文秘教育專業文秘方向實訓方案的優化設計

摘 要:當前文秘教育專業文秘方向實訓在實訓室建設、專業實訓、課外實訓、實訓效果考核等環節存在諸多問題。在明確職業定位基礎上，必須對文秘方向實訓方案進行優化設計。優化實訓方案應遵循普遍性與針對性實訓相結合、全程性與階段性實訓相結合、單一性與綜合性實訓相結合的原則，并分別從軟硬件建設、崗位職責要求、提升技能與實現就業、提升效果等角度進行相應設計，從而最終培養出專業技能過硬的“準秘書”人才。

關鍵詞:文秘教育 文秘方向 實訓方案 優化設計

中圖分類號:G642文獻標識碼:A文章編號:1673-9795(2012)04(a)-0048-02

文秘專業在我國始于20世紀50年代，起初只限于高職、中專院校，直到1987年才開始具有本科層次的文秘教育專業。就培養目標而言，高職院校的文秘專業偏重于“高級技能型”文秘人才的培養，職業定位于企事業單位的文秘崗位，而本科院校的文秘教育專業則兼顧“人文性”與“職業化”培養，職業定位于職業高中、中等專業學校秘書專業及黨政機關、企事業單位文秘崗位。職業定位的不同決定了二者實踐教學模式的相異性。然而，單從實踐教學情況來看，“本科院校的實踐教學明顯不如專科和高職院校，高職和專科院校都有自己比較系統的實踐教學計劃”[1]。本科院校的文秘教育專業由于大多依托于漢語言文學專業，盡管在人才培養方向上通常會設計“教師方向”和“文秘方向”，但兩個方向的同時存在，必然會弱化“文秘方向”。加之在具體實施過程中往往將出發點和落腳點都過多地放在了“教師方向”人才的培養上，使得“文秘方向”人才的培養力度進一步弱化。為扭轉當前文秘教育專業文秘方向人才培養方面的這種尷尬局面，進行文秘方向實訓方案的優化設計勢在必行。

1 文秘教育專業文秘方向實訓現狀分析

(1)文秘實訓室建設環節。文秘專業是一個操作性、實用性特別強的專業，學生必須經過反復地實踐演練才能真正做到對所學知識的掌握與運用，因而文秘實訓室也就成了文秘人才培養的主要陣地。但是，目前高校文秘實訓室的現狀存在明顯問題，主要表現在:第一，實訓設備簡單，功能單一。許多高校的文秘實訓室都沒有為學生提供實訓所必需的硬件設備，如打印機、復印機、攝像機和投影設備等，對于較為先進的電子設備如遠程會議設備、會議操作模擬程序等，學生更是沒有機會認識和了解。以陜西理工學院文秘實訓室為例，20m2的房間，裝設20臺計算機，外加幾部數碼相機。顯然是不能滿足學生辦公自動化實踐訓練的要求。第二，實訓內容過于空泛。在學校課程安排中保證每位同學每周均有四個學時的時間去實訓室熟悉辦公設備，實訓時間可以說是很充足的。但是實訓過程中缺乏具體的實訓內容安排，學生每次去實訓室沒有任務、也不知道目的，所以就難免會出現在實訓過程中上網聊天，玩游戲的現象，其實訓效果可想而知了。第三，實訓管理制度不健全。目前部分高校的文秘實訓雖有相關制度的約束，但基本上都只是泛泛而談，缺乏針對性、科學性，其相應的配套制度也不完備，沒有形成有效的監管機制，缺乏規范化。

(2)專業實訓環節。文秘專業通常都設計有“文秘實訓”環節，該環節存在的主要問題是:第一，實訓次數少，時間短。許多高校的文秘專業一般只安排一次專業實訓，實訓時間較短。次數之少，時間之短顯然是不能滿足學生的實訓需求的。第二，實訓單位選擇缺乏針對性。目前，許多高校為學生安排的專業實訓大都是在校外，實訓單位一般都是政府行政部門，由于一些科室(如統計局、財政局的部分科室)的特殊性，考慮到一些內容的重要性和保密性，學生很難接觸到實際的文秘工作，所做的無非就是最為平常的辦公室衛生清潔工作。第三，實訓內容不能完全落實。作為文秘人員所要具備的技能要求是多方面的，包括日常辦公室事務的處理、辦公自動化應用、日常公文的擬定、辦公文件的處理等。然而，由于實訓單位的局限性，事實上很多學生在實訓過程中是根本沒有機會去進行這些技能的訓練。這樣一來，整個專業實訓環節就難免流于形式，沒有真正達到實訓目的。

(3)課外實訓環節。課外實訓時文秘方向人才培養更為重要的環節，主要存在包括課外各種實訓活動開展以及學生在寒暑假自主進行的文秘實訓。這一環節同樣存在不少問題。第一，缺乏系統設計。目前部分高校雖設有課外實訓環節，但沒有真正落到實處，過多地重視課內實訓，且缺乏對課外實訓環節的系統設計，使得課外實訓更多地成為一句空談。第二，學生積極性不高，參與率偏低。這主要表現在:一方面，在大學生課外活動中很難看到文秘專業學生的身影;另一方面，在寒暑期實訓中，學生多是“托熟人”、“找關系”，而目的僅是為了應付性地完成任務。產生上述現象的根本原因在于學生缺乏對本專業的基本認識和對自身職業定位的不清晰。

