高等院校二級學院實現教務管理高效化的探討

　　摘 要： 高等教育近年來飛速發展，各高校紛紛建立校院兩級教務管理體系。作者結合教務管理工作實際，探索使高校兩級教務管理科學高效的對策，從工作環境改善、自身綜合能力提高、充分利用橋梁紐帶作用三方面展開論述，以提高工作效率，充分發揮管理效能，更好地為二級學院教育事業良性發展提供服務。
　　關鍵詞： 高等院校二級學院 教務管理工作 教學秘書 高效化工作
　　近年來，隨著高等教育步入大眾化教育，高等院校辦公規模日益擴大，學生人數不斷增加，專業方向更趨細化，此現狀直接導致教務管理范疇迅速擴大，一線從業的教務管理人員的業務水平、管理能力面臨嚴峻挑戰。為適應新變化，保證工作質量，教務管理日常工作中計算機信息化、網絡化概念日益加深，傳統的手工操作模式逐漸向計算機系統化管理模式轉型，學生自主選課、成績審核、等級考試報名等均已依托專業的現代教務管理系統進行操作［１］。同時，在師資方面，各高校為提高競爭能力，適應辦學規模，不斷有人才加盟，因此，人的管理及人際關系處理也是擺在教務管理者面前的一項重要難題。教務管理復雜化程度加深，已然使教務管理工作演變為一項較為復雜的系統工程，因此對于如何提高教務管理工作的效率，國內眾多教育界人士積極開展研究，以期尋求合理有效的方法，滿足教育發展的需要。我從事多年的教務管理工作，現就教務管理高效化問題作如下探討。
　　一改善“軟硬件”環境是實現高效管理的基礎
　　1.努力爭取改善“硬件”環境。
　　教務管理人員統稱教學秘書，教學秘書要從繁雜的教學事務中擺脫出來，提高工作效率，硬件上要有一定的支持。教務管理工作需配備一套完整的工作設備，包括電腦、打印機、掃描儀、復印機等，同時要確保設備運行效率達到日常管理時效性要求。在人員配備方面，高校輔導員按教育部統一師生比配備標準執行，而教學秘書目前尚只能根據各高校自身辦學規模按職員編制定崗定編，一般規模的二級學院常規配備僅2—3人，面對的卻是幾千學生，顯然工作強度偏大。因此，在崗位受限、教務管理工作日趨復雜的情勢下，二級學院教務辦公室下可設非正規編制的教務助理一職，該職位由勤工儉學的學生來擔任，可利用課余時間協助教學秘書處理一些文字錄入、文件復印、通知發放、檔案整理等日常事務性工作，教學秘書負責總攬全局，統籌兼顧。硬件到位，人員分工合作，各司其職，工作效率必然提高。
　　2.提高人際關系處理能力，積極改善“軟件”環境。
　　教務管理特殊的工作性質決定了教學秘書處在學校、學院、教師、學生和同行的交匯點位置，這是各種教學矛盾最為集中的地方，因此承擔著協調各種教學管理關系的重任，教學秘書人際關系處理能力得到了考驗。［2］教學秘書上傳下達文件精神時，要以“以人為本”理念為指導，體現人文關懷。例如：在期末考試期間，提前通過短信平臺給每位教師對監考事宜作溫馨提示，以便監考教師提前安排工作生活，防止臨場時手忙腳亂，從而有效避免教學事故的發生。細微之處顯真情，人性化的管理模式，使彼此都得到尊重，能于無形中密切管理者與教師的關系。人際關系和諧，日常的教學管理工作便會積極配合，工作效率自然也就提高。
　　二、提高自身綜合能力是實現高效管理的關鍵
　　1.加強時間科學管理能力。
　　教學秘書必須合理安排時間，科學管理時間。首先，面對日常繁雜的事務型工作，教學秘書要勤于記筆記，把待處理事務進行分類排列，分清輕重緩急，列出每天的工作計劃；其次，科學合理安排好每天的工作時間段，把最重要最緊急的事情放在少受師生干擾的時間段內完成，從而既保證質量，同時又提高效率；最后，利用空閑時間來處理一些偶發性事件。時間合理安排，處理事務有條不紊，得心應手，工作熱情就會得到最大限度的釋放，真正意義上實實現快樂工作的理念。
　　2.改進溝通方式，提高語言表達能力。
