醫院檔案管理在信息化條件下的探索

【摘要】 醫院檔案是醫院整個發展歷史的真實寫照和原始記錄，隨著醫藥衛生體制改革的進行和醫院服務模式的轉變，以及人民群眾法制化觀念的逐步提高，加強醫院檔案管理力度，對貫徹落實醫療衛生政策、法律法規，促進醫院健康有序發展，保證醫院可持續建設具有十分重要的意義。而檔案管理信息化建設做為醫院發展管理體系中不可或缺的組成部分，必然占有越來越重要的地位，發揮越來越重要的作用。

【關鍵詞】 紙質檔案；電子檔案；電子信息化

現在信息更新速度飛快，人們對各種具有時效性強、價值高的檔案信息需求量急速膨脹，對檔案工作服務信息化的要求越來越高，傳統的檔案管理模式及各業務環節已不斷受到新的挑戰。新的醫改方案明確醫院未來發展的方向是數字化。在這個發展的過程中，醫院的檔案管理就處在了改革的前沿，面臨著由紙質介質向數字化的轉變。改革的目的是為了管理費用的降低，綜合效益的提高，是廢棄紙質檔案，全面實現數字化；還是紙質檔案與電子檔案有機融合相互并存，是我們需要深入思考的問題。

1 醫院電子檔案的管理

1.1 醫院電子檔案與紙質檔案管理的共存 目前由于電子文件的管理制度、管理技術與方法、管理設備、軟件版本、通訊設備等方面仍存在各種問題，在這些問題沒有得到有效地解決之前，針對醫院科研的特點，為如實反應醫院科研活動及其成果，必須有針對性地實行紙質和電子文件雙套歸檔。

1.2 醫院電子檔案的提供利用 由于醫院科研成果均擁有知識產權，再加上電子檔案信息內容的易改、易復制等特性，在網絡普及的今天，醫院電子檔案工作者在提供利用時應采取適宜的保密、防范措施。對于是在網絡管理中，應根據醫院電子檔案的密級級別，分為在線管理和離線管理。對在線管理的電子檔案，要采取必要的防火墻技術與殺毒監控技術，防止檔案內容泄露；對離線管理的電子檔案要采取必要的防盜技術及加密技術。在提供利用時，應根據查閱者的利用情況與科研成果的密級級別而定。對于有較高密級的電子檔案，一般不宜采用拷貝的方式提供利用。總之要建立完善的檔案管理制度。

2 紙質檔案與電子檔案優缺點比較

在辦公自動化條件下，電子文檔管理表現出一些新的特點和趨向，歸結起來，主要有五個方面：一是文檔存儲數碼化。二是文檔管理自動化。三是文檔傳輸網絡化。四是文檔處理一體化。五是文檔利用在線化。

雖然電子檔案有以上諸多優點，但與紙質檔案相比也存在自身無法克服的局限性：一是電子檔案的利用要求有一定的電子技術環境。二是電子檔案容易受載體的影響，載體不穩定且壽命短。三是處理和利用電子檔案，需要具備較高的素質和一定的技術支持。四是開發、管理和利用電子檔案需要一定的投入，設備的投入只是其中的一塊，后期的維護、管理及更新將需要得到持續的資金支持。五是需要得到一定專業素質人才，尤其是復合素質人才的支撐。六是電子檔案的共享性，使電子檔案在利用過程中容易修改和泄密，會涉及一些權益方面的問題。

而紙質檔案的存在，能很好地克服電子檔案的不足，保持檔案數據的原始性、穩定性，維護檔案的權威。同時，紙質文件在刪改后想不留痕跡，幾乎是不可能的。通過以上比較可以看出，紙質檔案與電子檔案優缺點可以實現互補。

3 對紙質檔案與電子檔案并存管理的探索

檔案管理信息化是發展的需要，但我們不能陷入“全面否定”的泥坑。在科技的發展能完全取代紙質檔案前，紙質檔案的繼續存在是必要的。那種認為電子檔案可完全代替紙質檔案的說法，是沒有道理的。在繼承中發展，在發展中繼承，在檔案管理改革發展過程中，堅持紙質檔案與電予檔案并存，使它們在相互并存中優勢互補，相得益彰。

3.1 建立檔案部門統一管理下相對獨立又彼此聯系的兩套管理主線 紙質檔案和電子檔案只是檔案的兩種表現形式，它們之間相互聯系、相互補充。所以紙質檔案和電子檔案應該統一在一個部門的管理之下。在統一的管理下，形成統一的標準、要求，便于兩者之間的查找和相互驗證；便于業務處理上協調一致，方便利用。在紙質檔案與電子檔案并存期，應根據各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統之間建立必要的通道，使之很容易地實現從一種文件查找到相同內容的另一種文件，同時，在統一的管理下，便于將一些需要永久、長期保存的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的文件形式來保持其原始性、證據性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯網的己開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

3.2 建立健全一整套科學合理的管理制度 由于電子文件的特殊性，電子檔案的管理需要制定相應的管理制度，這就需要對檔案管理制度進行完善補充。檔案管理的重點是過程而不是檔案本身。要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集、管理和使用。同時，還要建立統一的標準，使檔案信息化建設在科學化、標準化軌道上健康發展。

3.3 提高檔案管理人員的綜合索質 檔案管理是一門集計算機科學與檔案學于一體的綜合性科學，檔案管理需要高素質的從業人員。因此檔案管理人員要做好自身知識的更新，努力掌握計算機技術、信息管理技術和網絡技術，改善知識結構。同時管理者要注重引進具有專業知識的人才，尤其是培養具有醫學知識、計算機網絡知識的復合性人才充實檔案管理隊伍。要加強檔案管理人員職業道德教育和保密教育，樹立規范管理意識，避免檔案資料的流失和泄密。未來數字化醫院將成為主流，全民醫保和社會化醫保事業的發展，都需要各種數據的共享。檔案管理科學正處于發展的關鍵時期，既面臨著許多機遇，又面臨著許多挑戰。檔案管理人員應當樹立信心，提高自身素質，為醫改事業做出自己的貢獻。

參考文獻

[1] 陳紅.醫院綜合檔案管理的數字化應用和體會[J].中國醫藥管理雜志，2010，9（1）.

[2] 雷霄云.淺談醫院檔案數字化建設[J].中國實用醫藥，2009，4（2）.