ERP系統訂單管理模塊在企業中的應用

摘要：對企業來說，應用ERP系統的目的是通過系統的計劃、控制和管理等功能，結合企業自身現有的管理流程，優化、有效的配置各項資源，以提高工作效率及經濟效益。在生產制造企業管理優化過程中，訂單管理是整個企業管理的核心。本文對ERP系統訂單管理模塊的業務類型和業務內容進行研究，說明企業應用ERP系統訂單管理模塊的實際效果。

關鍵詞：ERP 訂單管理 企業應用

在生產制造型企業對訂單管理要求日漸提升的今天，傳統的訂單管理模式已難以適應當今競爭激烈的社會，這就要求企業必須加強自身生產管理水平，ERP系統的訂單管理模塊可以幫助企業管理供、產、銷的各個環節以及與供應商、經銷商、客戶等資源的協同關系，它可以在原有性能的基礎上，綜合企業現狀進行二次開發，使其能夠真正滿足企業的需求，提升企業形象、降低成本和提高客戶滿意度。

1 訂單管理模塊的業務類型

ERP系統的訂單管理模塊，主要有采購訂單、生產工單和銷售訂單三種形式，以訂單驅動企業生產和采購，以信息流驅動企業信息流和資金流，幫助企業構建順暢的生產物流體系，有效幫助企業優化作業流程，提升生產管理水平。

1.1 采購訂單

在企業料件或者產品存在短缺時，就會形成采購訂單。采購業務的一般流程為：采購計劃→采購申請PR→采購申請的批準→采購訂單PO→采購訂單批準→接收、作收據（在待檢區/待檢倉庫）→檢驗、錄入檢驗代碼→合格之后送貨入庫→不合格的退回供應商/待檢。

采購的過程中需要企業確定適合的供應商，采購訂單一經生成，ERP系統即在批采購訂單和批采購申請單之間進行核對，確認無誤后將訂單發出給供應商。采購訂單有四種類型：

①標準采購單SPO：適用于欲采購的物料、價格、數量、時間、供應商均確定的一次性物品或服務采購。

②合同采購協議CPA：與同一家供貨商做長期的采購合約，只與供貨商簽訂此合約的總采購金額，但尚未決定要買的料件為何、數量多少以及何時會買。當計劃協議發放時，才發生采購行為。

③一攬子采購協議BPA：與同一家供貨商簽訂一批量折扣采購合約，簽訂此合約的總采購金額、購買的料件等，但未知何時要訂購

④計劃采購訂單PPO：與同一家供貨商簽訂一計劃采購訂單，簽訂此合約的總采購金額、購買的料件、計劃交貨日期等，但未知何時要訂購。

1.2 生產訂單

生產訂單，又稱工單，就是生產管理中心向生產車間下達的一個生產指令。對一個生產制造企業來說，當企業收到一個客戶訂單或者企業內部有需求時，內部就會形成一個生產訂單，生產中心就會根據生產訂單開始生產。

按訂單生產是指企業根據客戶訂單的需求量和交貨期來進行生產安排，其宗旨在于降低庫存，有訂單才安排生產，無訂單則調整生產。生產計劃員按照自制品的物料需求計劃編制生產訂單，通過審核后生產訂單連同自動的定額配料表將同時下達到相關生產車間，生產車間據此開生產配料單領料，開生產入庫單入庫，倉庫記賬后生產訂單中將自動反映車間的用料及入庫情況。ERP系統根據銷售訂單下達生產，實現以銷定產，并根據生產任務下達采購，實現以產訂購。

1.3 銷售訂單

銷售訂單是企業在發生銷售業務時，預先與客戶簽訂的一種契約式的業務單據，同時該單據可以提供利潤預估值供參考。通過該業務可以全面跟蹤客戶或者貨品的訂貨、發貨等情況。還可以對有訂貨合同的客戶進行集中管理，也可以將銷售訂單轉入采購訂單，對采購、發貨等業務實現有效地管理。

銷售訂單不僅是銷售業務的業務處理源，更是工業系統整體的起源單據和最終目標，可以實現以銷定產、以銷售定計劃、以銷定購等多種業務模式，因而在整個系統中處于核心地位。

2 訂單管理模塊的業務內容

ERP訂單管理的業務內容主要包括銷售收款循環、客戶管理、報價管理和訂單管理幾部分。

2.1 銷售收款循環

企業的銷售收款循環包括銷貨作業(Standard Sales Order)；銷貨退回作業(RMA Order)；三角貿易作業（Drop-Ship Order）；內部訂單作業（Internal Orders）。通過這些相關作業，掌握了解企業客戶數據、可以進行報價、訂單、出貨等作業流程，認列相關的銷貨成本與銷貨收入、針對客戶的應收賬款進行收款沖賬作業、進行應收票據管理與銀行對賬作業等。