　　教學秘書可通過恰當的語言表達方式提高工作效率。教務管理工作無小事，不論大小，都要細心、耐心、盡心地處理［3］，在處理正常教學事務的同時，教學秘書每天還要解答師生大大小小的問題，甚至是重復回答同一個問題。這是一件很磨人的事情，首先得保持足夠的耐心，其次要掌握回答問題的技巧，因此充分熟悉管理規章，結合多年累積的管理經驗，加上有效的表達方式，恰當的溝通技巧，三者有機結合，簡潔精練，解決問題可直指要點，讓存有疑問者消除疑慮，滿意而歸，一定程度上也將大大提高工作效率。
　　3.增強寫作及計算機操控能力。
　　教學秘書強化寫作與計算機應用能力對提高工作效率非常有效。日常事務處理中，教學秘書經常需要寫一些教學通知、匯總材料報告、申請等，具備良好的寫作能力有利于提高工作效率。另外也需掌握先進的教學管理軟件技術，如數據庫系統、教務管理系統、辦公系統等，在為師生提供快捷優質服務的同時也減輕自身的工作強度，事半功倍，工作效率會大大提高。
　　三、切實有效利用好橋梁紐帶是實現高效管理的必要手段
　　1.實行班級簽到制度，利用學委，及時傳遞信息，通知精神落實到位。
　　教務管理辦公室要求班級學習委員日日簽到，互通信息，并不定期地對學委進行業務知識的培訓，建立有效的教務管理員與學生的溝通機制，從而使一些重要的、緊急的通知及時落實到位，并能得到很好的執行；同時，利用經常接觸學生的機會，及時掌握教學一線的信息，了解學生的思想動態，掌握學生的教學需求，當教學矛盾顯現時，充當教師與學生之間的潤滑劑，消除矛盾，起到維持正常的教學秩序的作用。
　　2.建立各研究所所長或學系主任聯絡機制，加強教師間的溝通協調。
　　教務管理工作，重要內容之一就是規范有序的落實各項教學事務，面向對象就是一線教師，大至教學計劃修訂、任務落實、考試管理等，小至教師的調停課管理。因此，在此過程中，研究所所長或學系主任往往是與教學秘書聯系最為緊密的，我們稱之為親密的合作伙伴，只有通過與之的深入交流與聯系，才能將一系列的教學安排與要求落實到位，形成有效的二級管理機制，從而保證各項工作的正常運轉，管理效能將大大提升。
　　3.利用輔導員，及時做好學生教學工作。
　　學生是學習的主體，近年來，隨著高等教育事業的蓬勃發展，與學生相關的群體性、個體性事件不斷升級，層出不窮，各高校設立輔導員崗位是專門面向學生，專職為學生服務的。在服務學生的工作中，同為服務者的教學秘書，必須與輔導員保持良好的工作關系，及時了解學生的學習動態，發現問題，充分交流互換意見，求同存異，找出正確解決問題的方法，最大限度地幫助、挽救學生。另外，教學秘書通過對學生的教育，使自我價值得到充分的實現，熱愛教育事業，把本職工作作為自己的一項事業來做，會極大地調動工作積極性，工作效率也會有所提高。
　　四、結語
　　總之，教務管理工作是一項較為復雜的系統工程，也是一門較為深奧的學問，沒有最好，只有更好，在日常工作中，教學秘書必須不斷地磨煉自己，提升自己，通過不斷地總結反思，尋求最適合自己最為有效的管理方法。教學秘書同樣也面臨很多機遇和挑戰，只有提高綜合素質，更新管理理念，與時俱進，才能更好地完成各項工作，在同行、教師、學生中贏得較好的口碑。
　　參考文獻：
　　［1］趙璐芳.院級教務管理規范化高效化探索［J］.現代經濟信息，2008，（03）：86-87.
　　［2］吳愛玲.論低碳化形勢下高校基層教學教務管理人員的職能改進［J］.赤峰學院學報（自然科學版），2011，（09）：237-238.
　　［3］常奕.“應用型”工科二級學院教務管理高效化探索［J］.中國新技術新產品，2009，（17）：251.
　　基金項目：本文系嘉興學院機電工程學院2011年度教改項目（項目編號：JD2011A04）的研究成