對聲像檔案保管現(xiàn)狀與管理對策的幾點(diǎn)思考

聲像檔案又可以稱為音像檔案，是錄像帶和照片的總稱。隨著科技和社會的不斷進(jìn)步，逐漸出現(xiàn)了聲像檔案，發(fā)展時(shí)間僅有上百年。但是，自從出現(xiàn)了聲像檔案，可以形象、直觀、真實(shí)的再現(xiàn)出人物、事件發(fā)生的過程和場景，讓人們有身臨其境的感覺，而且具有廣闊的發(fā)展空間。由此看來，聲像檔案是檔案中不可缺少的一部分，同時(shí)也是現(xiàn)代檔案物質(zhì)載體的主要內(nèi)容。

1 聲像檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 在聲像設(shè)備保管上存在著“一硬一軟”的現(xiàn)象

“一硬”指的是聲像設(shè)備的數(shù)量較多。近年來，隨著社會的快速發(fā)展，再加上工作的需要，各個(gè)機(jī)關(guān)工作單位和企業(yè)的聲像設(shè)備都有了很大改善。據(jù)相關(guān)部門的統(tǒng)計(jì)，有些單位的聲像設(shè)備數(shù)量和設(shè)備更新表現(xiàn)出過“硬”的現(xiàn)象。“一軟”指的是缺少對聲像設(shè)備的管理。一方面，還有一部分機(jī)關(guān)單位仍然沒有制定出合理的聲像設(shè)備管理制度以及使用要求，結(jié)果導(dǎo)致其中有部分聲像設(shè)備閑置，使得聲像設(shè)備的作用沒有得到充分發(fā)揮;另一方面，聲像設(shè)備使用人員長期變動，使聲像設(shè)備沒有得到及時(shí)有效的利用。最終形成了“一硬一軟”的現(xiàn)象出現(xiàn)，尤其對于有些重要活動沒有得到及時(shí)的錄制，使部分檔案管理不完整，給今后聲像檔案的產(chǎn)生和歸檔制造了隱患。

1.2 攝錄人員存在多種問題

攝錄人員直接從事產(chǎn)生聲像檔案的工作，因此，攝錄人員的工作技能和綜合素質(zhì)直接影響著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。攝錄人員隊(duì)伍出現(xiàn)了“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)象?！耙粡?qiáng)”指的是攝錄人員隊(duì)伍壯大、年齡相當(dāng)、文化程度高;“一弱”指的是攝錄人員工作年齡較短、缺乏相應(yīng)的專業(yè)技能和知識。同時(shí)，在思想上，攝錄人員也存在著誤區(qū)。第一，大多數(shù)攝錄人員缺乏對聲像檔案的認(rèn)知，不清楚聲像檔案的概念，不確定收集歸檔范圍。第二，有些攝錄人員錯(cuò)誤的將聲像檔案的使用權(quán)和所有權(quán)歸個(gè)人所有，使用時(shí)，對聲像設(shè)備進(jìn)行隨意支配，而且缺乏歸檔意識，更嚴(yán)重的是在使用完某些檔案后，沒有及時(shí)收回，導(dǎo)致檔案丟失。由于攝錄人員的檔案管理意識較差，導(dǎo)致一些聲像檔案保存在個(gè)人或者是科室內(nèi)，沒有及時(shí)交給檔案室進(jìn)行統(tǒng)一保存和管理。尤其是對工作人員進(jìn)行變動和結(jié)構(gòu)的調(diào)整時(shí)，使很多聲像檔案流失和失控，結(jié)果使企業(yè)或者是機(jī)關(guān)單位的檔案保存不完整，直接給聲像檔案的保護(hù)和利用帶來了嚴(yán)重影響。

1.3 聲像檔案管理不僅復(fù)雜而且管理比較混亂

1.3.1 聲像檔案管理制度不完善，缺乏統(tǒng)一管理

現(xiàn)如今，有些企業(yè)或者是機(jī)關(guān)單位對聲像檔案管理不遵循相關(guān)的管理制度，處于自由處理狀態(tài)。例如:一部分是集中管理，在形成后就移交到檔案管理室;有些是暫時(shí)保管在各個(gè)科室，通常一年移交一次到檔案管理室;還有一部分由個(gè)人保管。

1.3.2 檔案管理意識薄弱，檔案很難完整、及時(shí)歸檔

聲像檔案管理不僅有較強(qiáng)的時(shí)效性，而且歸檔要求也比較嚴(yán)格。例如:照片底片也要?dú)w檔;錄像要附帶必要的文字說明等。在對機(jī)關(guān)單位和企業(yè)進(jìn)行調(diào)查時(shí)發(fā)現(xiàn)，有部分單位或者是企業(yè)照片為歸檔現(xiàn)象嚴(yán)重，而且有些照片和底片處于分開狀態(tài)，或者底片已經(jīng)沒有，文字內(nèi)容表達(dá)不清楚。從聲像檔案歸檔情況來看，大多數(shù)單位存在一盤磁帶重復(fù)使用的現(xiàn)象，而最原始的聲像卻出現(xiàn)了丟失。

