“換位思考”和“讀者中心”在商務寫作中的應用

【摘 要】成功的商務交流中，關鍵點在于讓讀者感到自己是最重要的。為此，我們應當做到，在每個商務便簽，每封商務信函，每封商務郵件，每個商務電話及其他所有的商務聯系中，站在對方角度看問題，其實在感受的最重要的是讀者自己。

【關鍵詞】商務寫作；換位思考；對方；利益；表達；目標

在大部分商務活動中，雙方都有得有失。所以在商務信函的寫作中，注重對方的利益得失將很好的體現我們是從對方的角度考慮問題的，這樣對方就不會感到有威脅，能更好的做出反映，因為他們覺得我們滿足了他們的需求。這就是you attitude的基本思想，即“你放態度”“換位思考”。

在成功的商務交流中，關鍵點在于讓讀者感到自己是最重要的。為此，我們應當做到，在每個商務便簽，每封商務信函，每封商務郵件，每個商務電話及其他所有的上午聯系中，咱在對方角度看問題，讓其實在感受的最終的是讀者自己。

而事實上，對方的重要性也是毋庸質疑的。試想，如果沒有合作伙伴的努力工作，與我們一同完成每項項目，我們怎樣達成最終的目標? 再試想，如果沒有消費者和客戶，誰來購買我們的產品和服務呢？而且你可知道這樣一個真理：滿意的客戶將會向5個朋友宣傳我們，而不滿意的則會向10個朋友抱怨我們的缺點，試想，失去了這些客戶，我們那什么來維持公司運轉，又那什么來養家糊口呢？

從對方的角度和利益出發，尊重貿易對象，可以使傳遞的信息更加友善，使溝通更具說服力、更專業且富有親和力和人情味，有益于樹立良好的商業信譽。

那么具體來說，我們要怎樣在商務寫作中做到換位思考，要注意哪些問題呢？本文將結合實例說明“換位思考”在商務寫作中的應用。

總的來說，“換位思考”主要包括一下幾點：①從對方角度看待問題；②注重對方利益；③換位思考必須是積極的；④注意保護對方的自尊；⑤文字表達應當是欣賞而非貶低對方；⑥符合人的天性。

一、從對方角度看問題

（1）關注讀者接受的信息和我們能為他們做的，而非我們已經做了的。不要完全回避“我”或“我們”的表達，但要注意弱化。

讀者對自己的興趣大過對我們公司的興趣，而這并不是一個弊端，相反，我們可以利用這一點。試想：如果你收到一家商店的信函，你會考慮自己的錢如何能使這家商店增加營業額或對股東的吸引力么？當然不會，作為一個消費者，你只會考慮這家店的商品或服務能否幫你達到你的目的。

（2）在備忘錄或商務信函中，不要以“我”或“我們”開頭。

在商務信函中要做到換位思考的一個關鍵點就是，不要以“我”或“我們”開頭。當你這樣開頭時，你就是在告訴讀者他們不是最重要的人，而你們公司才是。這樣顯然不會博得好感。

二、注重對方利益（即對方如何從與我們的合作中獲利）

（1）在商務寫作中強調對方的利益，可以說服他們按我們的要求去做，可以告訴他們可以獲得怎樣的積極效益（經濟上、心理上、身體上和精神上）

（2）除了哀悼的或恭賀之外，不要表達別的感受。我們可能認為自己非常親密和禮貌，但是讀者的感受仍然是只關注“我”和“我們”。

三、換位思考必須是積極的

積極意味著告知對方我們能做什么而非做不到什么。在商務信函中，我們將說服對方我們深知我們能做什么并且擅長什么。我們要表現的堅決和確定。

（1）注重我們能做到的。

（2）當必須消極的時候，盡量將消極減到最低，注意用詞的巧妙委婉。

（3）關注可選項。如果要給出消極選項，應同時給出可替換的選項。

四、換位思考注重保護讀者的自尊。

（1）當對讀者做出批評時，避免使用“你”。而是使用多使用客觀表達和被動語態來避免指責。關注如何解決問題，而非問題本身。

（2）當限制對方的自由時，避免使用“你”，而是談論對方所屬的群體。

五、文字表達應當是欣賞而非貶低對方

（1）不能有侮辱性語言（就算出于無意）。

（2）不能暗示他們是在撒謊（就算你是委婉的表達的）。

（3）不要暗示他們在抱怨。

（4）避免責備他們。

（5）避免下達最后通牒。

六、符合人的天性

美國有位著名的教授，他在課上經常說：作為買方，你可以用自己的語言，而作為賣方，你則需要使用對方的語言。如果我們要想對方按我們的想法去做，我們就應當使用他們的語言，以他們理解的方式，讓他們看到自己能在此中獲得什么利益。理解人的天性將有利于使的我們的信息更加人性化。

（1）人們是以自我為中心的。自我中心不以為著自私或自我，而是人們希望知道自己能從與我們的生意中獲得什么。當人們受到信函時，他的問題是：這是什么和為什么是我。

（2）人們有自我防護意識。換而言之，人們對于承諾都是抱有懷疑態度的，他們會下意識的拒絕即使是最好的評價。他們認為這些是人身攻擊，例如，學生有時就會將老師的批注認為是對他的批評。

（3）人是不完美的。人們都會犯錯，但是人們不喜歡他們的錯誤被指出。我們應當注重如何解決問題。

（4）人們有具體的目標。人的天性決定了人想知道自己能具體得到什么和會發生什么。嘗試回答每個問題、提供樣品、認真給出對方具體的目標。盡管有時給出的目錄會很繁瑣，但是因為對方需要這樣的信息。

（5）人們期待并理應禮貌對待。想象一種大家都希望得到的服務：當我們走進一家商店，我們希望售貨員注意到我們，讓我們覺得自己的生意很重要，當我們給別人發郵件或打電話時， 我們希望對方立即回復。

（6）人們需要他人肯定自己的成就。人們都知道日復一日工作的辛苦，但我們常常是聽到對自己工作的批評，而認真工作卻沒能被肯定讓人氣餒。我們都需要被贊賞。