比質比價采購信息化建設方案探討

摘要：比質比價采購模式是集團二級公司電力物資采購的重要組成部分，具有業務量大、手工處理復雜、涉及面廣、詢價報價討價操作周期長、供需雙方耗費大的特性。傳統的詢價、個別談判方式既費錢費事，又不利于規范經營。招標采購、比質比價采購是企業物資采購管理中的兩種相互聯系且不可分割的主流采購模式，是供應鏈中的兩個主要控制節點。公司對采購模式控制節點的劃分條件如下：某一品種在集團公司規定采購目錄內采購金額大于30萬元的，采用招標模式；對低于30萬元的采購業務，實行比質比價采購模式。比質比價采購較招標采購模式還有一個顯著的特點：就是前者的業務量大于后者。傳統手工方式下的比質比價：采購工作量大、周期較長、交易成本高、溝通不暢、信息不能共享、內部控制與相互制約流于形式。為解決這一問題，由集團下屬省公司物資管理部組織建設比質比價采購在線平臺。

關鍵詞：比質比價 崗位不相容 陽光管理

1 確定比質比價采購平臺的使用群體

根據業務全程可見性管理理念，以科學規范、公正、公開、公平為原則，以及供、需方用戶特征，對供需雙方進行全面規劃。

需方用戶：各二級、三級公司物資部（采購經理、計劃員、采購員、保管員）。

需方用戶特征：需方企業在傳統的手工作業下計劃、采購等業務處理，是先根據需求計劃編制采購計劃，再根據采購計劃組織貨源，下達采購任務書交采購人員，然后由采購人員通過電話、郵件及出差等傳統方式落實供應商供貨狀態，致使供貨周期較長。之后，還要組織發運、裝卸、整理及與保管員進行交接，辦理結算手續等業務。各業務人員要花費較多時間，從各種獨立、分散、零亂的媒介載體中查找大量的信息；單據傳遞、交接登記量大，且各部門、各崗位及個人封閉式保管單據等資料，造成信息資源自成體系而無法共享。還存在著業務處理過程因封閉而不透明，行政監督、內部審計只能事后進行，給內部控制帶來了諸多不便。

供方用戶：與需方單位有業務往來所有供方企業及聯系人（通常指需方的供應商）。

供方特征：傳統的手工作業下，供方企業在獲取銷售信息后，需派出銷售人員赴需方企業取得詢價資料，然后根據銷售人員帶回的詢價信息，進行報價準備。再由銷售人員赴需方企業或通過電話、傳真、郵件等傳統方式與需方采購人員進行聯絡遞交供方產品資料，洽談可能的成交價格及數量。供方企業只是被動開拓市場及銷售渠道，這樣就將大量的時間、人力、物力、財力耗費于往返的路途中。當一個業務人員與多個需方企業同時有業務往來時，就有可能顧此失彼而錯失商機。

2 確定業務流程

平臺采購流程采用崗位不相容設置。

2.1 企業分管采購的主管對采購訂單沒有操作權限。但對其有審批權限。對不同意的采購訂單有權駁回和終止（中止）。根據相關權限的設置審批結算單。

2.2 計劃員有權編輯采購訂單，并將采購訂單分派給采購員。監督采購員的定價狀況。有權駁回和終止（中止）不合理的采購價格訂單。但沒有與供應商商談價格的權限。根據供應商發貨通知、發票或入庫單辦理填寫結算單。

2.3 采購員根據計劃員分派的采購訂單，與供應商進行采購價格的商談，并確定采購價格。根據供應商的發貨通知提貨，并與保管員辦理到貨交接手續。

3 供方崗位不相容設置

3.1 分管銷售的經理審核銷售員的報價，有權駁回不合理的報價。

3.2 銷售員根據需方訂單進行網上報價，對需方的應價進行還價與確認。辦理發貨通知。

4 系統主要模塊

訂單管理：計劃員根據需求計劃制定采購計劃，編輯采購品種、數量、技術資料等數據，并將采購業務指定到合格供應商（可選兩家以上），然后按訂單號將采購業務分派給采購員。

詢價管理：采購員根據計劃員分配到的詢價單，進行詢價業務處理。短信通知供貨商對詢價單進行報價、應價。

審批：在供需雙方需要審批的流程中使用，由計劃員、采購經理、主管等執行。根據系統設置由采購金額的數目決定詢價單由誰審批。

報價管理：供方在收到采購通知后，在網上進行報價，需方在收到報價后，通過審比應價，供方決定是否對需方應價成交。

發貨通知單：對成交的詢價單由供方用戶填寫發貨單的發票號、運單號、結算方式、稅率、運雜費等內容，并將數據提交給需方。供需雙方都可根據供方填寫的發貨單內容打印發貨通知單。