1.3.3 聲像檔案管理水平具有很大差異

聲像檔案設(shè)備、有專門攝錄人員、管理模式較合理、規(guī)范的單位或者是企業(yè)，只有一小部分，然而存在很多有設(shè)備但是沒有聲像檔案、有聲像檔案卻沒有統(tǒng)一管理的單位，兩種現(xiàn)象所占比例懸殊。例如:有的單位照片數(shù)量最多的有上千張，然而有的單位卻僅有幾百張。

1.3.4 聲像保管條件較差

在調(diào)查中我們還發(fā)現(xiàn)了，只有極少數(shù)單位或者是企業(yè)建立了聲像檔案室，而大多數(shù)單位或者是企業(yè)普遍存在對聲像檔案管理只放到書柜內(nèi)，或者混在其他檔案中的現(xiàn)象，完全不符合恒溫、防磁的管理要求。

1.3.5 聲像檔案收集途徑較少，缺少檔案管理室

對于中小型企業(yè)來說，很多照片檔案保存在個(gè)人或者是各個(gè)科室內(nèi)，缺少檔案管理室，使檔案處于分散狀態(tài)，沒有集中加以管理。由于聲像檔案長期分散保管，很難完整、及時(shí)歸檔，導(dǎo)致這些中小型企業(yè)對聲像檔案管理不全，對聲像檔案來源缺乏一定的保障。

1.3.6 聲像檔案流失較多

在單位舉行重大活動、開會時(shí)，主辦單位會安排專門的人進(jìn)行錄像和拍照，因此，形成了很多有價(jià)值的聲像檔案。然而有些檔案在雜志或者是報(bào)紙上公開發(fā)表，但是在檔案室卻找不到相關(guān)的原始資料。

2 聲像檔案管理的有效措施

2.1 加強(qiáng)宣傳，提高對聲像檔案管理的認(rèn)識

一方面，借助新聞媒體的力量加大宣傳力度，引起社會的關(guān)注，同時(shí)也提高了檔案管理人員的檔案意識;另一方面，檔案管理部門和建檔單位要抓住機(jī)遇，根據(jù)當(dāng)?shù)睾蛦挝坏墓ぷ鳡顩r，利用生動的利用實(shí)例，充分發(fā)揮出檔案自身的宣傳作用。

2.2 加強(qiáng)管理，完善并落實(shí)各項(xiàng)管理制度

檔案管理部門和立檔單位都要建立管理制度，加強(qiáng)管理，將聲像材料從搜集、歸檔到移交過程都實(shí)行統(tǒng)一管理，完善并落實(shí)各項(xiàng)管理制度，防止檔案流失。做到有法可依，保證聲像檔案歸檔的質(zhì)量。

2.3 有關(guān)部門要加強(qiáng)監(jiān)督管理，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)

由于檔案管理人員的素質(zhì)還不是很高，因此，要定期對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能和知識培訓(xùn)工作，從而提高他們的整體素質(zhì)，為科學(xué)、合理的保管好聲像檔案打下牢固的基礎(chǔ)。特別是出現(xiàn)問題較多的單位，必須限期建檔，同時(shí)還要加大監(jiān)督力度，不留死角。

2.4 結(jié)合實(shí)際生活，對聲像檔案加以妥善管理

由于大多數(shù)單位都不符合聲像檔案的保存的條件，因此，我們要結(jié)合實(shí)際生活，創(chuàng)造妥善的保管條件。將聲像檔案單獨(dú)存放在密閉鐵柜內(nèi);控制檔案室內(nèi)的溫度;對錄像要定期檢查，從而延長聲像檔案的使用壽命。

2.5 開拓聲像檔案收集渠道

對立檔單位的重點(diǎn)科室產(chǎn)生較多聲像單位的，要加強(qiáng)收集聲像檔案，及時(shí)和檔案管理人員溝通，掌握具體的情況;有些攝錄人員不僅擔(dān)當(dāng)本單位的錄像工作，有時(shí)還會被聘請到其他地方去錄制活動。對存放在這些人手中的聲像檔案要及時(shí)收集。

3 結(jié)語

總體說來，對聲像檔案的收集進(jìn)行科學(xué)、合理的管理，不僅可以豐富檔案管理室，使各類檔案歸檔完整，而且方便檔案管理人員的管理，為單位或者是企業(yè)提供一些服務(wù)，同時(shí)為研究企業(yè)的發(fā)展過程以及企業(yè)今后的發(fā)展具有現(xiàn)實(shí)意義。增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識，定期對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能和知識的培訓(xùn)，提高他們的綜合素質(zhì)。

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