(4)實訓效果考核環節。“考核是測量學生的知識能力、評價教學質量的基本手段，是教學管理的一個重要環節”[2]。但是采用傳統的考核方式已經不能滿足本科教育以培養學生創新實踐能力為主的要求。筆者認為，在文秘教育專業文秘方向實訓考核中存在諸多問題。可概括為以下幾個方面:考核重結果輕過程;考核結果重評價輕反饋;考核方式單一。以陜西理工學院文秘教育專業為例，在學生完成兩周實訓任務后，將實訓考核成績表交給實訓基地指導教師填寫，教師沒有統一的標準，有時甚至會出現指導教師打人情分的現象，因而學生的考核分數普遍較高，這樣就不能真實地反饋學生的實訓情況。另外，在其他環節也沒有對學生的實訓情況進行考核。

文秘教育專業文秘方向的實訓，無論是實訓環節還是實訓內容，由于存在著以上種種問題，嚴重影響人才的培養。因此，必須對其進行優化設計。

2 文秘教育專業文秘方向實訓方案設計原則

(1)普遍性與針對性實訓相結合。實訓方案的設計要以學生為主體，立足于培養和提高學生的各項技能。所謂普遍性實訓指對該專業學生群體而言所必須掌握的基礎性技能的訓練。針對性實訓是針對學生個體發展及興趣愛好的不同所進行的有目的的訓練。普遍性實訓與針對性實訓兩者互為前提而存在，如將兩者有機結合，并力求做到有的放矢，就可最大限度地調動學生的積極性和主動性。

(2)全程性與階段性實訓相結合。全程性實訓指讓學生提前進入秘書角色，入校即入職。在此基礎上，將實訓過程貫穿于整個學習過程之中。階段性實訓指按各年級所學課程的不同來安排實訓內容，在學生進行自我定位之后，從基礎實訓到專項實訓，分階段進行。階段性實訓以全程性實訓為前提，全程性實訓以階段性實訓為基礎，兩者一脈相承。在每一階段任務結束之后，可讓學生進行自我總結，然后全班性經驗交流，這樣可讓學生及時發現自己的優勢和不足，從而全面提高自己的實際操作技能。

(3)單項性與綜合性實訓相結合。單項性實訓指特定階段內所進行的針對某一種技能進行訓練的訓練模式。綜合性實訓是多個單項技能綜合為一體的訓練模式。兩者相輔相成，缺一不可。學生由基礎訓練到綜合訓練，由模擬環境到真實環境，由淺入深地完成各項技能實訓，逐步提升實踐技能，繼而真正實現該專業學生的實際能力與社會需要的“零距離”。

3 文秘教育專業文秘方向實訓方案優化設計

(1)以提高辦公技能為目標進行文秘實訓室軟硬件建設。第一，實訓室的多功能建設及運用。文秘專業要以體現專業特色為基礎，這就在客觀上對文秘實訓室的建設提出了更高的要求。筆者認為，文秘實訓室應實現多功能建設，所謂多功能，一指模擬辦公自動化場所，主要是電腦、打印機、傳真機、攝像機、照相機、掃描儀等各種辦公自動化設備;二指模擬檔案室，主要功能是在學習檔案管理學時能夠進行有序歸檔和規范管理;三指禮儀實訓室，這主要應用于秘書禮儀等相關課程中，學生能夠比較直觀的獲得禮儀知識;四指模擬會議室，主要是進行會議安排、會議接待等日常會務工作。第二，制定切實可行的實訓內容。實訓內容安排應遵循普遍性與針對性相結合的原則，根據具體課程的進度，在某個特定階段進行專項訓練，專項訓練可分為多個模塊，如打字速度、文本文檔、表格制作等等，相繼培養該專業學生的各項實際操作技能，全面提升學生的綜合素質，為學生的可持續發展奠定堅實基礎。第三，建立健全文秘實訓管理制度。為使實訓制度科學化、規范化，應根據實際情況制定合理且有針對性的規章制度，并將這些制度條理化、明確化，如《實驗室學生登記管理制度》、《實訓任務檢查制度》、《實訓室學生行為規范》、《實訓室設備的管理制度》等等，制度是一切管理活動的有效保障，待各項制度完善之后，還應保證這些制度能被嚴格執行，以確保文秘實訓室的正常運行。

