新時期電力企業檔案管理與實踐研究

摘要：科學規范的檔案管理是衡量電力企業管理水平與業績的重要指標。目前，電力企業現代化管理水平日趨提高，檔案工作作為電力企業的一項基礎工作，必然要提高其管理水平?，F階段檔案管理工作與現代企業管理及今后電力發展的需要還存在一些差距，需要積極探索企業檔案管理的有效途徑，使檔案管理走上制度化、標準化、規范化、現代化發展軌道，為企業發展服務。

關鍵詞：電力；檔案；培訓；信息化建設

作者簡介：陶琨（1971-），女，河南開封人，國家電網公司直流建設分公司，工程師。（北京 100052）

中圖分類號：F272.9 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2012）33-0090-02

一、電力企業檔案管理的重要意義

電力行業是國民經濟的基礎產業，是一切電子設備正常運行的基礎。保證持續、高效的電力供應是關系到國計民生的大事。改革開放以來，我國電力企業的檔案從無到有，檔案管理也經歷了由原來抽屜木柜保存、部門兼職管理逐步向現代企業檔案管理過渡。檔案管理是企業在各項經濟社會活動中形成的全檔案的總和，是企業管理的重要組成部分。

電力企業的檔案原始地記錄了電力企業的發展過程，對維護企業經濟效益和歷史面貌起到不可替代的憑證作用，為企業的可持續性發展、經營管理、文化建設和安全生產等方面發揮著重要作用。它涵蓋了大量的科技資源和知識信息，真實地反映了電力企業的發展歷程，有利于推動電力企業經濟的快速發展。

隨著電力體制改革和智能電網的發展，檔案管理中豐富和龐大的信息價值也越來越被人們認識和發現。如何及時有效地管理并利用這一龐大的資源更好地為電力工業的科學決策、生產經營和科學研究提供及時、全面、準確的服務，已成為檔案管理工作面臨的緊迫任務。

二、電力企業檔案管理中存在的主要問題剖析

新時期，電力企業的檔案管理工作已經成為電力企業管理部門面臨的新課題。隨著電力體制改革，電力企業在檔案管理方面取得了一些成績，但由于歷史、人為、技術及管理方面原因，現階段檔案管理工作與現代企業管理及電力發展的需要之間還存在著一些差距，具體表現在四個方面，下面進行分析。

1.對檔案管理的重要性認識不足

企業員工，特別是企業管理人員，檔案法制意識淡薄，缺少法制觀念，根本意識不到檔案管理工作的重要性，一些電力企業在檔案管理方面投入甚少，導致檔案室設施不全、保管條件和手段落后的情況。由于歷史原因，許多企業的檔案管理崗位主要是安置人員，檔案人員一減再減或者成為分流人員的主要去處，壓縮編制、減員增效時經常將檔案人員納入其中，認為相關工作并不重要，有時甚至可有可無。

2.企業檔案管理與電力技術發展脫節

伴隨著改革發展，原有的企業檔案管理工作和模式受到很大沖擊，很多企業檔案工作已經不能適應企業管理工作的發展，現狀堪憂。電力產業從生產、傳輸、運行到銷售、計量、使用、結算、管理是一個十分復雜繁瑣的過程，為此電力企業建立了系列專業的計算機管理系統，但一些系統在先期開發時并未考慮與檔案系統融合。這些系統承載著大量的電力企業管理信息，并且隨著電力改革的發展而快速更新。信息化是檔案管理工作的最終發展方向，如果不能充分地開發利用檔案信息資源，將會制約企業檔案信息化的發展進程。企業信息集成系統是檔案管理人員必需掌握和熟悉的內容，否則很難掌握企業信息的核心部分或基本無法收集到檔案。

3.人員素質不適應企業發展需要

一些電力企業的檔案管理人員不是檔案專業畢業，有的人認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放。檔案管理人員服務意識淡薄，一些檔案人員觀念陳舊，使檔案工作失去生命力，默守陳規，被動服務，導致檔案內容匱乏，檔案收集被動。各管理部門往往不會主動歸檔，如果檔案人員再不去主動收集，必然造成檔案內容的不完整。檔案管理人員中缺乏既懂計算機、通訊、網絡技術又精通檔案業務的復合型人才，不能適應檔案信息網絡化建設的發展需要。

4.管理手段滯后，不符合企業發展需要

市場發展在使企業迅速成長的同時，也會產生很多傳統管理體制難以管控和解決的矛盾與沖突。這就形成了管理滯后的瓶頸現象。現階段，管理檔案的計算機配置相當落后，軟件、硬件設備亟待更新，有的企業檔案管理還停留在以前的手工抄寫階段。檔案檢索利用工作效率太低，檔案管理工作現代化還沒有起步或者剛剛起步。受經濟條件的制約或領導意識制約，未形成檔案管理與其他部門的有效聯動，導致電力企業的檔案管理工作與其他工作相比相對滯后。新形勢下，隨著企業發展，目前的檔案管理手段顯然不適應管理的需要，嚴重制約著檔案工作的發展。

三、提高電力企業檔案管理水平的對策

1.著力提高檔案人員素質

檔案工作人員的高素質是做好企業檔案工作的前提和保障。檔案管理工作是一項專業性較強的工作，檔案人員的素質直接影響著檔案業務的工作效率、水平和質量，對提高檔案管理工作有著舉足輕重的作用。

