淺談民辦高校院系資料室建設中存在的問題及解決辦法

摘 要：院系資料室是為教學和科研服務的機構，是文獻保存體系的重要組成部分，更是圖書館的有益補充和延伸。本文主要分析了民辦高校院系資料室的現狀、存在問題，并提出了解決這些問題的幾點建議。

關鍵詞：院系資料室 存在的問題 建議

一、導語

民辦高校院系資料室主要是為教教學、教改及科研服務的部門，是民辦高校圖書、檔案等資料保存系統的一部分，是對學校圖書館的有益補充。民辦高校院系資料室的管理是由圖書館和院系兩個機構共同完成的。院系資料室資料員在業務上接受圖書館的指導，行政上隸屬于院系管理。目前，民辦院校的院系資料室多數并沒有真正發揮其應有的作用，原因是多方面的，現筆者就民辦高校院系資料室的發展現狀談一下院系資料室存在的問題，并針對這些問題提出一些意見和建議，以便使院系資料室能夠充分發揮作用，更好的為教學、教改和科研服務。

二、院系資料室建設存在的問題

（一）管理機制不明晰

現今，民辦高校圖書館與院系資料室的關系定位不明確，院系資料室資料員業務上接受圖書館的指導，但在行政上歸屬院系管理。這就必然造成不同院系對資料室的管理模式不一致，許多規章制度不能很好有效的實施。許多民辦高校的圖書館雖然在院系設置了院系資料室，但對其管理、監督的力度不足，有的甚至是零管理、零監督。在對院系資料員的培訓上也是沒有業務上的指導，偶爾會有一兩次形式上的經驗交流。

（二）資料室資料員多為兼職

為了避免人力物力的浪費，許多民辦高校的院系資料室資料員都由其他工作人員兼任。而多數民辦高校的院系資料室的資料員均由院系的教學秘書兼任。由于教學秘書本身的工作量就很大，所以相對投入在資料室管理上的精力就更少。此外，一些民辦高校院系的教學秘書變動比較頻繁，從而也導致資料室資料員員的變動也比較頻繁，而這種頻繁的崗位變動造成了資料室管理上的不穩定，許多圖書在這種變動過程中遺失或不知去向。這不僅造成了許多珍貴的教學圖書資料的流失，也給學校造成了一定的經濟損失。

（三）資料室服務手段落后

目前，民辦高校院系資料室能夠利用計算機和網絡進行管理的并不多，出于借閱經費的目的，學校管理部門很少在院系資料室的建設上投入資金、設備。導致院系資料室基本上是采用手工操作進行借閱，離實現電子化和數字化的距離還很遠。另外，院系資料室的資料員未受過分類、編目的培訓，造成師生不能快速、準確地查找到所需的文獻資料。此外，又因兼職的資料員本身還有太多的行政事務去做，真正投入到資料室建設的經歷有限，造成圖書數據的管理非常不規范，降低了其存在的應有價值。甚至，許多資料室的建設流于形式，沒有發揮資料室應用的作用。

（四）資料室儲存資料單一，專業性差

院系資料室存儲的資料應具有多樣性，目前許多民辦高校院系資料室存儲的資料僅為圖書，且圖書的分類龐雜。實際上，院系資料室存儲的文獻資源本應該是以滿足院系學科需求為中心突出專業特色，但很多民辦高校的院系資料室文獻資源來源單一，所有圖書均是通過院系的集體借閱證從圖書館借閱而來，與圖書館的文獻資料重復。同時，院系資料室的藏書又受到數量上的限制，導致資料室藏書量少，專業性差。 事實上，資料室除了應當注重那些外來的文獻外，也應該努力收集一些與本專業相關的內部文獻，如，在教學、科研過程中形成的各種原始資料：教學計劃、教學大綱、教材、教案、試題、學生畢業論文、社會實踐相關材料等等。此類文件對于院系的教學、科研及院系發展都具有極其重要的意義，應該引起高度重視。

（五）借閱制度不合理且監管不到位

前面說過，院系資料室的所有圖書均是通過院系的集體借閱證從圖書館借閱而來，這就意味著教師從院系資料室借閱而來的圖書可以全部從圖書館借閱到。教師從圖書館借閱圖書基本上都能主動按時歸還，而一旦從院系資料室借閱后，就長期不歸還，而資料室管理員在催促其歸還圖書時也一拖再拖。另外，有的老師從院系資料室借閱了數十本的圖書也導致了其他教師無法查閱。使得資料室的圖書資源得不到很好的利用。另外，民辦高校的教師隊伍相對來說沒有公立高校穩定，教職工流動性大。學校在教師離職時沒有規定到院系資料室進行圖書歸還的交接程序，就導致個別教師投機取巧將從資料室借閱的圖書帶走，這也在一定程度造成了圖書館藏書的流失。

