“兩項工作”在企業(yè)宣傳管理中的運行

煙草行業(yè)的“兩項工作”即“辦事公開、民主管理和工程投資、物資采購和宣傳促銷”?！皟身椆ぷ鳌笔乾F(xiàn)階段行業(yè)內的重要工作，它是以“規(guī)范權力運行、公開透明操作、確保監(jiān)管到位”為目的，對構建公開體系，創(chuàng)新監(jiān)督手段，辦事公開、民主管理的一項主體工作，與廣告宣傳管理有著密切的直接聯(lián)系。

一、廣告宣傳管理開展“兩項工作”的重要意義

“兩項工作”的開展對于我們廣告宣傳管理具有以下重要意義：

（一）保證廣告宣傳部門的工作效率。“兩項工作”的有效開展，能夠合理地對部門員工進行分工、控制、協(xié)調和考核，促使其更好地履行職責，確保部門的各項活動有序、高效地進行?！皟身椆ぷ鞴芾砦瘑T會”“總經(jīng)理辦公室”“市場營銷科”“審計科”等等相關部分的建立，有效的對工作進行分工，合理利用資源和人力，提供整個部門的效率。

（二）增強廣告宣傳部門的會計資料的真實與可靠。通過“審計科”對宣傳、展會合同的審核，通過“監(jiān)察科”負責監(jiān)督宣傳、展會項目實施過程的規(guī)范化，以及其他各個部門的相互監(jiān)督，使得部分的預算被層層落實，并且在使用過程中受到很好的監(jiān)督，保證了會計資料的真實性和可靠性。

（三）防止和減少廣告宣傳費用被人為浪費、挪用以及不合理使用等。由于各部門之間的相互監(jiān)督，以及層層審批。能有效的防止和減少廣告宣傳費用的人為浪費、挪用以及不合理使用等現(xiàn)象。

二、廣告宣傳管理開展“兩項工作”的步驟及其內容

（一）選擇調研階段

為更好的做好對廣告宣傳計劃的制定工作，煙印公司每年初即開始著手開展企業(yè)內廣告宣傳工作的專題調研。由企業(yè)內廣告宣傳主管部門編制廣告宣傳計劃，立項依據(jù)圍繞上一年度預算計劃、實施項目評估情況進行制定，并嚴格按照審批權限上報審批，批準后的廣告宣傳活動列入年度預算。廣告媒體的選擇，由企業(yè)“兩項工作”管理委員會和企業(yè)內廣告宣傳主管部門來共同確定。如果廣告宣傳媒體是企業(yè)內廣告宣傳主管部門提出的，則由企業(yè)內廣告宣傳主管部門按照企業(yè)廣告宣傳工作流程和審計監(jiān)督部門的要求對其進行實施。

（二）制定實施階段

年度廣告宣傳預算計劃確定后，由企業(yè)內“兩項工作”管理委員會確定實施小組人員名單，負責編制實施方案。企業(yè)內廣告宣傳部門的實施方案根據(jù)上級審計部門和企業(yè)的要求進行編制，并形成相應科目的年度預算，監(jiān)督廣告宣傳活動實施過程中的費用使用情況。廣告宣傳項目的實施，煙印公司明確項目金額在30萬元以上的項目必須進行公開招標，供應商的審計由該項目的提出部門通過資質認證方式對供應商進行評價、認證和管理。

（三）合同審核階段

煙印公司要求合同文本必須遵循前期立項、招標、談判、比價的結果，合同權利和義務、違約責任和爭議解決條款予以明確。同時，對于合同相關的過程記錄和檔案資料是否全面完整，是否真實可靠，合同重要條款的變更是否經(jīng)過集體商議或審核都一一進行了明確。另外，由于廣告宣傳是企業(yè)經(jīng)濟活動的一個特殊部分，它經(jīng)常處于不斷變化之中，因此，煙印公司還十分重視廣告宣傳合同的審批流程、管理要求，對合同標的數(shù)量和質量、價款、履約期限、驗收標準，及結算方式等也進行了細化，以確保廣告宣傳管理的規(guī)范性和效益性。

（四）驗收評價階段。

廣告宣傳合同簽定后，為充分發(fā)揮各相關部門的協(xié)同作用，由相關部門組成的驗收小組負責對廣告宣傳項目按合同進行數(shù)量、質量、時間等進行綜合驗收，并要求企業(yè)內廣告宣傳部門要對企業(yè)和審計監(jiān)管部門負責，按“一項一卷”序時整理裝訂項目資料。廣告宣傳費用的支付，要做到供應商單位、合同單位、發(fā)票出具單位、收款單位的“四統(tǒng)一”。

