入到社會相應的管理機構中，可以降低社會總的管理成本和企業(yè)管理成本。
　　（五）市場經(jīng)濟的競爭，必然會導致一些企業(yè)被淘汰，如果實現(xiàn)對離退休人員的社會化統(tǒng)籌管理，就會減少因企業(yè)倒閉給社會和家庭帶來的壓力，保證國家的政治穩(wěn)定。
　　五、企業(yè)離退休人員檔案管理的模式和對策
　　隨著離退休人員社會化管理體制的健全，檔案管理模式也會隨之改變，離退休人員社會化管理就是在市場經(jīng)濟條件下建立的一種新模式，與市場經(jīng)濟的發(fā)展和社會信息化程度密切相關，所以它應是一種社會化、開放式管理模式。
　　１、離退休人員檔案社會化開放式管理模式，是市場經(jīng)濟條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補充，與傳統(tǒng)人事檔案管理模式處于并存發(fā)展階段，市場經(jīng)濟條件下的新模式，與計劃經(jīng)濟時代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機構分別管理，比較封閉和內(nèi)向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式，而應更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現(xiàn)代人事檔案管理模式的補充。
　　這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構使用具有優(yōu)勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規(guī)范化、網(wǎng)絡化管理難度較大；新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。
　　2、離退休人員檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理。
　　根據(jù)全國人才工作會議精神，要促進人才的合理流動，必須進一步消除人才流動中的城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門、行業(yè)、身份、所有制等限制，發(fā)展人事代理業(yè)務，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準入政策，推廣以引進人才為主導的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務系統(tǒng)。作者認為，人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng)新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發(fā)展，也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創(chuàng)新的必然路徑。
　　3、社會化開放式管理模式預示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢。
　　離退休人員的工資、醫(yī)療、喪葬和遺屬已經(jīng)實行了社會化統(tǒng)籌，其檔案也必將跟隨社會保障部門，一是為他們調(diào)整養(yǎng)老金提供依據(jù)，二是為他們?nèi)ナ篮蟮囊磺猩坪筇幚硎乱颂峁┛煽康淖C據(jù)。因此，離退休人員的社會化管理也是理所當然的。
　　為適應這種新模式，實現(xiàn)離退休人員檔案管理的社會化，應采取以下幾點措施：
　　（一）建立管理機構和專門庫房，實行統(tǒng)一管理
　　1、建立“離退休人員檔案管理中心”，掛靠在社會保險經(jīng)辦機構，將分散在社區(qū)、企業(yè)和勞動力市場的離退休人員檔案集中管理。
　　2、投入資金，按照檔案現(xiàn)代化管理標準，構建規(guī)模標準的檔案管理庫房，以社區(qū)為單位、按姓氏筆畫依次排列。配備檔案管理設備設施，庫房必須具備“八防”措施和溫濕度控制器。設置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室，庫房做到整潔、安全。
　　3、申請專門的編制配備充足的檔案管理人員。
　　4、做好檔案入庫前的移交工作，無論是企業(yè)、社區(qū)或勞動力市場，在移交離退休人員人事檔案時，應補齊相關材料，確定無法彌補的材料，要在《轉移檔案材料清單》中說明原因。檔案的目錄與檔案材料內(nèi)容要相一致。
　　（二）建立離退休人員檔案數(shù)據(jù)庫
　　這樣可以實現(xiàn)市級與各個社區(qū)的檔案信息網(wǎng)絡互聯(lián)，為企業(yè)退休人員提供高效、便捷的服務。一是將所有離退休人員檔案資料全部輸入微機，二是實現(xiàn)市級離退休人員檔案信息與社區(qū)互聯(lián)網(wǎng)的鏈接，為離退休人員開辟社會化管理的綠色通道，使檔案由“靜態(tài)”管理變?yōu)椤皠討B(tài)”管理，實時反映每個退休人員的真實情況，如健康狀況、生存情況、開展養(yǎng)老金資格認證等，便于控制冒領養(yǎng)老金現(xiàn)象的發(fā)生，也拉進了政府與百姓間的距離。真正使企業(yè)離退休人員檔案信息網(wǎng)絡為社會化管理架起服務與溝通的橋梁。
　　（三）建立一支離退休人員檔案管理隊伍
　　可以向社會公開招聘檔案管理人員，運用公開招考的辦法，招聘專業(yè)性強、素質(zhì)高、熱愛檔案事業(yè)的大學生加入檔案管理隊伍，做好崗位培訓，做到持證上崗。也可以在系統(tǒng)內(nèi)選聘政治素質(zhì)高、責任心強、具有檔案管理經(jīng)驗的人員從事離退休人員檔案管理工作。建立離退休人員檔案管理人員學習培訓的長效機制。努力提高管理人員水平，使他們得到多層次、全方位的系統(tǒng)教育。規(guī)范檔案管理，推行專業(yè)技術與職業(yè)資格并進的亮牌服務制度，為企業(yè)離退休人員社會化管理服務創(chuàng)造軟環(huán)境。
　　總之，企業(yè)離退休人員檔案管理工作是社會化管理工作的基礎，加快完善企業(yè)離退休人員的檔案管理，依法保障企業(yè)離退休人員的合法權益，對推動企業(yè)離退休人員社會化管理服務具有十分重要的意義。在突出以人為本，構建和諧社區(qū)，推進離退休人員社會化管理服務工作中具有不可替代的作用。它對發(fā)揮檔案信息資源服務社會化管理，提升企業(yè)離退休人員社會化管理水平，實現(xiàn)企業(yè)離退休人員與社區(qū)、社保經(jīng)辦機構之間的遠程查詢與資源共享，因地制宜地開展愛老、敬老活動，發(fā)揮退休人員的專業(yè)特長，豐富廣大離退休人員文化生活，創(chuàng)出社會化管理服務的社會保障品牌，必將發(fā)揮其巨大的作用。
　　
　　（作者簡介：范振君，本科，館員，山東海化集團物業(yè)公司離退休人員管理部