（六）使用率不高，借閱對象有限

現在民辦高校的院系資料存在在一個普遍問題就是使用率不高。一個原因是很多民辦高校的院系資料室的資料僅限于圖書資料。而其他的與教學相關的教學資料都沒有；二是與專業相關的書籍、資料較少不能滿足教師的需求，最終導致很多教師直接去圖書館借書。

很多民辦高校的院系資料室緊緊是對教師開放，還沒有對學生開放造成借閱對象狹窄。這就導致院系資料室不能發揮院系小圖書管圖書館的作用，也就造成了使用率不高。

（七）院系資料室沒有專門的資料室房間，資料室內設備簡陋

很多民辦高校由于客觀條件的限制導致沒有足夠大的、單獨的房間做資料室，而往往是跟具有其他功能的房間合用，例如很多高校明確規定資料室必須跟院系的會議室合用等。這就造成資料室的空間非常狹窄，根本不可能有足夠大的空間容納足夠的教學資料。

另外很多民辦高校的院系資料室設備非常簡陋。很多資料室內也就是簡單的一兩個圖書資料柜而已，這就導致資料室不能保留過多的書籍及與教學相關的教學資料。缺乏與資料室配套的設施，例如桌子、椅子及各種影印設備等，這些會導致教師只能把圖書，尤其是雜志等拿出資料室去看或者去復印，結果導致圖書資料的丟失與破損。

三、關于如何進一步完善院系資料室建設的幾點建議

（一） 建立健全管理機制

學校應該加強對院系資料室的監督管理力度，制定一套切實可行的院系資料室管理辦法，避免文件資源的流失。另外，應改變當前民辦高校圖書館和院系資料室各自為政的散亂狀況，盡早實現全校文獻資源的一體化。此外，圖書館應有專門的人員定期對院系資料室進行調查走訪，及時發現問題，解決問題。此外，也要求院系資料室管理員在資料室管理過程中將發現的問題及時反饋給圖書館。如，做好本院系的專業圖書需求報表，反饋給圖書館，以便圖書館進行及時采購。

（二）加強資料室的信息化管理

為了進一步提高院系資料室的功能，學校必須加大力度改變原有的運作模式，構建網絡化、信息化平臺。使校圖書館和資料室形成一個網絡資源共享體，提高作業效果，加快作業速度。

（三）加強資料室管理員的隊伍建設

民辦院校行政人員流動性比較大，而院系資料室的管理員又多由教學秘書擔任，教學秘書更換的頻繁就必然導致資料室管理員也更換的比較頻繁。為保證資料室建設的穩步發展，建議設立專職的資料室管理員，以保證資料室管理員的穩定性。另外，許多民辦高校的資料員對圖書館知識了解的很少，圖書館作為資料室資料員業務上的領導者，應加大培訓力度，可采取將書面培訓材料下發給資料室管理員學習，努力提高資料院的業務素質和綜合素質。資料室管理工作是既具體細致又繁雜的工作，資料室管理員要有良好的服務意識，熱愛圖書工作，并盡全力為讀者服務。

（四）突出資料室藏書的專業特色

院系資料室的藏書應突出專業特色，以本學科、本專業的需要為根本來決定藏書的重點和范圍。同時，側重重點專業并向新開專業傾斜。對于與本院系專業相關的文獻如教學計劃、教學大綱、學生畢業論文等資料應加強整理和裝訂。

（五）更新資料室配套設備，滿足更多借閱對象的需求

民辦高校的院系資料室必須有單獨的使用房間，有足夠的可供擺放圖書等教學資料的卷柜等基本設備，同時要提供例如桌椅等閱覽設施。同時資料室應配備能影印的設備。這些設備都是資料室的配套設施，這樣的話才能提高資料室的使用率，真正發揮資料室應有的作用。同時資料室必須對學生開放，發揮院系小圖書管的作用。

四、結語

資料室管理工作的功能是在教學、科研中體現出來的，民辦高校要想提高各學科、各專業教師的教學和科研水平，院系資料室的建設就顯得尤為重要。作為民辦學校的領導、老師和資料室管理人員都應努力思考如何進一步發揮院系資料室的效能，更好的為教學、教改和科研服務。

（作者單位：吉林華橋外國語學院）

參考文獻：

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