供電公司辦公自動化系統與手機短信集成創新應用

摘要：基于信息化建設和工作實際的需求，探討了辦公自動化系統與手機短信集成創新應用的目標，提出了具體的實施措施。

關鍵詞：辦公自動化；短信；創新

作者簡介：路正霞（1978-），女，山東陽谷人，山東聊城陽谷供電公司，工程師。（山東 陽谷 252300）

中圖分類號：TM76 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2012）30-0152-02

一、提出成果的背景

1.企業信息化建設的要求

公司發展的戰略目標是建設“一強三優”現代公司，而企業信息化是公司實現宏偉目標必不可少的一個環節，是實現標準化管理的必要手段，提升管理的重要載體和有力支撐。讓飛速發展的信息技術應用在電力企業中，發揮它的作用，有事半功倍的效果，可以得到小投入大產出的收益。在保證電網安全穩定運行的前提下，提高電力企業社會效益和經濟效益，更好地為國民經濟高速發展和滿足人民生活需要服務。

2.專業管理、工作實際的需求

經過幾年的應用，辦公自動化系統成為日常工作不可缺少的一部分，根據標準化管理要求，我們對辦公自動化系統進行了精細化管理，從而使工作正常化、程序化、規范化。根據現代信息網絡優勢，以方便辦公提高工作效率為出發點，對系統進行了深化應用，實現了郵件短信提醒功能，無論身在何處，都能及時得到郵件的信息，真正實現了辦公移動化，避免因外出而造成工作延誤的情況，保證了工作的及時性和實時性。實踐證明，通過對辦公自動化系統的創新深化應用，確實提高了工作效率和管理水平，方便了辦公。

二、辦公自動化系統與手機短信集成創新應用的目標

加強辦公自動化系統的精細化管理，進一步規范業務流程，促進信息化與標準化的高度融合及短信提醒的深化創新應用，真正實現辦公移動化，使信息傳輸更加及時，方便工作，提高工作效率，促進縣供電企業管理信息化水平的整體提升。

三、辦公自動化系統與手機短信集成創新應用的具體實施

針對陽谷供電公司辦公自動化管理信息系統目前的人員結構，2010年11月，公司成立了辦公自動化系統與手機短信集成創新應用課題組，課題組根據自身工作經驗和體會，經過全體成員的共同努力，總結出了“辦公自動化系統與手機短信集成創新應用成果”。

1.辦公自動化系統與手機短信集成創新應用的組織機構

為加強辦公自動化系統與手機短信集成創新應用成果的推廣實施，確保系統的安全、可靠、穩定運行，公司成立了以分管經理為組長，信息中心主任為副組長，各部門負責人和部門信息員為小組成員的項目推廣工作領導小組，全面負責辦公自動化系統與手機短信集成創新應用，保證系統的正常穩定運行。辦公室設在信息中心，公司各部室配合并執行辦公自動化系統的管理制度和技術措施。

崗位職責及崗位人員能力說明：

（1）信息中心主任。傳達辦公自動化系統領導小組的各項決議，總體負責規劃系統數據安全管理方案，監督執行管理制度，負責辦公自動化系統的升級推廣工作。組織討論系統管理各關鍵環節的注意事項，制定實施細則。負責監督辦公自動化系統管理員做好系統的日常維護工作，確保系統正常、穩定運行。

（2）辦公自動化系統管理員。熟悉辦公自動化系統的知識，掌握辦公自動化系統服務器安裝與配置，熟練應用辦公自動化系統的安裝調試與設置命令，設計網絡層次結構。熟練進行辦公自動化系統雙機的配置，保證雙機正常運行。能夠按照需求注冊組織單元與用戶，對系統各種故障能分析查找原因，排除隱患與故障，能夠及時處理辦公自動化系統突發故障，提高辦公自動化系統的運行率。落實系統的升級推廣、功能擴展以及深化應用，提高信息化管理水平。

