對于管理檔案工作效率的探討

【摘 要】隨著現代化辦公的發展，辦公室檔案的管理工作得到了越來越充分的重視與發展，伴隨著辦公人員對信息化發展的需求，隨之而來的也就是管理檔案工作電子信息化的改革與發展，辦公室檔案管理的工作也走上了電子信息化的道路，然而電子信息化的發展，對檔案管理工作的效率要求也逐漸呈現出來，本文通過對目前檔案管理的相關問題進行研究，進一步探討如何提高管理檔案的效率，得出相關的經驗，期望能夠以此更好地推動檔案管理工作的發展。

【關鍵詞】檔案管理； 效率； 電子信息化； 經驗

檔案資料的管理作為一種知識管理，在現代化辦公的發展當中，有著越來越重要的地位和作用，辦公室檔案的管理工作是極為的瑣碎與無聊的，但其對其他工作業務的展開與進行有著相關的輔助作用，隨著現代化辦公的開展，網絡信息化的應用技術在檔案管理的工作中得到了充分的運用，人們對辦公室檔案管理的要求和需求更上一層樓，在這個信息化高速發展的時代，積極調整相關的發展戰略，結合檔案管理工作的實際情況進行改革創新，優化檔案管理工作的相關程序，進一步促進管理檔案工作的進行，是相當有必要的。

本文將從電子信息技術在檔案管理工作中的運用以及檔案管理工作人員本身的工作素養，兩個大方面進行深入的探討，以便更好地提高檔案管理工作的效率。

1 關于電子信息技術在檔案管理之中的運用

網絡電子信息化技術的發展與運用，在當今社會是不可阻擋的趨勢，隨著電子化，信息化辦公技術的發展，網絡電子信息技術在檔案管理之中的運用越來越廣，如何更好地實現電子信息技術在檔案管理之中的運用，是實現管理檔案工作效率進一步提高的技術保證。

1.1加強對檔案管理電子信息技術的重視

如何利用電子信息技術提高檔案管理工作的工作效率，這就需要一個大前提，那就是相關領導對其的重視與發展。想要發展電子信息技術在檔案管理工作當中的運用，相關領導的重視是不可缺少的支持。只有取得領導的重視，得到相關的支持，在資金、技術以及設備上得到充分的支持，電子信息化技術在檔案管理的運用，才有可能進一步地發展。

如何才能夠加強對檔案管理電子信息技術的重視，這不僅需要上級領導對基層工作的審查與調研，更需要基層工作人員對基層工作的總結與報告，只有基層工作人員對工作的用心，在工作之余進行總結，將經驗與大家分享，才有可能進一步提高工作的效率。

1.2建立數據庫，完善電子信息化檔案的管理

數據庫技術的建立和多媒體技術的使用，對于提高檔案管理的工作效率有著進一步地提升空間，這兩項技術的發展與運用，能夠更好地為檔案管理服務。檔案管理的信息化技術，已經初步脫離了經驗化和理論化，逐步向技術化發展，想要電子信息化在檔案管理中更好地服務與發展，就需要進一步完善電子信息化的檔案管理，建立單位的檔案數據庫，使電子信息化的檔案管理能夠更好地為發展工作而服務。

建立單位的檔案數據庫，以及完善電子信息化的檔案管理，需要投入更多的人才支持，這不僅需要相關工作人員的工作經驗，更需要專業的技術人員來進行數據庫的建立與維護，這就需要引進信息化的高級人才，將其投入到檔案管理電子信息化的建設當中，建立起單位的電子檔案數據庫，方便檔案管理人員的查看與調用，這樣才能更好地發展電子信息化的檔案管理，進一步提高檔案管理工作的效率。

建立數據庫之后，數據庫的建設與使用，能夠更加方便檔案管理工作的進行，但也需要進一步完善電子信息化的管理，比如數據庫的后期維護工作。這就需要單位建立完善的電子信息化檔案管理制度，完善相關的管理制度，從建立檔案、檔案的管理和使用和后期的維護工作，建立齊全的管理制度，用相關的制度來監督其更好地完成，從而進一步提高檔案管理工作的效率。