一般銷貨作業的流程：建立客戶資料→報價→輸入訂單→預收款→檢料包裝→出貨→銷貨成本認列→應收賬款認列→收款沖賬→應收票據作業→銀行對賬→過賬至總賬。

2.2 客戶管理功能

客戶管理（Customers Management）主要包括建立客戶信用分類(Profile Classes)；建立客戶數據(Create Customer)；客戶合并(Merge Customers)。

2.2.1 客戶信用分類

對企業而言，客戶是很重要的信息資源，企業需要把企業所有的客戶，按照交易的信用等級進行分類，定義同一信用等級分類客戶的應收賬款立賬規則、對賬單寄發、客戶付款規則、催收作業、信用額度制訂以及信用額度控管。所謂信用額度，就是客戶未償還應收賬款余額的上限，該額度應該依據不同幣別加以設定。信用額度控管對信用額度有一定的約束作用，若超過信用額度上限，系統將限制業務部門開訂單或出貨。

2.2.2 客戶數據的設定

有效地維護企業客戶的信息，能幫助企業更好的發展。客戶數據的設定只要是記錄客戶的名稱、客戶編號、統一編號、聯絡人電話、公司地址以及地址的用途（出貨地址、收款地址、寄發對賬單地址及催收地址），及時更新。對不同信用等級的客戶，分別設定付款條件（Payment Term），不同的企業付款方式也是不同的，不同客戶可以選擇不同的付款方式（Payment Method），如現金支付、信用卡支付、在線支付、PayPal支付、銀行電匯（TT—Telegraphic transfer）、信用證(LC—Letter of credit)等。交易之前應該對付款方式進行設定，像TT，通常會先打過來一定百分比的訂金，如30%。這樣能幫助企業有一個項目的啟動資金。但是LC的話，收匯通常都在交貨后，已經拿到各方的單證了，備妥后去銀行交單壓匯。因此，應該按照客戶及自身的利益最大化，采取最有效的方式。

2.2.3 客戶合并

Customer Merge指合并客戶的數據，通常發生于客戶數據輸入錯誤、單一客戶名下兩個廠合并或者是兩個客戶合并的情況。客戶數據合并后，原地址下的應收賬款立賬及收款數據會移轉到新的地址下，合并后舊地址自動失效。

2.3 報價管理功能

報價管理（Quotation Management）對一個生產制造企業來說十分重要，怎么向客戶合理的報價，即要保證客戶的業務，又要維護自身的最大利益。首先必須了解銷貨流程的概念、銷貨交易型態以及定價的影響因素。

2.3.1 銷貨流程與交易型態

銷貨流程有Header Level Flow與Line Level Flow，以控制管理整張單據或單筆明細的處理流程。銷售交易型態(Transaction Type)是指銷貨管理模塊中，對于各種不同的銷貨作業單據(例如：一般銷貨訂單、服務訂單、退貨單等)身份的辨別方式。銷售交易型態分為兩個層次：Order：針對整張單據；Line：針對一筆明細。銷售交易型態決定了這一張單據或這一筆明細所須經過的處理流程(Workflow)。例如：是否出貨？是否產生應收賬款？

2.3.2 定價的要素

影響企業定價的因素主要有價目表、價格調整因子和合格條件三個：

價格表(Price List)的功能在定義某個料件預設的價格，以便于使用者在開立訂單或退貨單時，系統自動帶出預設價格，不同幣別需要設定不同的價格表，價格表是開立訂單或退貨單時的必要項目。對于一個料件，必須先定價后才能在訂單頁面中輸入相應的信息。

價格調整因子(Modifier)功能在于讓使用者可以引用不同的調整因子以調整訂單或退貨單上料件的售價。若要能在訂單中調整售價，則必須設定價格調整因子，同時價格調整因子也可以處理不同的定價策略。

合格條件(Qualifier)功能在定義可使用特定價格表或價格調整因子的特定對象，其條件可以是客戶、客戶群、料件等。例如：若某一個價格表的合格條件是—客戶是某公司，表示只有客戶是該公司的訂單才可以使用這一個價格表。

2.4 訂單管理功能

訂單管理主要包括：開立訂單(Enter Sales Order)；確認訂單(Book Sales Order)；復制訂單(Copy Sales Order)；核準訂單(Approve Sales Order)；暫押/解除訂單(Hold/Release Sales Order)和取消訂單(Cancel Sales Order)。

