新建本科院校科研檔案管理工作探討

摘 要:高校的科研檔案管理工作是高校科研中的重要組成部分，科研檔案管理對高校科研水平的提升具有重要的意義。在分析新建本科院校當前科研檔案管理存在問題的基礎上，提出增強科研檔案意識，完善科研檔案管理制度，健全科研管理人員隊伍建設，加強科研檔案信息化建設等改進對策。

關鍵詞:科研檔案 新建本科院校 管理 探討

中圖分類號:G4文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2012)07(a)-0213-02

高校科研檔案是指在高校教學科研部門、師生員工們在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據，聲像等各種形式載體的文件材料。科研檔案詳細記載了科研人員在科研中的研究思想、研究方法、研究經驗和研究成果，反映了高校的科研領域和研究水平，也是高校服務地方經濟發展的能力重要標志之一[1]。因此，高校作為承擔項目單位要按照科研工作程序，建立健全科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，確保每一項科研活動歸檔文件材料的完整、準確、系統。

然而，新建本科院校作為普通高校的新成員，由于科研底子薄，科研服務經濟發展能力差，導致科研檔案管理意識薄弱，科研檔案管理方法尚處于摸索階段。本文圍繞新建本科院校自身實際情況，結合科研檔案的管理現狀和已有經驗，對新建本科院校科研檔案管理存在問題和對策進行探討。

1 新建本科院校科研檔案管理存在問題

1.1 科研檔案管理意識薄弱，科研檔案材料收集不全

新建本科院校由于剛升格為本科院校，學校面臨著教育部本科教學合格評估的壓力，因此學校大都將教學檔案管理列為檔案管理工作的重點，而對同樣重要的科研檔案管理工作投入不夠，科研檔案管理意識不強，科研檔案大多停留在科研申報材料和結題材料的簡單收集，而對科研過程中的原始數據和關鍵材料等過程性文件(開題報告，科研計劃、科研方法和成果)未能歸檔，嚴重科研檔案的完整性，不能給后人的科研活動起到很好的借鑒作用[2]。

1.2 科研檔案管理機構不健全，人才隊伍無保障

新升本科院校教學資源有限，科研管理部門、教學系部大都沒有設立專門的科研檔案管理機構，科研檔案管理尚處于剛剛起步階段，缺乏檔案管理制度建設，職責分工不夠明確;科研檔案管理人員也多為為兼職，檔案專業知識缺乏，由于還要兼任教學和行政秘書，承擔事務多，必然影響科研檔案管理的工作進展。

1.3 科研檔案管理服務市場意識不強

新建本科院校升格為本科院校，科研檔案管理水平的相對滯后，科研檔案的利用目前還只停留在記錄、保存階段，重保管、輕利用，不能充分發揮地方高校科研檔案的服務社會經濟發展的價值，僅僅把科研檔案當作一種歷史材料保存。另外，由于新建本科院校科研檔案管理僅僅停留在資料歸檔的層面上，科研檔案管理人員很少參與到科研成果的后期轉化工作中，對鑒定后成果開發推廣階段形成的材料，很少去收集，缺少科研檔案信息化建設，從而使高校科研成果不能參與科研轉化，不能充分進行產-學-研結合，嚴重削弱了新建本科院校科研工作服務地方經濟的影響力和學校的核心競爭力。

2 新建本科院校科研檔案管理方法探討

2.1 加強宣傳，提高各級人員檔案意識

針對新建本科院校各級部門和人員科研檔案管理意識薄弱的問題，必須有針對性的進行檔案知識和法規宣傳，通過多種形式宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》和《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規及檔案知識，使各級領導、科研管理部門和科研人員提高檔案法制觀念，認識科研檔案管理工作的重要意義，尤其認識到科研檔案管理工作對保證和促進高校科研工作所起到的重要作用，從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作[3]。尤其讓科研人員明確“負責科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔”是其應盡的職責和義務，從而在思想上重視科研檔案工作，自覺承擔積累科研檔案資料的義務， 主動履行科研檔案歸檔的職責。

2.2 建立健全的科研檔案管理制度，加強科研檔案管理人才隊伍建設[4]

依據國家《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》和有關部門檔案管理法規，結合高校科研檔案管理實際工作情況，建立健全的科研檔案管理制度，明確檔案管理人員職責和分工，提高科研檔案管理工作效率。

針對新建本科院校科研檔案管理工作中普遍存在管理多為兼職人員，專業不對口，專業知識匱乏等問題，必須加強科研檔案管理人員業務能力培訓，可以采用引進人才和外出進修等方式提高科研檔案管理人員業務能力。其次，科研檔案管理人員必須加強自身修養和職業道德教育，牢固樹立科研檔案管理保密意識，嚴格遵守工作紀律和保密紀律，自覺執行《中華人民共和國保密法》和《科學技術保密規定》，嚴格科研檔案的登記、借閱手續，對涉密科研檔案不能擅自復印，要嚴格審批手續。

2.3 強化社會服務意識，加強科研檔案成果轉化

新建本科院校普遍存在基礎設施落后的問題，即使在信息化的今天，多數科研檔案仍為紙質保存方式，科研檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高，這樣勢必影響了科研檔案的利用效率，不利于網絡利用和查詢，因此，在科研檔案的管理工作中，必須加強科研檔案管理信息化建設，積極組織開發適用于科研單位檔案管理并具備信息加工處理功能的計算機模型和軟件，充分利用網絡進行科研檔案信息的發布和查詢利用系統建設，促進科研轉化和產-學-研的結合，提高高校服務社會的影響力[5]。

3 結語

高校的科研檔案管理工作是高校科研和檔案管理工作中的重要組成部分， 高校科研檔案管理工作對提高高校科研水平和促進高校科研成果轉化率具有十分重要的意義。因此，新建本科高校應提高對科研檔案管理工作的重視程度，加強對科研檔案的管理力度，在制度和人員上給予支持，使其更好地為學校的教學、科研和其他各項工作服務。

參考文獻

[1]劉艷春.地方高校科研檔案管理工作初探[J].臨沂師范學院學報，2010，32(5):139-141.

[2]汪潔.高校科研檔案管理存在問題及對策研究[J].浙江海洋學院學報(人文科學版):2011，28(1):94-96.

[3]畢保良，郝一沁，呂霞.淺議高校科研檔案管理的問題及對策[J].農業科技管理，2010，29(6):61-63.

[4]汪文珍.高校科研檔案管理與利用新探[J].安徽電氣工程職業技術學院學報，2007，12(4):113-116.

[5]趙杰，李晶，孫添添.加強科研檔案管理 促進科技成果轉化[J].蘭臺內外，2006，2:51-52.