2.辦公自動化系統與手機短信集成創新應用的項目實施小組

組長：盛偉

小組成員：翟慧慧、路正霞、段文旭、其他實施人員

小組職責：

（1）負責辦公自動化系統與手機短信集成創新應用項目設計、開發及實施過程中的銜接、協調和準備工作，并具體落實具體實施方案。

（2）負責組織合同簽訂、制定實施方案和工作計劃。

（3）負責對實施情況進行匯報、總結、調整。

（4）負責應用實施過程中的資料整理工作。

3.具體實施過程說明

為了保證辦公自動化系統與手機短信集成創新應用工作順利進行，并滿足各部門工作節奏加快對系統的需求，使其更好地為公司生產和管理提供實時同步信息。制訂了辦公自動化系統與手機短信集成創新應用工作流程，確保創新工作得到有效執行，取得實效。

首先由各職能部門根據辦公需要，提出應用需求，部門主任審核。信息中心對提出的需求進行可行性分析，最終形成規劃方案。然后分管經理、總經理審批方案，領導同意后，進行項目推廣。接下來招標辦組織招標，信息中心審核，并與施工方簽訂合同。然后施工方才可以開始施工。最后對項目進行試用測試，由各部門參與、信息中心組織驗收工作，并且廠家對公司信息員及信息中心人員進行應用培訓。

四、典型案例

在辦公自動化系統與手機短信沒集成應用之前，使用傳統的信息收發模式，經常出現忘記查看辦公自動化系統或外出不能查看信息，從而導致很多工作延誤，影響工作效率和進度的情況。特別是上級單位發送的緊急郵件，如果沒能及時查看，就會出現耽誤工作，甚至發散被通報考核的后果。現在的擴展辦公自動化系統功能，結合3G技術，實現了系統與手機短信的集成應用，做到不管在何地，都能及時接收到系統傳輸了新郵件的短信，從根本上解決了不能及時查閱郵件的問題，避免了電話督促、考核通報等情況。

2011年5月16日，筆者在七級鎮供電所維修設備，09：56分收到一條手機短信：“緊急提醒！請于14：30前報送人員信息，否則不予統計。發件人：**/人事部/陽谷縣供電公司。”按照傳統接收模式，一般會在下午上班后查看郵件，這時已經達不到公司人事部的工作要求，但現在有了辦公自動化系統與手機短信集成的深化應用，及時接收到了工作安排的動態信息。根據手機短信的提醒，隨即在七級鎮供電所及時登錄辦公自動化系統根據要求填報了材料，避免了工作的延誤。

五、辦公自動化系統與手機短信集成創新應用取得的效果

近年來，陽谷供電公司不斷加強對信息系統的運行管理，以打基礎、抓管理、抓發展為重點，以完善規范為主線，以標準化管理為抓手，進行標準、制度、流程的全面梳理完善，完善預防性維護體制，建立了信息系統應急處理預案機制，加強安全責任制的落實和管理制度的完善工作，加大安全教育和考核力度，建立和完善公司的綜合性安全保障體系，不斷提升運行維護能力，使信息系統及設備始終保持在一個良好的運行狀態，依托信息技術的快速發展，實現了辦公移動化，克服了傳統工作模式中存在的弊端，經過實際應用，該系統運行正常，效果明顯：

一是實現了辦公自動化辦公系統的真正移動，它不受時間、地點的約束，隨時隨地獲取最新的郵箱動態，決策千里之外，一切盡在掌握，保證了信息及時處理與反饋，提高了辦公效率，提升了管理水平。

二是該系統的應用不僅促進了管理系統工作模式的轉變，提高了工作績效，形成了以“信息化”為支撐，“網格化”為推動，“精細化”為目標的高效管理模式。同時，也可以極大地提升管理系統的人員素質，改進技術水平降低管理成本。

六、持續改進

今后我們將結合實際需要和管理工作的發展趨勢，遵循“應用—優化—調整—提高—應用”的循環原則，不斷優化、調整、完善工作流程，及時進行指標體系、標桿數據的修正完善，不斷加強辦公自動化系統的精益化管理和深化應用，以精細化推動標準化，總結經驗，完善管理流程，提高辦公自動化系統管理水平，確保工作質量與指標達到最佳水平。

（責任編輯：孫晴）