三、未來廣告宣傳管理開展“兩項工作”的重點

（一）突出重點，抓住關鍵環(huán)節(jié)，深入扎實地推進“兩項工作”。

通過開展“兩項工作”，部門要求在成本預算、員工管理、廣告代理商管理這三方面建立長效的監(jiān)管機制，保證部門持續(xù)、穩(wěn)定、健康地發(fā)展，努力實現(xiàn)建設“嚴格規(guī)范、富有效率、充滿活力”的中國煙草。

廣告宣傳業(yè)務從開始的提案階段到最后結束一般持續(xù)時間較長，在業(yè)務的全過程，業(yè)務內容和金額有可能會發(fā)生較大的變化，針對這個特性，在部門內可以采用預算書的方式進行管理。由于煙印公司每年都提前半年提交廣告預算，因此我們就要求部分對公司的定位有預先的了解，因此在做預算書的時候，需要注意幾個方面：（1）預算編制是否符合煙印公司產品定位、企業(yè)市場定位的要求；（2）預算總額的確定是否以計劃開支費用為基礎；（3）預算分項是否合理可靠。

通過“兩項工作”監(jiān)督辦審批的預算書對項目的整體情況進行事前、事中、事后的管理。一旦由于種種原因項目的整體或某個環(huán)節(jié)的預算發(fā)生變動，在第一時間需要進行預算書的修訂，并且注明預算變化的原因，重新履行審核批準手續(xù)。財務部門要根據(jù)審批后的預算書上對應的公司和金額予以支付項目款。及時性對于預算來說也是很重要的要求。這一點可以通過對業(yè)務管理人員的督促加以改善，通過財務部門的付款環(huán)節(jié)加以約束，從而保證預算時效性的要求。在項目完成以后，應該及時做到：（1）將預算計劃與完成方案進行比較，檢查預算分項之間的關系是否合理；（2）檢查預算執(zhí)行情況；（3）分析大額超支和支付不及時現(xiàn)象并查明原因。

（二）要切實加強領導，進一步明確職責，落實責任

廣告宣傳部門需要考慮對不同工種的人員進行分流，不同的工作由專人負責。但是鑒于目前我們部門員工較少，如果按職責不同進行分工的話并不合適目前部門的做法，部門內同事可能一個人肩負著與公司溝通，也同時要與代理廣告公司進行接洽，同時還要做另外其他的事情，分身乏術?！皟身椆ぷ鳌敝械摹稗k事公開、民主管理”就可以很好的運用進來。對于身兼多職的員工，除了本質工作以外，其他的工作都在部門內公開，由部門內其他同事進行監(jiān)督，這樣可以減少員工權力過于集中，可以有較大空間調控項目成本的可能，也可以改變除相關負責人以外的人員很難介入對其約束的不利狀況。

（三）以“三項檢查”為根，對廣告媒體供應商進行管理。

廣告媒體供應商的內控制度是決定廣告宣傳效果的一個很重要的因素。參照其他企業(yè)對供應商的審核標準，結合煙印公司的特點，以下幾個方面作為考核標準：（1）廣告媒體供應商實際刊登出版的廣告宣傳是否真實；（2）廣告宣傳費用比率的制定是否合理；（3）對廣告設計、廣告工具及其他租賃費的控制是否適當，以消除不必要的重復成本；（4）檢查所使用的圖片設計、文字版權是否得到法律的確認；（5）是否有詳細的統(tǒng)計資料，使企業(yè)能夠對重要的實際成本進行比較；（6）確定所有計入企業(yè)的費用是否符合協(xié)議，是否存在應由廣告代理公司全部或部分承擔的情形；（7）檢查廣告代理公司提供的賬單，確定是否正確履行了合同；（8）檢查廣告代理公司的合同是否詳細說明了對外部采購成本增加費用的材料。例如工藝加工、設計制作、工具租賃、人工成本等；（9）檢查廣告宣傳費用的投入是否達到了合同規(guī)定的要求。

為確保公開、公平、規(guī)范，由部門進行集體評分，從各個環(huán)節(jié)上來對代理商進行評價。為杜絕不正當競爭行為，我們規(guī)定，對于連續(xù)2次未能到達及格線的供應商，取消該供應商的合作資格，停止所有業(yè)務往來，同時今后不得再參與煙印公司的相關廣告業(yè)務。

（作者系上海煙草包裝印刷有限公司）