發票與結算管理：當需方采購員收到供應商的發貨通知及對應的發票后，將發票號碼登記在系統中，并與訂單號、發貨通知號、供應商號等建立關聯關系。登記完畢后，系統自動將該業務分派到計劃員，由計劃員作接收標識后，才能編制結算單。

供應商管理：供應商管理是需方的一個重要模塊，對需方而言，供應商是需方企業物質資源保障體系的重要組成要素之一。需方從購進和建設生產設備及設施的初期，就應加強對供應商的管理。需方評審的合格供應商越多，則意味著企業連續生產經營的物資保障指數越高。合格供應商的供應能力、條件及持續發展前景關系到需方生產經營的物資是有可靠的保證。尤其是電力企業（設備維護型），生產經營設備一旦投入運行，需在很長的時間內，周期性地循環維護、大修及技術更新改造直至退出運行狀態。這就需要詳細記錄生產經營設備的供應信息，并能快速查找出某一設備及配件的供應渠道及其變更信息，建立一套對采購需求快速反應的保障體系，以滿足安全生產正常運行的需要，并達到減少庫存儲備的目的。

物資目錄：物資是整個采購的核心，物資目錄應含概所有需方采購作業的對象，同時為了規范集團公司電力物資采購及使用，需制定一整套的電力物資編碼。

5 比質比價采購在線平臺方案預計功效

5.1 對于需方

成本最小化，利潤最大化是企業的追求目標。要想提高利潤、壓縮成本，還需從源頭上控制采購成本，而成本降低是企業贏得市場的又一利器。要想降低產品成本、提高利潤，控制采購流程、降低采購成本是一個不可忽視的重要環節。以前，采購員掌握物資采購，時常出現采購價格偏高的現象，企業對此缺乏有效的控制。使用比質比價采購平臺后可以幫助企業在采購過程中有價可比，并將采購過程置于計劃、生產、采購、審計等部門的監控之下，使得采購全程可見、高度透明化，打破采購過程的“暗箱操作”，為企業控制采購價格，約束采購行為提供了工具支撐。采購員可以實時的與供貨商聯系、掌握供應商情況，拉近了與供應商的距離，使得供需雙方企業之間的信息快速傳遞，達到快速響應市場、全面提高企業各部門業務管理水平的效果。

5.2 對于供方

供應商實時的接收需方企業的采購詢價信息，通過互聯網在該比質比價采購平臺下載需方詢價資料，并根據情況上傳已方資料。銷售人員無需往返供需雙方兩地而疲于奔波，在該平臺中可以輕松的在同一時間與數家需方企業進行交易。所有的目標供應商將在同一時間實時接收到需方企業的采購詢價信息，以公開、公平、公正的方式，在第一時間內進行報價，當需方應價后供應商有權選擇是否成交。實時雙向的與需方企業溝通交流、了解需方需求，節約了銷售成本，縮短了交易時間，提高了工作效率。

5.3 比質比價采購平臺采用了集團及二級企業編制的統一代碼，該平臺能根據企業內部控制原理，采用崗位不相容規則，對物資采購申請、計劃、采購、結算權限等業務流程進行合理的分離，實現對采購業務的規范管理。通過該平臺可在互聯網上對供應商進行選擇，對采購物資進行比質比價，不僅縮短了交易時間和訂貨周期，也大大降低了購銷雙方的交易成本。該系統的啟用，將為優化二級公司系統物資采購業務流程，規范物資采購行為，推行物資采購“陽光管理”，提升物資管理水平，降低物資采購成本，提供有力的技術支撐。

注釋：比質比價：是企業介于招標采購和零星采購方式之間的一種重要的采購方式。

業務特性：業務量大、手工處理復雜、涉及面廣、詢價報價討價操作周期長、供需雙方耗費大。

參考文獻：

[1]魏國辰.《采購實際操作技巧》[M].北京：中國物資出版社，2009.

[2]溫衛娟.《如何進行采購與供應商管理》.北京大學出版社，2004.

[3]鐘復臺.《企業采購操作規范》.中國經濟出版社，2003.

作者簡介：王遠鳴，男，（1969-），江蘇常州人，本科學歷，工程師，從事電力生產管理工作。