(2)以崗位職責要求為準則完善專業實訓環節。第一，適當地增加專業實訓次數，從整體上延長實訓時間。根據學期的課程安排，堅持理論與實踐并重的原則，科學合理地調整理論教學與實踐教學的課時安排。筆者建議，大學四年可安排學生進行兩次專業實訓，第一次可安排在學生進校的第二學年，時間可短一點，2周時間即可。第二次可安排在大三的第二學期，時間要稍微延長一些，即4～8周時間。兩次實訓側重點不同，前者要重在讓學生熟悉職業特征、辦公環境和掌握一些簡單的日常辦公事務，后者則重在讓學生鍛煉實際工作能力，積累一定的社會工作經驗。第二，有針對性地安排學生到實訓單位實訓。學生個體之間存在著強弱不等的能力差距，這就要求高校在對實訓單位進行了全面考察分析之后必須對學生進行崗前培訓，并結合學生平時表現進行考核，最終根據學生的綜合能力進行分配。如:文字功底弱的學生可安排在文件處理工作繁瑣的部門，計算機操作能力差可安排在辦公自動化操作頻繁的科室。第三，將實訓任務落實到實處。專業教師在實訓初期應及時與實訓單位進行溝通，通過溝通明確實訓生實訓內容，實訓目的。實訓期間，帶隊教師可定期或不定期地走訪各個實訓單位，這樣可對學生的專業實訓起到很好的敦促作用，保證每一位學生都能按要求完成任務。

(3)以提高技能與實現就業為目的改進課外實訓環節。課外實訓應以提高學生應用能力為總體要求，建立以校內課外實訓為主，校外實訓為輔的人才培養模式。以校內課外實訓為主其優勢在于可以與理論課程內容時刻保持同步進行，同時又可使學生提前進入秘書角色，從而在實訓過程中，不斷進行自我完善。以校外實訓為輔其目的在于它可以彌補校內實訓的不足和缺陷。在校內，第一，可讓學生在各種大型活動中充當參謀策劃或參與者的角色，使學生明確崗位職責與要求。第二，可進行情景實訓。“所謂情景實訓，就是在模擬的工作情形下演練文秘工作技能訓練工作技能。實訓由學生扮演各種角色，按照工作任務的要求處理不同事件。這種實訓方式要求教師搜集各種實訓案例，并在課堂或實訓室完成，其目的在于讓學生充分體會到文秘工作的實質。”[3]例如“秘書禮儀”中的著裝分析和行為示范，再如“秘書學概論”中關于會場布置、來賓接待等秘書活動。這些環節如果采用情景模擬的方式，將會在很大程度上培養學生的角色意識。第三，工學結合。“工”是基于參與到具體實踐活動中所獲得的經驗，“學”是基于理論知識的學習而獲得的技能。“工”與“學”是一個不可分割的整體。學生可自我推薦或老師介紹進入學校的各個職能部門，使學生實現“準就業”，繼而在較為真實的工作崗位上提升職業技能。校外實訓即寒暑期實訓，專業教師可讓學生在實訓前期出具實訓單位證明并留下聯系方式以便于抽查，在整個實訓期間堅持讓學生寫工作日記，在后期可讓學生每人寫一篇工作心得，通過這一系列措施就可保證校外實訓不會流于形式。如能嚴格按照以上幾點改進課外實訓環節，這無疑對于文秘專業學生技能的提高與很好的實現就業有很大幫助。

(4)以提升實訓效果為宗旨建立健全實訓考核長效機制。“考核的目的在于促進學生專業知識的遷移和轉化，全面提高職業綜合實踐能力和心智水平”[2]，建立靈活、多樣、科學的考核體系有助于提升文秘專業實訓方案的實施效果。第一，要建立以專業技能和職業素質為基礎的考核體系，考核內容要著重考察學生的能力和素質。同時實行三位一體連評體系，即“個體自評——團隊互評—— 教師綜評”相結合的評價模式。第二，實行校企聯評機制。企業在評價個人能力方面與高校是有很大區別的，通過校企聯評，可使高校在人才培養方面與企業用人標準保持一致，同時也可對高校文秘專業實訓環節建設提供很好的借鑒。第三，踐行多元考核模式。“從一定程度上說，多元考核不是對標準考核的全面否定與拋棄，而是對標準考核的改革和補充。”[4]文秘專業的應用性特點要求學生不僅要重視基本技能的培養，更應注重學生發現問題、提出問題、解決問題的綜合能力，而多元考核模式恰恰符合這些要求。

4 結語

盡管我校文秘教育專業文秘方向實訓方案已初顯效果，但專業實踐教學經驗仍處于摸索與積累階段。我們要積極探索、大膽創新，在明確職業定位前提下，依據秘書工作的發展和市場的需要，及時改進實訓教學內容和方法，克服當前各項實訓環節出現的問題，切實提高學生的綜合職業能力和素養。

參考文獻

[1] 張福清.當前文秘專業本科層次人才培養模式存在的問題[J].韓山師范學院學報，2008.

[2] 陸勤.高職文秘專業考核形式改革的實踐和探討[J].南京廣播電視大學學報，2010.

[3] 孟慶榮.論高職文秘課程實訓方式與階梯實訓的對接[J].遼寧職業經濟技術學院、遼寧經濟干部管理學院學報，2010.

[4] 楊增波，鄭蘇淮，黃厚生.注入多元因素，激活考核模式—— 文秘專業理論與技能鏈式教學新模式研究[J].南昌高專學報，2006.