檔案管理人員必須具備基礎知識、基本技能、職業素養、道德素養、管理能力及分析處理問題的基本能力等。要有國家檔案管理崗位資格證書，對于電力企業而言，特別是要有電力行業檔案管理工作經驗；檔案學、圖書館學、文秘、信息資源管理學、電氣類等相關專業；有全面的統籌規劃能力，較強的溝通協調能力，有良好的綜合分析能力、高效的執行能力；熟練掌握1～2種通用的檔案管理軟件，有一定的公文寫作能力；熟練運用辦公軟件、計算機網絡等；有較好的職業素質、團隊合作意識，嚴謹細致，認真負責。

檔案業務培訓是人才成長的重要途徑。要加強對檔案人員業務培訓和現代化管理知識的培訓。企業必須將檔案人員綜合素質培養納入人才培養計劃，通過專業培訓、繼續再教育、進修學習等方式提高檔案管理人員水平。崗位培訓是提高檔案管理人員素質的最主要途徑。企業檔案人員應適時參加一些系統的、專業性較強的專題培訓和研討，或者采取網絡學習的方式，通過定期的教育培訓不斷激發和調動檔案工作人員的積極性、自覺性，提高其工作能力。還可以引進和培養現代管理人才，通過招聘懂檔案管理、法律、會外語、精計算機的復合型人才改變目前檔案管理部門知識結構不合理、年齡結構老化的狀況，提高人員整體素質和檔案管理水平。

2.加強檔案信息化建設

目前，電力企業檔案信息化建設缺乏統一規劃、規章制度不健全、基礎設施落后、信息化程度低、檔案人員素質不能滿足信息化建設需要。電力企業在檔案信息化建設過程中缺乏完善的體系，標準化建設滯后問題仍然比較突出，對企業檔案信息化建設的投入依舊相對于企業發展嚴重不足。

檔案的信息化建設需要科學的思想和組織管理方法，通過信息技術、網絡技術等手段對文件、檔案等信息進行逐步發掘、整合，實現資源共享，使信息的獲取、處理、傳輸和應用的數字化、網絡化，提高利用效率。這是提高檔案的信息價值和促進電力企業檔案管理現代化的本質要求。

檔案管理要適應企業的發展，這是現代化企業發展的需要。要在企業內部充分實現資源共享，為企業的生產經營活動提供快速、便捷、高效的服務。為達到這一目標，必須充分利用好信息化技術，加強檔案管理工作，實現信息資源共享，充分發揮信息資源價值，為企業服務。

電力企業要在現代化網絡平臺上實現信息化，發揮檔案的信息作用，這是新形勢下電力企業檔案管理面臨的新課題。新形勢下，網絡技術和多媒體技術等飛速發展，企業在面對龐大繁雜的企業檔案信息時要想提高檔案管理水平和質量必須要加快信息化建設，減輕檔案人員重復進行的體力勞動，提供優質的檔案利用服務。要通過借助現代化的信息技術和先進的管理理念改革檔案管理中不合適的方法和手段。經濟效益好、現代化管理水平高的電力企業要鼓勵其全面開展檔案信息化建設。

3.規范電力企業檔案管理制度

要按照《中華人民共和國檔案法》、《歸檔文件整理規則》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》、《基本建設檔案資料管理暫行規定》等法律法規，結合電力企業檔案工作特點，制訂并完善檔案工作的各項規章制度。建立并貫徹落實責任制，切實將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業各項工作流程，嚴格責任分工，規范過程管控，形成閉環管理。

只有綱領性文件是不行的，必須對相關文件編制辦法進行細化，避免由于理解不一造成資料整理的混亂，給內業資料管理工作帶來巨大的工作量。要將工程的過程管理和歸檔責任進一步明確和細化，使工程技術和檔案管理人員有明確的收集方向和標準，有助于提高檔案管理質量。

需要建立一整套科學、適用和操作性強的檔案管理制度，通過對文件材料的歸檔范圍、收集、整理、立卷歸檔、形成以及文件編制、交接驗收等提出具體要求，促進檔案工作的有序進行，并依據相關規定從組織領導、管理體系、職責分工等方面進行明確規定。

要建立和落實各級檔案管理工作責任制，明確各人職責，才能使檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實。領導重視是做好檔案管理工作的重要前提和關鍵。企業員工在工作過程中形成檔案，有義務將其在本職工作崗位上形成的有保存價值的文件材料歸檔保存，并逐步提高檔案意識。

規范的檔案管理制度能夠使員工意識到檔案的形成至保存、利用不僅是檔案人員的職責，也是全體企業員工的責任。要確保檔案管理的完整、準確、系統，將項目檔案工作和項目建設一樣納入程序管理，用規范的檔案管理行為推動檔案規范化管理。

參考文獻：

[1]陳玉珠. 淺論電力工程檔案管理[J]. 神州民俗·教育科技，2007，（9）.

[2]林衛紅. 淺析電力企業在檔案管理中存在的問題及其應對策略[EB/OL]. http：//www.studa.net/dangan/110809/09094579.html.

（責任編輯：王祝萍）