2.4.1 輸入訂單數據

訂單的結構分為表頭(Header)及表身(Line)兩部份，部份字段同時在表頭及表身均可輸入，ERP系統以表身的輸入值為優先；每張訂單需指定其所屬的銷售交易型態(Order Type)，以決定該筆訂單的性質與后續處理流程。

2.4.2 調整訂單價格

透過價格調整因子與合格條件的設定，可以在訂單輸入時，自動或人工調整產品的售價。訂單確認(Book)對系統來說，是一個銷貨處理流程中訂單狀態的改變。實務上的意義是：數據輸入完畢并確認后的訂單才可進入下一個處理程序。

2.4.3 復制訂單

復制訂單(Copy)系指將某一訂單信息復制成另一張訂單來使用。復制訂單可以選擇：復制一張訂單至一張新訂單上；復制一/多筆訂單明細至一張新訂單上；復制一/多筆訂單明細至原有訂單上。

2.4.4 核準訂單、暫押訂單、解除訂單和取消訂單

訂單核準(Approval) 在銷貨作業的處理中并不是一個強制性的作業，使用者可以根據需要自行新增在銷貨處理的流程(Workflow)中，以達到控管的目的。而暫押訂單(Hold)指將訂單暫停在銷貨處理流程中的某一個階段，不允許工作流程的繼續。一般發生在信用額度不足（系統自動暫押）和工程變更（人工暫押）的情況下。解除暫押(Release Hold)指解除訂單暫停的狀態，以繼續下一個階段的工作流程。一般發生在信用額度已足（系統自動解除）和工程部門已核準（人工解除）兩種情況下。取消訂單(Cancel)指將訂單數據取消，并永遠不再處理已取消的部分，可以取消整張訂單，或僅取消某筆訂單明細的某個數量。

3 訂單管理模塊的實際應用效果

通過實施ERP系統訂單管理模塊，全面提高了制造管理水平，改進生產管理業務流程，保證生產配套運行，降低生產制造成本。

3.1 解決了實施ERP之前企業面臨的問題

①實現了訂單原材料的準確供應，定額發料。

②能夠動態掌握庫存和在制品的數量，較少產品的積壓。

③加工完成的產品情況能夠及時傳遞給相關部門操作人員。

④標準的加工工藝，減少了工作量，可以準確掌握生產數量和進度。

⑤達到了物料的及時更新需求，不影響生產的同時也避免了積壓缺料現象的發生。

3.2 達到了訂單系統與企業其他系統的集成，有效提高了企業管理

3.2.1 訂單管理與采購管理的集成

采購管理業務包括跟蹤請購單、采購訂單，完成訂單收貨確認等一系列業務活動，與企業訂單管理相互集成形成有意義的信息通道，采購部門根據企業訂單的需求，配合企業完成采購業務，業務數據與整個管理系統形成有效的數據通道，實現了采購業務處理與訂單處理的同步過程。

3.2.2 訂單管理與庫存管理的集成

庫存管理在為企業提供準確庫存數據和最有效的庫存吞吐量的同時，出入庫物料也會提供給財務管理子系統，特別是采購入庫、生產領料、銷售出庫信息，便于生產部門及時掌握庫存狀態，便于企業的正常經營。此外庫存管理還為其他業務提供庫存信息，以便其他部門隨時查詢各種物品的庫存狀況，庫存變化歷史記錄，生產部門根據基本的庫存分析報告，通知采購部門隨時動態的調整庫存，實現一體化的管理模式。

3.2.3 訂單管理與銷售管理的集成

銷售業務主要針對市場和客戶，它的主要日常業務包括對銷售訂單、發貨、開票等的日常業務處理，以及對產品的價格管理、市場分析管理等功能，并且整個系統與庫存管理、訂單管理緊密相連。銷售部門在完成銷售業務后，業務數據會和生產、采購及財務等部門形成有效的數據通道，實現了銷售業務處理與其他業務處理的同步過程，有效地信息來源，會避免過多生產和采購原材料的浪費。

3.2.4 訂單管理與財務管理的集成

借助ERP系統，通過訂單管理與財務管理以及各部門管理的集成，實現了企業物流、資金流以及信息流的綜合集成管理，基本消除企業的信息孤島，極大地縮短了財務處理業務量和財務結算周期，同時提高了財務部門的工作效率，保證了業務數據的準確性，加強了財務分析功能，也加強了企業各部門間信息的高度集成、及時準確處理。

4 結論

ERP系統訂單管理模塊的應用，不僅可以實現企業所追求的經濟效益，還可以實現企業內部的管理效益和社會效益。通過合理的實施和使用ERP系統，使企業的經濟效益、管理效益和社會效益達到統一。

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