淺析檔案管理的信息化建設

摘要：檔案管理工作漸漸成為現在社會發現和開發利用人才資源及其其它資源的重要信息渠道，創新服務手段。檔案管理工作再也不是可有可無，它對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。本文作者通過幾個方面解析我國現代檔案管理工作的意義和策略方面進行細致的研究。

關鍵詞：淺析；檔案信息化；檔案管理；拓寬領域；創新服務

現代檔案的管理工作要適應現今社會的發展步伐，必須與時俱進的適應社會發展需要和信息化時代的要求。為了適應現代檔案管理制度的創新，我們需要檔案組合形式、信息化、動態管理等方面進行改革。在進行企業單位的檔案管理工作的同時，要吸收和借鑒優秀的檔案管理工作的經驗成就和研究成果。達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。科學規范的檔案管理可以不斷的提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。

1 實現檔案管理現代化的意義

隨著當今社會電子化，無紙化的普遍應用，使檔案工作面對大眾的需求方式發生變化。在這個過程中，既要實現檔案管理的電子化，信息化又要實現檔案的真實性，系統性，對管理人員是一項艱巨的任務。對企業的未來發展所需要的資源起到至關重要的作用。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做到檔案管理的創新，全面性工作，不斷完善檔案管理的觀念，管理人員勇于開創新的管理手段，完善管理功能，以全面、真實地反應企業整體發展狀況的經營成果。檔案管理工作的成果直接影響到整個企業的未來發展模式和該企業的資源配置的取向，不斷提高管理能力和效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作是一個企業健康向上發展的需要，對企業單位的競爭進步中具有重要的意義。

2 拓寬檔案服務的領域

隨著社會發展需求，人們對各類檔案信息的需求日益迫切，所從事的科學研究和生產建設以及行政管理活動變得越來越復雜，越來越離不開信息服務。對檔案的信息要求從單一的需求被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

從信息資源開發的角度看，檔案管理工作的進步相對應的是管理人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。對檔案管理人員的管理水平的提高，也被提上日程，合理運用，創新服務才能結合當代檔案管理工作的信息化。同時，實現信息資源共享就必須打破檔案、圖書、文字等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。

當下時期，我們應以依法治檔為基礎，以管理理念的更新為前提，以檔案資源的建設、整合為條件，以符合檔案工作規律的現代信息技術的有效應用為手段，努力促進檔案管理模式的創新，以實現檔案資料的有效利用與社會共享。要加強檔案的開發利用和實現信息的資源共享就必須加強檔案的基礎管理工作。檔案管理人員除了基礎的檔案收集、整理、保存等方面，更應適時的做好檔案的編目、檢索、編研工作。建立健全的檢索工具，及時、準確、系統、完整的提供檔案信息的工作。

3 創新檔案服務工作

檔案管理應不斷完善檔案工作的社會化服務體系，培育服務市場。企業單位應根據自身的條件建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。檔案管理人員應積極收集、整理組織商務數據信息，實現檔案信息的網上檢索。科學規范的對檔案管理工作進行整理歸檔，以及以系統而全面的呈現給需要的人群。

社會的全面信息化改變了人們工作學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統信息網絡及時準確獲得多種信息。檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題，提供數據庫查詢，讓單位利用者在網上進行快速瀏覽，通訊進行信息交流。保存信息的真實性與價值性。

總之，一定要實現檔案管理工作的信息化、現代化，與時俱進的管理方式，敢于創新的管理能力。全面開發檔案信息資源，積極探索信息時代檔案管理工作的新思路，提高數字化建設，高質量、高水平的發展檔案管理信息數據庫。理順管理體制、強化管理水平、創新管理方式、提升管理質量、真正的實現檔案管理的智能化、自動化、系統化。使之能夠更好的為經濟建設，服務社會的發展和進步做貢獻。

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