1.3加強電子信息化檔案管理技術的安全

本文將電子信息化檔案管理的技術安全單獨列出來，是為了強調其重要性。電子信息化技術的應用與發展，對現代化的辦公起到了至關重要的輔助作用，然而其對辦公工作的幫助與支持無法遮掩其缺點，那就是電子信息技術的安全性。

由電子信息化技術本身的特點所決定，電子信息技術的安全性，一直是令相關工作人員最頭疼的問題。而由于電子信息技術的安全問題造成的損失問題，也一直是人們引以為戒的例子。本文在此強調電子信息化檔案管理技術的安全性，是為了能夠更好、更安全地發展電子信息技術在檔案管理中的運用，從而提高其工作效率。

加強電子信息化檔案管理技術的安全，就需要進一步加強對電子信息技術安全的重視和發展，增加相關的人才、資金和技術支持，這就需要單位根據實際情況來進行相關工作的進行，比如可以對數據庫的建設與運用進一步地建立安全圍欄，投入人才和資金對整體的安全進行建設，進一步保證檔案管理電子信息技術化的安全，盡量減少檔案管理電子信息化發展的后顧之憂，使辦公人員更加放心地運用電子技術進行檔案管理。

2 檔案管理工作人員的素質培養

有句話說的好，事在人為，無論多么好的設備、多么大的資金支持，如果沒有很好的工作人員以及技術人才，其他都是形同虛設的擺設。想要提高檔案管理工作的效率，那就離不開對檔案管理工作人員的素質培養，以及相關人才的引進和栽培。

2.1人才的引進和栽培

前文曾經有提到過，電子信息技術化在檔案管理工作之中的運用和發展，需要相關的技術人才作為技術支持才可以更好地發展。這就需要單位引進相關的技術人才，并且以引進帶動培養，以點帶面，以少帶多，從而發展自己單位的技術人才，只有以人才為支柱，才能夠更好地促進檔案管理工作的發展。

那么這就需要我們對外公開招聘相關的人才，比如網絡建設人才和數據庫建設及維護人才等等，并且要把相關人才在檔案管理工作中分配開來，以其技術性的建設工作來培養其他工作人員，從而帶動發展更多的技術人才，形成良性的人才發展模式，更好地促進檔案管理工作的進行，提高其工作效率。

2.2培養檔案管理人員的責任素養

檔案作為單位信息的保存方式之一，其保密性要得到充分的保證，并且檔案的調用要保證沒有錯誤，不然造成的損失將是巨大的，假設單位的檔案出現了泄漏，或者是檔案調用出現錯誤，輕者給單位造成經濟損失，重者將危及單位的生存。從此看來，培養檔案管理工作人員的責任素養是不容忽視的問題，只有檔案管理的工作人員不出現或盡量少出現個人失誤，并且做好檔案管理的保密工作，才能使檔案管理工作更好地為單位服務。

在此，我們可以把檔案管理人員的責任落實到每個工作人員的身上，加強其責任素養，這樣可以更好地保證檔案的保密性，也可以進一步減少檔案調用的失誤問題，從而提高檔案管理的工作效率。

2.3提高檔案管理人員的技術和專業水平

檔案管理的工作人員，作為檔案管理工作的核心，其更應該重視其工作的專業水平，并且向一專多能的復合型人才發展，在做好本職工作的前提下，盡可能地發展與工作相關的技術的素質培養，比如開展對多媒體技術的運用與學習，以及對電子信息技術設備的實踐，這就需要單位相關的支持，更需要檔案管理工作人員自身對“多能”的渴求，只有檔案管理工作人員的技術水平上去了，才能夠提高管理檔案工作的效率。

檔案管理工作的發展以及電子信息化技術的發展，對檔案管理工作人員的要求也越來越高，重視電子信息技術在檔案管理工作中的運用，培養檔案管理的相關人才，進一步地促進檔案管理工作的發展，才有可能提高檔案管理工作的效率，從而更好地促進事業的發展。

參考文獻：

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